5.1.2 Формування бази даних про внутрішнє та зовнішнє середовище організації.

Коли визначені найбільш важливі фактори середовища організації, необхідно одержати про них всю можливу інформацію.

Техніка формування бази даних. Визначення інформації про критичні точки середовища можна здійснити наступними засобами:

- сканування середовища (пошук вже сформованої інформації, тієї, що вже існує в ретроспективі);

- моніторинг середовища (досліджування поточної інформації та такої, яка щойно появилася);

- прогнозування (спроби (намагання) створити інформацію про майбутнє становище середовища).

Дослідження інформації здійснюється в рамках трьох головних типів систем одержання інформації.

1.Іррегулярні системи. Поширені в дослідженнях особливих ситуацій. Добре діють в умовах тривалої кризи середовища (такої, як політичне потрясіння (струс), викликане відставкою уряду, тощо). Фокусуються в минуле, щоб знайти події, подібні даним. Можуть бути застосовані для короткотермінової реакції на кризу в організації. Мало використовуються для визначення можливих подій в майбутньому.

2.Регулярні (періодичні) системи. Для них характерний періодичний, найчастіше щорічний огляд подій. Результати періодичних досліджень застосовуються менеджментом, коли приймаються робочі рішення. Тут також переважає ретроспективний момент, хоча виявляється якась увага до майбутнього.

3.Системи безперервного (беззупинного) огляду. Постійно досліджують важливі елементи середовища організації, є стійким компонентом процесу планування. Найбільше орієнтовані на майбутнє. Використовують методи прогнозування. Їхнє застосування обмежене недостачею засобів в організації, а також у тих випадках, коли аналітики фірми неспроможні правильно визначити важливі фактори середовища.