Раскройте основные особенности делового общения. Какие требования предъявляются к публичному выступлению? Раскройте факторы, влияющие на него.

 В жизни любой организации или предприятия виды делового общения занимают важное место. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого - вот лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода.

 Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной-коммерческой и т.д.), т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения. От качества делового общения зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом.   Принципы деятельности любой социальной организации (фирмы, учреждения) оказывают существенное воздействие на поведение входящих в нее индивидов. Отметим следующие особенности организационного поведения:   1. Достаточно жесткая регламентация целей и мотивов общения, способов осуществления контактов между сотрудниками: за каждым работником в организации нормативно закрепляется стандарт поведения в виде устойчивой структуры формальных прав и обязанностей, которому он должен следовать. Поэтому психологически деловое общение оказывается в значительной степени формализованным, отстраненным, "холодным".   Соответственно в отношении речевого поведения ожидается, что обмен сведениями между сотрудниками носит не личный характер и подчинен совместному решению служебной задачи.   2. Иерархичность построения организации: между подразделениями и сотрудниками закрепляются отношения подчинения, зависимости, неравенства. Следствием действия этого принципа для речевой коммуникации оказывается: во-первых, активное использование вербальных средств демонстрации социального статуса участниками делового общения, во-вторых, проблема передачи информации по звеньям иерархической пирамиды и соответственно эффективности обратной связи.   Признано, что эффективность распространения деловой информации "по горизонтали" (т.е. между отделами, подразделениями или сотрудниками одного уровня), как правило, очень высока. Люди, работающие на одном и том же уровне, понимают друг друга "с полуслова", им не требуется детальное и подробное объяснение сути задачи,   Эффективность вертикальной коммуникации (т.е. вверх и вниз по иерархическим уровням) значительно ниже. Это объясняется тем, что на пути прохождения информации от источника (говорящего) к адресату в любом иерархически организованном управлении присутствуют звенья-посредники. Посредниками могут становиться линейные руководители, секретари, ассистенты, канцелярские работники и др. Устные сообщения при передаче с одного уровня на другой (как вниз, так и вверх) могут быть сокращены, отредактированы, искажены прежде, чем они дойдут до получателя (эффект "испорченного телефона").   Другая причина, вызывающая низкую эффективность вертикальной коммуникации, связана с убеждением, что подчиненным вовсе не обязательно знать о положении дел на предприятии в целом, они должны выполнять поставленные: перед ними задачи, исполнять принятые решения и не задавать лишних вопросов. Однако, как установлено психологией восприятия, человек будет действовать осмысленно, если он знает не только выполняемую им конкретную операцию, но и видит более широкий контекст, в который она вписана   Стремление учесть эти особенности служебно-деловой коммуникации проявляется, с одной стороны, в требовании письменной фиксации распоряжений, решений, приказов, а с другой - в признании деловых бесед важнейшим средством повышения эффективности обратной связи в организации.   3. Необходимость в особых усилиях по стимулированию труда, что объясняется объективной противоречивостью поведения и самоощущения человека в организации.   Природа человека несовместима с жесткой иерархической структурой и формализацией организационных процессов, поэтому необходимы управленческие действия, направленные на удовлетворение психологических и эмоциональных потребностей работников, поддержание их интереса к выполняемой работе, создания эффекта причастности к принимаемым решениям.   Наряду с такими способами мотивации труда персонала, как различные виды морального и материального поощрения, продвижение по службе, повышение квалификации за счет организации и др., огромное мотивационное воздействие могут оказывать беседы руководителя с подчиненными, если ему удается связать свое сообщение с их потребностями. Форма постановки задач, ответы руководителя на вопросы, критические оценки могут либо помогать сотрудникам ориентироваться в своей деятельности, побуждать их работать успешнее и прибыльнее, либо препятствовать этому.   "В процессе делового общения его участники обмениваются информацией, которая передается в форме управленческих решений, замыслов, идей, отчетов, докладов, сообщений и т.д. Не менее важен обмен интересами, настроениями, чувствами. В этом случае деловое общение предстает как коммуникативный процесс, т.е. как обмен информацией, значимой для участников общения.   Перечисленные выше особенности служебно-делового общения во многом объясняют характер требований к речевой коммуникации в деловой среде. Эти требования могут быть сформулированы следующим образом:   - Четко определяйте цели своего сообщения.   - Делайте сообщение понятным и доступным для восприятия разными группами работников: находите конкретные иллюстрации общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры.   - Делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.   - В разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям.   Таким образом, приведенные правила в равной мере должны соблюдаться как в разговоре между двумя деловыми собеседниками, так и при групповом общении. В то же время их использование и конкретное проявление в деловой беседе и на деловом совещании имеет свои особенности. 

Общие требования к публичному выступлению

1. Понятность главной мысли, доступность изложения. По словам П. Сопера, «непонятна обычно не тема, а изложение». Для того, чтобы главная мысль была понятой нужно, во-первых, ее иметь, то есть твердо знать, что хочешь сказать; во-вторых, сделать ее доступной слушателям. В результате аудитория должна быть в состоянии ответить на вопрос и сформулировать словами, что оратор хотел сказать.

2. Решительное начало и решительный конец. Они должны быть краткими, ясными, понятными и заранее продуманными.

3. Краткость – важно соблюдать регламент и даже чуть-чуть сэкономить время, т. к. оратор, который закончил выступление на 1–2 мин. раньше объявленного времени, всегда повышает свой рейтинг у аудитории. Краткие выступления рассматриваются как более умные, правильные, содержащие истинную информацию.

4. Разговорность – выступление должно выглядеть как откровенный разговор с аудиторией, оно должно носить характер беседы. Д. Карнеги: «Хорошее выступление – это прежде всего разговорный тон и непосредственность, несколько акцентированные. Говорите так, как если бы вы разговаривали с Джоном Смитом. Аудитория не что иное как сумма Джонов Смитов». Разговорность повышает доверие к оратору, а значить – к содержанию его речи.

5. Сдержанная эмоциональность, которая должна быть приятной для слушателей и оказывать положительное воздействие. Иначе слушатель будет испытывать чувство неловкости. Обращаться к фактам, вызывающим эмоции, а не к самим эмоциям.

6. Выраженная потребность донести мысль до слушателей – слушатели должны видеть, что все этого говорится именно для них. Без обращенности к аудитории выступление усваивается хуже. Искренность, потребность высказаться перед данной аудиторией должна ощущаться на протяжении всего выступления.

7. Установление контакта с аудиторией – контакт с аудиторией предполагает:

– корректировку речи по ее ходу;

– управление поведением аудитории;

– управление собственным поведением.

Контакт может устанавливаться не сразу, только с течением времени или с применением специальных усилий. Если соблюдать предыдущие требования, то контакт обычно устанавливается.

Основными недостатками современного ре­чевого общения являются его агрессивность и демагогич­ность. Ораторы нередко манипулируют общественным созна­нием, употребляя обороты Как известно, совершенно очевидно, как мы все знаем, нет сомнения, чтобы подчеркнуть свою уверенность в согласии слушателя, выражая похвалу ад­ресату (Как думающий, интеллигентный, современный чело­век, вы не можете не согласиться...), представляя субъектив­ное мнение в форме категорического суждения.

В арсенале ораторов — разнообразные приемы «скольже­ния», «размывания», «затемнения» смысла высказывания. На­пример, часто используются эвфемизмы, т. е. более мягкие выражения (Лагерь для перемещенных лиц вместо концентра­ционный лагерь), слова с отрицательной оценочностью (Шпион вместо разведчик), выражения с расплывчатым значением (Потребительская корзина), синекдоха (когда часть использу­ется в значении целого или целое в значении части: Белый дом. Кремль как обозначение парламента или президентской администрации).

Установка на борьбу (атональность) участников совре­менного речевого общения очевидна. Приведем только не­большой перечень некорректных приемов, которые нередко используются в публичной речи: возбуждение гнева оппонен­та; приклеивание ярлыков; игра в авторитеты; огульное обви­нение (Бред сивой кобылы), высокомерный ответ (Это знает любой школьник), игра на самолюбии; психологиче­ское давление; ложные аргументы; аксиоматические высказы­вания, якобы не требующие аргументации («Россия — самая читающая страна в мире»). Атональность также проявляется в криминализации языка, в использовании лексики преступного мира (Подставить, наехать, шестерки и т. п.), а также в его «военизации» (Перейти в наступление, передний край борьбы).

Рекомендации по ведению деловой беседы:

1. Заранее составляйте план беседы:

- выступление

- осн часть

- завершение

2. подумайте о том, какие применить средства для напрвления беседы к желаемому результату.

3. внимательно выслушивайте собеседника до конца

4. уважайте своего собеседника

5. задавайте больше вопросов

6. наблюдайте, слушайте и оценивайте реакции собеседника

7. будьте всегда вежливы, дружески настроены

8. не отвлекайтесь на побочные мысли