Принципи планування і контролю

Принципи планування визначають характер і зміст планової діяльності в економічній організації. Правильне дотримання принципів планування створює передумови для ефективної роботи фірми і зменшує можливість негативних результатів планування. Виділяють слідуючі принципи: єдності, участі неперервності, гнучкості та точності.

Принцип єдності ( холізму ) припускає, що планування в економічній організації повинне мати системний характер. Поняття

“система” означає:

• існування сукупності елементів;

• взаємозв’язок між ними;

• наявність єдиного напрямку розвитку елементів, системи, поведінка орієнтована на загальні цілі.

Основні складові поняття “система” описуються, використовуючи категорії “ координація ” і “інтеграція”.

Елементами планування в організації є окремі підрозділи, які входять до неї, і окремі частини процесу планування. Взаємозв’язок між підрозділами здійснюється на основі координації на горизонтальному рівні, тобто на рівні функціональних підрозділів ( відділу маркетингу та ін. )

Координація планової діяльності окремих функціональних підрозділів виражається в тому що:

• діяльність ні однієї частини організації не можна планувати ефективно, якщо таке планування не зв’язане з плановою діяльністю окремих одиниць даного рівня;

• будь-які зміни у планах одного з підрозділів повинні бути відображені в планах других підрозділів.

Інтеграція планової діяльності припускає, що в організації існує різноманітність відносно відокремлених процесів планування і приватних планів підрозділів, тобто різноманітність підсистем планування, де кожна з підсистем діє виходячи із загальної стратегії фірми, а кожний окремий план є часткою плану більш високого підрозділу і організації в цілому.

Принцип участі тісно зв’язаний з принципом єдності. Принцип участі означає, що кожен член економічної організації стає учасником планової діяльності, незалежно від посади і виконуючої функції. Планування, засноване на принципі участі, називають партисипативним.

Застосування принципу участі сприяє тому, що:

- кожний з учасників організації отримує більш глибоке розуміння організації;

- особиста участь членів організації, в тому числі рядових робітників, в процесі планування приводить до того, що плани організації стають особистими планами працівників, а участь в досягненні мети організації приносить задоволення власним потребам робітників. В цьому виражені мотиви ефективності праці, скріпляється командний дух в організації;

- робітники організації; займаючись плануванням , розвивають себе як особистість;

- планування об’єднує дві функції менеджменту, які в протиріччі одна з одною - оперативне керівництво і планування. Плани перестають бути чимось зовнішнім для керівників. Керівники самі залучаються до їх складання.

Зміст принципу безперервності заключається в тому, що:

- процес планування на підприємстві повинен здійснюватись постійно в рамках встановленого циклу;

- розроблені плани повинні постійно приходити на зміну один одному.

Другу з умов безперервності планування – постійне прямування планів один за одним – організації, як правило виконують.

Фірми розробляють план впродовж певної частини року, затверджують і припиняють планування до початку нового періоду.

Процес планування повинен бути безперервним, виходячи із наступних важливих передумов:

- невизначеність зовнішнього середовища і наявність непередбачених змін роблять необхідним постійне коректування очікувань фірми відносно зовнішніх умов і відповідних виправлень і уточнень планів;

- змінюються не тільки фактичні передумови, але й уявлення фірми про свої внутрішні цінності і можливості.

Безперервний процес планування дозволяє забезпечити постійну зацікавленість робітників фірми у планову діяльність з усіма витікаючими з цього вигодами.

Принцип гнучкості пов’язаний з принципом неперервності і заключається в наданні планам і процесу планування властивості змінювати свою направленість у зв’язку з виникаючими передбаченнями.

Для здійснення принципу гнучкості плани повинні складатися так, щоб в них можна було внести зміни, поєднуючи їх із змінними внутрішніми і зовнішніми умовами. Тому звичайно утримують резерви, або названі “надбавки безпеки”, або “подушки”.

Однак:

- резерви , закладені в показниках, не повинні бути надто великими;

- занадто низькі рамки тягнуть за собою дуже часті зміни в планах, що розмивають орієнтири діяльності фірми.

З фінансової точки зору, забезпечення принципу гнучкості потребує додаткових витрат, причому рівень витрат повинен співвідноситися з майбутнім ризиком. Наприклад, фірма повинна бути готова виділяти додаткові витрати на придбання обладнання, якщо по її прогнозам випуск нових видів виробів потребує переналагодження такого обладнання.

Надання гнучкості планам за допомогою додаткових витрат також має своє обмеження. Витрати можуть бути настільки високими, що гнучкість плану і зв’язані з нею переваги не окуплять їх.

Принцип точності. Всякий план має бути складений з такою точністю, яка тільки сумісна з найвищою над долею фірми невизначеностю. Плани повинні бути конкретизовані і деталізовані в такій ступені , в якій дозволяють зовнішні і внутрішні умови діяльності фірми. Стратегічне довгострокове планування вимушене обмежуватися визначенням основних цілей і самих загальних направлень діяльності, тому що, кількість достовірної інформації про майбутнє дуже невелике, а діапазон і швидкість змін постійно ростуть.

В планах, розрахованих на короткі проміжки часу і для окремих підрозділів організації, конкретність і проробка деталей повинні стати обов’язковими рисами, оскільки такі плани є інструкціями, визначаючими дії людей і колективів, які реалізують ці плани.

Ефективний контроль здійснюється відповідно до ряду принципів.

Принцип безперервності. Контроль має бути безперервним (періодичним). Безперервність контролю є обов'язковою умовою, без якої неможливо отримати об'єктивної картини. Контроль, який здійснюється нерівномірно, хаотично, лише ускладнює картину, створює труднощі, його результати можуть відображати випадкові характеристики об'єкту контролю.

Принцип чіткості. Контроль повинен здійснюватися відповідно до чітко сформульованих цілей. Лише знаючи, що саме необхідно контролювати, можна здійснити ефективний контроль. А це передбачає, що спочатку ясні параметри, які повинні контролюватися, одиниці їх виміру, кількісні показники, які дозволяють розглядати положення як хороше або погане.

Вироблення критеріїв контролю і формулювання його задач-— це процедура, яка обов'язково повинна передувати розробці системи контролю. Відсутність чітких цілей і критеріїв приводить до того, що процес контролю виявляється взагалі недоцільним. Інформація, що отримується в процесі такого контролю, зазвичай даремна або має дуже невелику цінність.

Принцип гнучкості. Контроль має бути гнучким. Це означає, що система контролю повинна володіти здатністю трансформуватися відповідно до вимог ситуації. Це стосується і внутрішніх вимог, пов'язаних з цілями контролю, і зовнішніх вимог, змін положення, що виникають в результаті, як усередині, так і поза організацією.

Принцип індивідуалізації. Контроль має бути індивідуалізованим. Контроль, що не враховує специфіки об'єкту, на який він націлений, не здатний дати повноцінних результатів.

Принцип економічності. Контроль має бути економічним. Це означає, що витрати на контроль не повинні перевищувати вигод, які він приносить.

Принцип погодженості. Контроль має бути погоджений з плануванням. Результати контролю повинні враховуватися при плануванні, оскільки помилки або, навпаки, несподівані, незаплановані досягнення незрідка свідчать про те, що планування було здійснене погано, а також про те, що якісь чинники не були враховані в процесі планування.

Принцип результативності. Контроль має бути результативним. Результативність контролю — це не лише корисність і значущість зібраної при його допомозі інформації. Це і своєчасність в прийнятті-і реалізації рішень, що диктуються результатами контролю. Виявлені помилки необхідно виправляти. Якщо цього не робити відразу, то і цінність знання про помилки падає.

Контроль має бути орієнтований на конкретні результати. Це означає, що дані, зібрані в результаті контролю, повинні легко інтерпретуватися з точки зору вигідності для організації. Інколи недостатньо просто вказати на рівень (наприклад, текучість кадрів, доходів і т. д.), необхідно говорити про «низький» або «високий» рівень. Тут допомогу нададуть грунтовно розроблені критерії, за допомогою яких результати можна було б оцінювати як хороші або погані, а також порівняння з з показниками в інших підрозділах або для інших відрізань часу.

Результати контролю мають бути зрозумілими для всіх, хто в них зацікавлений. Незрідка можна зіткнутися з ситуацією, коли результати контролю формулюються в «дуже розумних» виразах, які повністю не зрозумілі навіть для того, хто їх формулював. Зробіть їх зрозумілішими, і тоді людям, яких ці результати стосуються, швидше і краще зрозуміють, в чому вони діють добре, а в чому їм доведеться покращувати свою діяльність.