4.5 Організація внутрішньовиробничого планування

Схеми планування. Перш ніж приступити до безпосереднього планування, необхідно визначити зміст і послідовність процесу планування.

Велике підприємство, як правило, здійснює процес планування цілком, без істотних вилучень. Складно організована фірма потребує як у стратегічному плані, так і в середньострокових планах і програмах, а також у всіх різновидах оперативного планування. Велика фірма повинна піклуватися про підготовку і реалізацію проектів розвитку нових товарів, нових підрозділів.

Невеликі фірми часто спрощують процес планування, зводячи його до складання 5-річного стратегічного плану і річних оперативних планів.

При цьому, якщо невелика організація орієнтована на створення наступальних планів, вона також підготовляє проект розвитку свого виробництва.

Визначивши елементи процесу планування, установлюється послідовність дій по плануванню.

Логічно, як це слідує зі схеми процесу планування, складання тактичних планів випливає за стратегічним плануванням. Однак багато менеджерів і плановиків, будучи міцними практиками і маючи великий досвід оперативного планування, на перших кроках побоюються починати планову діяльність з визначення стратегії. Формулювання самих загальних напрямків діяльності організації представляється їм заняттям занадто абстрактним, не зовсім корисним і навіть небезпечним з погляду втрати часу й уваги до невідкладних задач. Такі менеджери займаються розробкою оперативних планів як основним видом планової діяльності, а стратегічне планування розглядають як спробне, побічне заняття. У цих випадках послідовність планування виявляється протилежною: спочатку складаються оперативні плани, а потім розробляються стратегії. Але, як показує досвід, поступово, через 2-3 річний цикл, менеджери усвідомлюють важливість стратегічного планування, здобувають необхідні навички і виявляють, що їм зручніше випливати від стратегії до тактики.

Зустрічаються ситуації, коли стратегічні й оперативні плани виконуються одночасно. Головний недолік такої практики – це виникнення перешкод до ефективного планування: невідкладність оперативних рішень починає домінувати над стратегічними проблемами, а фірма втрачає основні орієнтири своєї діяльності.

Якщо зміст і послідовність процесу визначені, корисним для організації є складання схем, що відтворюють процес планування в календарній послідовності. Ці схеми можуть мати різний вид: діаграми, таблиці, графічні ланцюжки, графіки-піраміди, тощо. Такі схеми допомагають організації:

• краще усвідомити процес планування в цілому;

• класифікувати його і розподілити стадії процесу по різних періодах року;

• організувати процес контролю за виконанням кожного етапу процесу і планування.

Велика частина інформації з планування представляється у встановленій формі, у вигляді спеціальних повідомлень, на нарадах і т.д.

Процес планування в організації продовжується безупинно на протязі року. Дві основні частини планування виконуються в різні періоди року: складання стратегічного плану звичайно відбувається в I і II чвертях (кварталах) фінансового року, решту часу займає оперативне планування. Оперативні плани конкретизують зміст 5-річних планів для першого року дій.

Для того щоб процес планування був безупинним і не виникало розриву між двома 5-річними планами, багато організацій складають так називані ковзні (перехідні) плани. У ковзному плані замість минулого року щораз додається новий рік. При цьому враховуються зміни, що відбулися в стані ринку, технології, політики, внутрішніх факторів організації в попередньому році, і в знову складені плани вносяться необхідні зміни.

Організаційні структури планування. У процесі планування беруть участь:

• вище керівництво організації;

• команда плановиків;

• керівники і фахівці підрозділів.

Ідеальною, як уже вказувалося, є така ситуація, коли всі працівники організації залучаються до обговорення і складання планів.

Як розподіляються обов'язки між учасниками планової діяльності?

Вище керівництво є архітектором процесу планування, визначає його основні фази і послідовність планування.

Вищий менеджмент повинний зробити процес планування доступним і зрозумілим для кожного співробітника організації, він повинний уміти максимально втягувати в нього своїх працівників.

Інша функція вищого керівництва полягає в розробці стратегії фірми і прийнятті рішень по стратегічному плануванню. Керівництво фірми визначає загальні цілі її розвитку й основні способи їх досягнення. Розробка стратегії вимагає від вищого менеджменту аналітичних здібностей і масштабного мислення.

Керівництво середньої і нижчої ланки, а також фахівці підрозділів займаються розробкою оперативних планів. В обов'язки фахівців входять також аналіз внутрішнього і зовнішнього середовища організації, складання прогнозів. Керівники підрозділів і штатні працівники об’єднуються в оцінці альтернативних стратегій, запропонованих для організації.

Функції та структура планової команди. Служба планування бере участь у розробці стратегії фірми, проясненні її основних цілей. Однак здійснюють цю функцію плановики, виступаючи в ролі радників, консультантів. Нерідко, ключові питання стратегії, плановик і вищий керівник обговорюють в особистій бесіді, дискусії. Остаточні рішення, пов'язані з твердженням стратегії, приймає вище керівництво.

Плановики, поряд з іншими фахівцями, здійснюють аналіз і проводять оцінку зовнішнього і внутрішнього середовища фірми. Часто вони володіють найбільш коштовною інформацією про фірму.

Разом з менеджерами плановики беруть участь у складанні прогнозів про можливе майбутнє фірми, займаються підготовкою прогнозної частини остаточного плану.

Плановики дають поради і консультації з питань техніки планування, сприяють поширенню професійних методів планування.

Планова служба допомагає вищому менеджменту в організації і проведенні навчання, необхідного для того, щоб всі учасники планування були готові до впровадження ефективних нововведень у даному процесі. Плановики повинні прагнути створити дух творчого відношення працівників до планування свого майбутнього, навчити людей взаємодіяти при цьому один з одним.

Корисним для організації є залучення консультанта по плануванню.

Консультант по плануванню в ході даної роботи домотає порадами щодо організації і змісту планування. Щоб давати об'єктивну оцінку плануванню, він повинен бути нейтральним стосовно цілям організації і результатам її діяльності. Консультантом може бути як внутрішній учасник організації (працівник, менеджер), так і зовнішній. У будь-якому випадку він зобов'язаний мати чітке і глибоке знання по теорії і практиці внутрішньовиробничого планування, викликати повагу і довіру, для того щоб мати можливість виконувати в суперечливих випадках функцію третейського судді. Внутрішнього консультанта відрізняє знання різних сторін життя фірми. Зовнішньому консультанту властиві багатий і різноманітний досвід планування, але недоліком співробітництва з ним є його обмеженість у часі. До обов'язків консультанта відносяться:

• допомога в підготовці рішень по плануванню;

• навчання і консультування вищого керівництва з питань планування;

• поради в організації нарад по плануванню, допомога в підведенні підсумків нарад;

• рекомендації з складанню планової документації.

Склад і величина служб планування в організації залежать від типу організаційної структури (централізована чи децентралізована), від уявлень про стиль управління. Одним з найважливіших факторів, визначаючих побудову служби планування, є розмір організації:

• Більшість малих фірм не мають потребу в плановику, що працює на повну ставку. Тому вони найчастіше відмовляються від його послуг. Це нерозумно. Корисніше залучити працівника на неповну ставку або запросити плановика на повну ставку, але на визначений період часу, пов'язаний зі складанням планів. Виправдує себе запрошення зовнішнього консультанта з питань планування.

• Для організацій середніх розмірів характерним є виконання функцій фахівця з планування одним постійним працівником на повній ставці.

• У великих фірмах розміри служб планування варіюються від одного-двох чоловік, а іноді - до роздутих планувальних підрозділів у 100 чоловік Великі служби планування містять у собі як професійних плановиків, так і технічний персонал. Для організації робіт великих служб планування необхідна посада адміністратора, який координує процес планування, встановлює порядок і веде контроль за складанням документації по плануванню, організує проведення професійних нарад, оформляє і поширює підсумкові документи цих нарад і т.д.

Останнім часом у зв'язку зі створенням стратегічних господарських центрів у великих підрозділах організацій і загальною тенденцією до децентралізації внутрішньовиробничого планування характерним стає скорочення надмірно розширених центральних служб планування до 20-25 чоловік.

Особисті якості плановика. Незважаючи на те, що плановик не має право приймати рішення по плануванню, він є дуже важливою фігурою у визначенні змістовного й організаційного аспектів планового процесу. Необхідність передбачати й оформляти майбутнє організації пред'являє ряд серйозних вимог до особистих якостей плановика. Він повинний:

• бути гарним теоретиком, мати навички абстрактного мислення й, у той же час, мати властивості дипломата;

• відчувати стиль фірми, уміти застосовувати свої знання в розробці політики фірми;

• добре володіти різноманітними технологіями планування;

• уміти спілкуватися на професійному рівні з фахівцями різного профілю, що працюють в організації економетриками, маркетологами, фінансистами, адміністраторами й ін.,

• мати досвід роботи в підприємницькій сфері, будь це фірма, у якій він працює в даний час, чи інша економічна організація. Бажано мати досвід керівника;

• бути зрілою, глибокою людиною у всіх відносинах: ділових, технічних, особистому.