3.6 Функція контролю

Майже всі дії керівників звернені в майбутнє. Керівник намічає досягнення мети у точно зафіксований час. За цей період в організації і в зовнішньому середовищі може відбутися багато непередбачених змін, у тому числі і несприятливих для організації (зміна податкової політики, поява сильного конкурента, ослаблення мотивації членів організації і багато чого іншого). Такі непередбачені зміни можуть призвести до відхилення організації від основного курсу. І, якщо організація не зуміє знайти і виправити ці відхилення, організація може припинити своє існування. Функція контролю – це процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей.

Процес контролю складається з установки стандартів, виміру фактично досягнутих результатів і проведення корегувань, якщо досягнуті результати не збігаються з установленими стандартами.

Керівники починають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли вони сформулювали мету і задачі і створили організацію. Контроль має важливе значення для успіху організації. Контроль дозволяє виявити проблеми і скорегувати відповідно діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть у кризу.

Контроль – це критично важлива і складна функція. Контроль повинен бути всеосяжним. За часом здійснення розрізняють три основних види контролю: попередній, поточний і заключний.

Попередній контроль здійснюється до фактичного початку робіт. Він проводиться до і під час визначення мети і задач діяльності, планування операцій по рішенню задач. Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація визначених правил, процедур і ліній поведінки. В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових областях – стосовно людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо у ході проведення робіт. Поточний контроль не проводиться буквально з виконанням самої роботи. Скоріше він базується на вимірі фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаної мети. Для того, щоб здійснювати поточний контроль таким чином, в організації необхідний зворотний зв'язок. Зворотний зв'язок – це дані про отримані результати. Системи зворотного зв'язку дозволяють керівництву виявити безліч невизначених проблем і скорегувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення організації від ефективного руху до поставленої мети.

Конкретні способи і форми поточного контролю різноманітні. Вони залежать від факторів об'єктивного і суб'єктивного характеру. До перших відносяться правила і процедури контролю. Друга група факторів визначається особистісними якостями керівника. У залежності від обраного стилю управління, менеджери здійснюють контроль або ненав'язливо, не викликаючи у людей страху за помилки в роботі, або дотримують жорсткого контролю, навмисно роблячи процес контролю видимим. Тому в багатьох людей слово "контроль" викликає, насамперед, негативні емоції. Для більшості людей контроль означає обмеження.

Однак сучасний менеджмент, визнаючи головною цінністю людські ресурси організації, відходить від жорсткої форми контролю і поєднує його з іншими менш стресовими формами.

Третій вид контролю – заключний, тобто контроль результатів розв`язання задачі. Хоча заключний контроль здійснюється занадто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їхнього виникнення, проте він має дві важливі функції. Одна з них полягає в тому, що заключний контроль дає керівництву інформацію, необхідну для планування видів діяльності, які подібні чи відрізняються від зробленої роботи. Друга функція заключного контролю полягає в тому, щоб сприяти мотивації. Позитивною стороною цього виду контролю є заохочення морального і матеріального плану для досягнення визначеного рівня результативності.

У процедурі контролю можна виділити три чітко помітних етапи: вироблення стандартів і критеріїв, зіставлення з ними реальних результатів і прийняття необхідних коригувальних дій.

Перший етап процедури контролю підкреслює, наскільки близькі функції контролю і планування. Стандарти – це конкретні цілі організації, вони повинні бути виобрані з численних цілей і стратегій організації. Цілі, що використані як стандарти для контролю, мають дві важливі характеристики. Вони характеризуються наявністю тимчасових рамок, в яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, стосовно якого можна оцінити ступінь виконання роботи.

Другий етап процесу контролю складається в порівнянні реально досягнутих результатів з установленими стандартами. На цьому етапі менеджер визначає наскільки досягнуті результати відповідають його чеканням. При цьому визначається допустимість виявлених відхилень від стандартів. Вимір результатів, які дозволяють установити наскільки вдалося дотриматися установлення стандартів – це самий важкий і самий дорогий елемент контролю. Тут виникає задача вибору одиниці виміру і відповідно ефективної системи виміру. Важливим моментом другого етапу контролю є передача, поширення й оцінка інформації про отримані результати, бо вона необхідна для ухвалення правильного рішення.

Після оцінки результатів процес контролю переходить на третій етап. На цьому етапі менеджер повинен вибрати три типи дій: нічого не починати, усунути відхилення чи переглянути стандарт.

Контроль часто впливає на поведінку системи. Невдало спроектовані системи контролю можуть зробити поведінку працівників орієнтованих на них, тобто люди будуть прагнути до задоволення вимог контролю, а не до досягнення поставлених цілей. Такі впливи можуть привести також до видачі невірної інформації.

Проблем, що виникають унаслідок впливу системи контролю, можна уникнути задаючи прийнятні стандарти контролю, уникаючи зайвого контролю, а також винагороджуючи за досягнення заданих стандартів.

Для того, щоб контроль був ефективним, він повинен мати стратегічний характер, націлений на досягнення конкретних результатів, своєчасний, гнучкий, простий й економічний.