32.Обязанности секретаря при проведении срокового контроля.

исполнения задания, осуществляемый секретарем, можно разделить на текущий и предупредительный. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях со времени их доведения до исполнителя, а для входящих документов — с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Для документов, создаваемых в масштабах всего государства или конкретной организации, существуют типовые сроки их исполнения. Они устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также отраслевых органов управления. Типовые сроки предоставления статистической и финансовой отчетности и др. установлены ведомственными подзаконными актами.

В рамках конкретной организации типовые сроки исполнения могут быть установлены для документов после их утверждения ц включения в инструкцию по делопроизводству.

Секретарь регистрирует документы, записывает в карточки задания и расставляет их по срокам исполнения. Все пункты распорядительных документов пишутся на отдельных карточках. На них можно записывать также и устные поручения руководителя. Таким образом, секретарь по сроковой картотеке знает, какие документы и в какой день должны быть исполнены.

В начале рабочего дня секретарь должен достать из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить их исполнение (с помощью личного опроса, по телефону и т.п.). Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, секретарь должен об этом доложить руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, ранее его установившим.

В процессе предупредительного контроля секретарь осуществляет регулярные проверки хода выполнения задания. Их результаты могут быть представлены в устной или письменной форме. В последнем случае готовится письменное напоминание об истечении срока исполнения.

После того как задание выполнено, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении. Документ считается исполненным, если полностью выполнены указанные в нем задания. После снятия документа с контроля регистрационная карточка изымается из сроковой картотеки и переставляется в справочную.