9.2. Планирование и бюджетирование в системе контроллинга

Планирование и бюджетирование на предприятии относятся к числу наиболее сложных и ответственных функций менеджмента. Закладываемые в плане мероприятия и бюджетные средства на их реализацию служат базой для достижения намеченных целей.

Вначале, как известно, идет стратегическое планирование, в процессе которого вырабатываются цели, задачи и стратегии для предприятия в целом и его сфер бизнеса. Затем оперативное планирование предназначенное формулировать на базе стратегических целей соответствующие годовые (оперативные) планы, с тем, чтобы показать путь развития предприятия на короткий промежуток времени. Символом взаимодействия стратегического и оперативного планирования может служить вращающееся зубчатое колесо:

• движение "наверх" означает поиск пути развития, обеспечивающего долгосрочное существование выбранный путь формулируется в виде цели;

• движение "вниз" означает реализацию целей с помощью различных мероприятий.

Если колесо вращается без проскальзываний, то это означает, что "зубчатое зацепление" рассчитано и спроектировано верно, т.е. механизм взаимодействия стратегического и оперативного планирования на предприятии отработан.

Планирование необходимых мероприятий как в начале, так и в конце планового процесса проводится при обязательном условии согласования целей между руководством предприятия и сотрудниками, ответственными за оперативное планирование. В процессе планирования выявляются потребности в ресурсах для реализации намечаемых мероприятий.

Плановые мероприятия, выражаемые количественно в виде доходов, расходов и финансов, предоставляют информацию для формирования бюджета.

Бюджет представляет собой план, выраженный в натуральных и денежных единицах и служит инструментом для управления доходами, расходами и ликвидностью предприятия.

Можно сказать, что бюджет – это выраженный в экономических показателях результат оперативного планирования, требующий действий и управления.

Бюджет составляется в рамках формального процесса планирования – бюджетирования, в основе которого лежат пять основных принципов:

1. Принцип целесогласования (процесс бюджетирования начинается "снизу вверх").

2. принцип приоритетности в отношении задачи координации бюджетирования (использование дефицитных средств в наиболее выгодном направлении).

3. Принцип причинности (каждая плановая единица может планировать и отвечать только за те величины, на которые она может оказывать влияние).

4. Принцип ответственности (передача каждому подразделению ответственности за исполнение его части бюджета вместе с полномочиями вмешиваться в случае необходимости).

5. Принцип постоянства целей (установленные базовые величины не должны быть принципиально изменены в течение продолжающегося контрольного периода).

Бюджет создается в результате совместных усилий контроллера, ответственного за применяемые методы и подходы к процессу бюджетирования, и менеджера подразделения с привлечением руководителей, ответственных за оперативную единицу (место возникновения издержек). Он должен быть всегда ориентирован на достижение целей предприятия и мотивацию менеджеров. В рамках кооперативного управления бюджет - основа для делегирования задач и ответственности за их выполнение. Бюджет является результатом общего поиска лучшего решения и документирует цели, которые предприятие желает достичь. Эти цели служат мотивирующим фактором при условии, что они ясны, привлекательны и достижимы.

83

Роль контроллера зависит от конкретных особенностей предприятий. Его функции:

• ответственный за методы и организацию работ;

• координатор, ответственный за сроки исполнения планов и бюджета;

• модератор и консультант, предлагающий услуги при поиске целей и путей решения проблем;

• ответственный за связь стратегического и оперативного планирования;

• интерпретатор бюджета в прозрачной и понятной форме;

• ответственный за коммуникацию.

Менеджер несет ответственность за принятые решения: он определяет, какие цели, какими средствами и какими способами нужно достичь, но контроллер разрабатывает для него способы и методы решений, заботится об их ясности для всех сотрудников организации.

С точки зрения контроллера бюджет должен отвечать следующим требованиям:

1. Бюджет должен быть напряженным, но достижимым. Лишь сбалансированность мотивирует соблюдение бюджета.

1. Право на существование имеет только действительный бюджет. Теневой или аварийный бюджет недопустимы. При нескольких бюджетах ни один не является правильным.

2. Бюджет является обобщающим планом в натуральных и денежных единицах.

3. Ответственный за бюджет должен принимать участие при его разработке для того, чтобы со всей ответственностью отнестись к составлению бюджета.

4. Бюджет является своеобразной инструкцией к записи по счетам. Он требует равенства планируемых и фактических данных.

5. Бюджет остается неизменным во время бюджетного периода.