Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом

Нормативно-методическое обеспечение системы управления пер­соналом — это совокупность документов организационного, орга­низационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные ма­териалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характери­стики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в уста­новленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эф­фективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации раз­работки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

На основе типовых документов с учетом особенностей организа­ции работники службы управления персоналом разрабатывают до­кументы для внутреннего использования.

Так, важными организа­ционно-распорядительными документами являются Правила внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие раз­делы:

• общие положения;

• порядок приема и увольнения рабочих и служащих;

• основные обязанности рабочих и служащих;

• основные обязанности администрации;

• рабочее время и его использование;

• поощрения за успехи в работе;

• ответственность за нарушения трудовой дисциплины и др.

Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразде­лений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела). Коллективный договор — это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице из представителей (гл.7 Трудового кодекса)

В коллективный договор, содержание и структура которого определяются договаривающимися сторонами, могут включаться взаимные обязательства по вопросам:

- формы, системы и размеры оплаты работников, денежных вознаграждений, пособий, компенсаций, надбавок и доплат;

- регулирование оплаты работников в зависимости от уровня инфляции, роста цен на товары и услуги, выполнения производственных показателей;

- найма, гарантированной занятости, условий перевода и высвобождения работников;

-продолжительности рабочего времени, времени отдыха и отпусков;

- повышение квалификации и обучение работников;

- улучшение условий работы и здоровья сотрудников;

- медицинское и социальное страхование и т. д.

Трудовой договор, заключаемый работником при найме, тесно связан с коллективным, который является источником трудового права.

В крупных и средних организациях функции управления выполняются самостоятельными подразделениями. В целях эффективной координации их деятельность должна регламентироваться положением о подразделении, утвержденным руководителем организации. Для малых предприятий, где должностные лица реализуют функции и задачи управления, достаточно разработки должностных инструкций.

Положение о подразделении (отделе, бюро, группе и т.п.) — доку­мент, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы: его задачи, функции, права, ответ­ственность.

Положение о подразделении является основным нормативным документом, регламентирующим назначение и место подразделения на предприятии, его структуру, основные функции и задачи управления, права, ответственность и формы поощрения работников подразделения. Положение разрабатывается и подписывается руководителем подразделения, согласовывается с компетентными должностными лицами, доводится до сотрудников под расписку с указанием даты ознакомления и утверждается руководителем организации.

Типовая структура положения включает следующие раз­делы:

1. Общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми до­кументами оно руководствуется в своей деятельности, и т.п.).

2. Задачи подразделения.

3. Оргструктура подразделений (схема с указанием линейно-функ­циональной, методической и иной подчиненности отдельных звень­ев и работников подразделения).

4. Функции подразделения.

5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями орга­низации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением (от кого и кому, сроки и пе­риодичность).

6. Права подразделения (в пределах возложенных на него функ­ции).

7. Ответственность подразделения (в рамках приданных ему пол­номочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).

Типовые положения о подразделениях, в том числе и по кадро­вой службе, содержатся в специальной литературе, но требуются их адаптация, уточнение применительно к каждой конкретной органи­зации и подразделению.

Положение о подразделении позволяет:

- официально закрепить рациональное распределение функций управления между структурными подразделениями;

- четко регламентировать основные задачи управления, закрепленные за подразделениями; трудоемкость, продолжительность и сроки выполнения функций и задач;

-установить функциональную взаимосвязь между подразделениями;

- повысить своевременность и надежность выполнения функций управления за счет введения количественных показателей выполнения задач управления;

- конкретизировать права подразделения;

- повысить коллективную ответственность работников подразделения за своевременное и качественное решение функций управления;

-осуществлять моральное и материальное стимулирование работников по результатам хозяйственной деятельности.

В зарубежной науке и практике управления персоналом уделяет­ся большое внимание вопросам анализа и описания должности (ра­бочего места) работы/процесса (эти понятия принимаются в данном случае как аналогичные), так как на их основе составляется лично­стная спецификация (требования к работнику). И в целом они явля­ются фундаментом для многих процедур по управлению персона­лом — рекламы, собеседования, тестирования, отбора, оценки, найма, служебного продвижения и т.д.

Должность – это штатная единица организации, первичный элемент в структуре управления ею, характеризующийся совокупностью прав, обязанностей и ответственности работника. Персональное юридическое закрепление должности делает ее носителя должностным лицом.

Требования к должности, рабочему месту (РМ) формулируются на основе анали­за и описания должности (РМ) и процессов, выполняемых работни­ком.

Анализ должности (РМ) — это определение наиболее существен­ных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки ин­формации, связанной с работником или работой. Информация мо­жет отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или она может со­стоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компе­тентного выполнения работы на данной должности.

Основными методами анализа должности (РМ), которые по оди­ночке или в комбинации могут быть использованы для сбора инфор­мации, являются: наблюдение, собеседование, анкетирование.

Цель описания должности (РМ) — фиксация данных о содержа­нии работы на данной должности (РМ). Такое описание включает следующие типовые разделы:

• наименование должности (РМ);

• кому подчиняется работник;

• за кого непосредственно отвечает работник;

• общая цель работы;

• основные направления деятельности и задачи (их число ограни­чивается 6—7 основными задачами, которые характеризуют ключе­вые аспекты работы и отражают действия работника с помощью гла­голов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время, скорость, расходы и т.п.);

• условия работы и рабочая среда: температура, освещенность, вред­ные воздействия и т.п.;

• рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительные контак­ты данной должности (РМ) с другими как внутри организации, так и вне ее;

• показатели ответственности (за подчиненных, результаты рабо­ты и т.д.).

Описание должности (РМ) осуществляет работник службы управ­ления персоналом - специалист-аналитик работы. Описания необ­ходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, так как они являются основой составления должностной инструкции.