8.Обработка исходящих документов.

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:

• составление проекта документа исполнителем;

• согласование проекта документа;

• проверка правильности оформления проекта документа;

• подписание документа руководителем;

• регистрация документа;

• отправка документа адресату;

• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:

• индекс документа, включающий номер дела;

• дата документа;

• адресат (корреспондент);

• краткое содержание или заголовок;

• отметка об исполнении;

• исполнитель.

Номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа.

При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Оформление почтового отправления осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами. Телеграммы отправляются немедленно, отдельная корреспонденция — в течение дня. Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «Подлежит возврату». Такую же пометку необходимо сделать в журнале регистрации исходящих доку-ментов.