1.4.2. Системный анализ организационных систем

В упрощенном понимании организационная система является совокупностью людей и всего того, что они приспособили для своей коллективной деятельности с целью получения какого-либо результата.

Используя терминологию системного анализа определим понятие организационной системы.

Организационная системаэто целенаправленная система, использующая (организующая) процессы целеполагания и достижения поставленной цели.

Это определение поглощает, например, такое утверждение: "Концепция организационного развития рассматривает предприятие как адаптивную самообучающуюся организацию, которая своевременно реагирует на требования рынка, изменения институциональной, нормативной и законодательной базы и нацелена на внедрение новых технологий, инновационных методов и подходов в менеджменте" [38]. И не противоречит определению: "Организационная система (organization) – объединение людей (например, предприятие, учреждение, фирма и т.д.), совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил (механизмов) (иногда употребляется как синоним термина "активная система")" [48].

Организация - многозначный термин широко используется в различных областях знаний и обычно трактуется как [13]:

• внутренняя упорядоченность, согласованность взаимодействия более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением;

• совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.

Это определение характеризует организационную систему как сущностную категорию в динамике изменяющую свое состояние.

Примерами организационных систем могут служить семья, предприятие, региональная и национальная экономики, проект.

Основные традиционные элементы организационной системы - предприятия, обеспечивающие ее функционирование для достижения цели, приведены на рис.1.3.

Рис.1.3. Графическая модель основных элементов организационной системы

Напомним о процессе инициации любых инициатив человека и дальнейшем их осуществлении: мысль, вызванная потребностью; модель механизма, способного достичь желаемого результата; материализованный механизм; работа механизма. Применительно к рис.1.3 мысль в итоге формулируется как цель, а модель механизма способного дать желаемый результат должна быть раскрыта там же, в блоке 6 "Организация процесса труда". Модель механизма организации процесса труда состоит из двух основных частей: технологической и управленческой. В технологической части описывается вся низовая технология, позволяющая получить целевой результат деятельности организации: оборудование, технологию производства, архитектуру зданий, состав и квалификацию рабочей силы, инженерное обеспечение. В управленческой части описываются способы и методы деятельности всех остальных обеспечивающих и управляющих подразделений: коммерции, финансово-экономической службы, планового отдела, службы безопасности и других подразделений.

Соответственно, начинать построение организационной системы следует не с приобретения имущества, сырья, комплектующих изделий и найма рабочей силы, а с проекта будущего предприятия.

Чтобы построить модель основных этапов по созданию и обеспечению функционирования процессов достижения цели рассмотрим следующие понятия организационных систем.

Механизм организации– совокупность искусственных и естественных механизмов, реализующихвсепроцессы организационной системы: первичного создания системы или ее фундаментального перепроектирования (реинжиниринга), целевого функционирования (производства и управления), развития (постоянного улучшения существующих процессов).

Поскольку любой механизм создается или привлекается для реализации какой-либо идеи, цели, то следует говорить о его главных «архитекторах»: владельцах бизнеса, разработчиках-проектировщиках и главных менеджерах. Не забывая при этом множество ограничений, накладываемых на архитектуру организационной системы.

Человек, желая получить определенное состояние выходных элементов осознанно (или интуитивно) конструирует или случайно находит комбинацию промежуточных состояний входных элементов и соответствующих способов (инструкций) и механизмов их получения. Эта работа представляет собой итеративный процесс. Алгоритм конструирования адекватного механизма выглядит следующим образом (рис. 1.4).

Рис.1.4. Алгоритм конструирования механизма

Из рис.1.4 следует, что при нехватке ресурсов на создание механизма или если созданный механизм не соответствует требуемым характеристикам функционирования осуществляется возврат к предыдущим стадиям процесса создания механизма вплоть до пересмотра целей его создания.

В качестве неудачного, локального подхода к решению сложных вопросов без ориентации на системный подход можно привести пример создания исследовательских групп американскими филиалами европейских фирм. Эксперты должны были дать рекомендации по таким критическим понятиям как инновации, полномочия, команда и т.д. В результате были получены банальные рекомендации. Причина заключается в том, что указанные понятия представляют собой лишь характеристики обобщенных механизмов, рассмотренные вне конкретных процессов, реализующих определенные цели.

По определению универсальный механизм– вследствие определенной функциональной избыточности может реализовывать несколько процессов (выполнять несколько инструкций). Этотнабор инструкций(описаний по управлению механизмом в целях реализации процессов) – принадлежность (часть) механизма. Выбор конкретной инструкции зависит отприказа(управляющего воздействия субъекта управления). Инструкция может быть получена явно, как заранее спроектированная принадлежность механизма, так и сгенерирована самим механизмом на основании ранее полученных знаний, умений и опыта.

При создании механизма следует учитывать внутренние и внешние условия осуществления процесса.Внутренние условиясоздаются механизмом процесса. Данные условия осуществления процесса могут быть в разной степени созданы и отрегулированы. Внешние условия– создаются внешней средой (ее механизмами). Эти условия должны быть учтены в целях обеспечения надежной работы механизма.

«Повседневная практика показывает, что процессы развития в человеческом обществе складываются из великого множества контуров управления и (или) самоуправления. Каждый такой контур (будь то управление транспортным средством, заводом или руководство народными массами в социальной борьбе) представляет собой целенаправленный информационно-управленческий процесс, состоящий из управляемого объекта и управляющего субъекта (управляющего эвена), замкнутых прямой и обратной информационными связями. Каковы бы ни были отличия в частностях (многоуровневость, специфика конкретных областей деятельности и т.п.), структура этого механизма едина и может быть представлена в виде обобщенной (до мировоззренческого уровня) модели…» [1].

Отмечается, что субъект управления (орган, принимающий решение) и объект управления связаны прямыми и обратными связями, позволяющими осуществлять процессы саморегуляции. В свою очередь, субъект управления непосредственно связан с блоком «накопленный опыт, память, тезаурус, теория, программа». Данное отношение позволяет осуществлять процессы саморазвития.

Можно выделить три этапа развития механизма управления.

I - простейший замкнутый контур с обратной связью на уровне обычного регулятора (гомеостазиса), с реакцией лишь на текущие воздействия. Появляется цель-самосохранение;

II - промежуточный, с программным изменением характера воздействия управляющего звена на объект при сохранении его устойчивости;

III - механизм управления самоорганизующихся систем. Отличается наличием 2-го контура организационных систем и органов памяти. Во 2-м контуре осуществляется отбор полезной информации из 1-го контура: эта информация накапливается, формируя опыт, знания, синтезируется в определенные структуры, повышая уровень организации, активность и живучесть системы.

Из сказанного явствует, что механизм каждого контура реализует целенаправленный процесс и состоит из объекта управления, субъекта управления и памяти.

В [47] указывается, что «Применительно к организационным системам механизм функционирования – совокупность правил, законов и процедур, регламентирующих взаимодействие участников организационной системы; механизм управления – совокупность процедур принятия управленческих решений.»

Там же определяется: «Субъект – носитель предметно-практической деятельности и познания, источник активности, направленной на объект; индивид или группа как источник познания и преобразования действительности, носитель активности».

Многие исследователи пытались познать механизм организационных систем, проводя параллель с природой человека. С.Бир в работе [11] отмечает, что система управления жизнью и деятельностью человека распределена по всей нервной системе. При этом выделяется такая особенность симпатической нервной системы как автономность работы некоторых ее участков, не требующих принятия соматической нервной системой сознательных решений для организма в целом. Здесь уместно провести параллель с понятием "делегирование полномочий". Также в данной работе говорится о оснащении организма рецепторами – устройствами регистрации информации. Отмечается функциональная направленность парасимпатической нервной системы, обеспечивающей общий гомеостаз организма посредством координации функций симпатической нервной системы. Можно полагать, что применительно к организационным системам это отдаленный аналог функций контроллинга, управленческого аудита на больших предприятиях.

Очевидно, что главным активным элементом любой организационной системы является человек. В настоящее время в организационных системах физические способности человека по сравнению с его творческим потенциалом отошли далеко на задний план. «Сознание – высший уровень активности человека как социального существа, заключающейся в том, что отражение реальности в форме чувствительных и умственных образов предвосхищает практические действия человека, придавая им целенаправленный характер.» [47].

Затрагивая область социально-психической деятельности человека важно отметить научную деятельность Лумана (Luhman) Никласа (1927-1998) [19] - немецкого социолога, сторонника функционального подхода в социологии. Концептуальными истоками творчества Лумана явились общая теория систем, феноменология Э. Гуссерля, философская антропология Гелена, структурный функционализм Парсонса. Психические и социальные системы, в отличие от биологических и механических, рассматриваются Луманом как смысловые. Смысл «по Луману» означает наличие поля неактуализированных возможностей. Элементами психических систем являются мысли, элементами социальных - коммуникации.

Для реализации процесса необходимо соблюдение ряда внутренних и внешних условий.Внутренние условиясоздаются механизмом процесса. Данные условия осуществления процесса могут быть в разной степени созданы и отрегулированы. Внешние условия– создаются внешней средой (ее механизмами). Эти условия должны быть учтены в целях обеспечения надежной работы механизма организации.

В научной литературе понятие функцияопределяется как 1) отношение двух (группы) объектов, в котором изменению одного из них сопутствует изменение другого; 2) обязанность, круг деятельности, назначение, роль [47].

Функция управления представляет собой целенаправленную работу.

Структурно функция управления – совокупность двух процессов: управляющего и управляемого. Эти процессы связаны прямой (управляющей) и обратной (отчетной) связями.

Название функции происходит из названия управляемого процесса.

Управляющий процесс реализуется с помощью механизма – субъекта управления (СУ), человека, блока управления и т.д., способного запускать и регулировать работу управляемого процесса.

Управляемый процесс реализуется с помощью механизма - объекта управления (ОУ), человека, станка, и т.п., способного реагировать на управляющие воздействия и отчитываться о ходе процесса.

На рис.1.5 показаны два субъекта управления: токарь и наладчик. Токарь выполняет две функции – два вида токарной обработки, а наладчик, одну – наладку электроники объекта управления – станка. Управляемый и управляющий процессы каждой функции связаны прямой и обратной связью.

Обратная связь являет собой для субъекта управления фазу контроля. Данная связь информирует управляющий процесс о фактическом выходе в целях дальнейшего сравнивания выхода с моделью выхода, выделения различий, оценивания содержания и смысла различий, выработки решения и формирования/активации подпроцесса вмешательства в процесс объекта управления с целью сближения фактического выхода и модели выхода.

Рис.1.5. Элементы функций управления

Ранее говорилось, что части объективной реальности, задействованные на реализацию конкретного процесса – механизм этого процесса. В случае реализации функции этот механизм называется механизмом функционирования.

Как видно из рис.1.5, станок может в себя включать механизмы реализации нескольких процессов (например, для наладки станка используется его электронный блок).

Входы управляющих процессов, представленных на рис.1.5 - технологические карты и карта наладки, а также производственные задания представляют собой алгоритмы (описания) использования механизмов функционирования для получения требуемых результатов. В частном случае, человек – как субъект или объект управления может самостоятельно генерировать алгоритм своей работы, руководствуясь знаниями, опытом и интуицией.

Выходом управляющих процессов может являться информация о ходе и результатах выполнения функции. На рис.4пунктиром показана дополнительная функция формирования отчета о проделанной работе. Если процесс формирования отчета автоматизирован, то его механизм может быть частью механизма управляемого процесса.

Функция управления в инженерном смысле конкретизирует понятие «роль». Роль(в социальной психологии) — социальная функция личности; соответствующий принятым нормам способ поведения людей в зависимости от их статуса или позиции в обществе, в системе межличностных отношений [52].

Наделение людей полномочиями по выполнению ими определенных функций есть не что иное, как вменение им в обязанность выполнение определенных ролей.

С точки зрения организационного проектирования речь идет о представлении человека как объективной сущности, части механизма организации.

Такой подход позволяет критически подойти к традиционным схемам административной подчиненности сотрудников организации и распределению между ними функций управления.

Иллюстрируя сказанное, приведем пример отношений двух сотрудников при совместном выполнении ими разных функций (ролей), см. рис. 1.6. На одном виде работ функцию руководства (субъекта управления) берет на себя сотрудник А, на другом – сотрудник Б.

Рис.1.6. Схема ролей двух человек

Ролевой подход – основа описания внешней модели (модели взаимодействия клиентов с организацией) при реинжиниринге бизнес-процессов. Суть данного подхода – описание всех функций, в которых субъектом/объектом управления является клиент бизнеса, а объектом/субъектом управления – бизнес-структура и ее механизмы.

Необходимо иметь в виду, что механизм любого процесса, выполняющего переработку входов в выходные результаты содержит механизмы подпроцессов принятия этих элементов-входов от других процессов и механизмы подпроцессов передачи результатов своей работы другим процессам.

Отметим, что ресурсы потребляют только включенные в систему субъекты и объекты управления (а, не цели, миссии и т.д., являющиеся выходами соответствующих процессов). Ресурсы – средства, необходимые для создания субъектов, объектов управления и выполнения ими определенных функций.

При этом следует помнить, что возможности существующего механизма могут являться ограничениями при разработке нового процесса.

Элементарная функция управления графически представлена на рис.1.7.

Рис. 1.7. Элементарная функция управления

Элементарная функция управления является первичным проектным конструктивом и одновременно заданием для последующего формирования адекватного механизма ее реализации.

Элементарность функции определяется наличием единственного выхода управляемого процесса.

Прямая и обратная связи, объединяющие оба процесса, позволяют регулировать работу управляемого процесса в части не делегированных ему полномочий.

Входы и выходы – обрабатываемые в соответствии с главным предназначением процессов входные элементы и результаты их обработки.

Приведенные отношения (в части горизонтальных связей) позволяют увязать многочисленные процессы и функции управления в систему.

Следует иметь в виду, что механизм как объективная сущность, реализующая элементарные целевые процессы, должна поддерживаться в работоспособном состоянии вспомогательными функциями управления (заправка, уборка, настройка и т.д.). Также важно учитывать факт формирования механизмом (до каких-либо пор) неуправляемых (фоновых) выходов, являющихся следствием неуправляемости процессов (например, ядовитые выбросы, плохое настроение и т.д.).

Элементарная функция управления может быть реализована как внутри одного механизма, так и с точки зрения объекта и субъекта управления разнесена между разными механизмами.

На рис.1.8 показан пример функций, используемых субъектом управления.

Рис. 1.8. Функции субъекта управления

На рис.1.9 приведена схема (модель) универсального многофункционального механизма, являющегося одновременно субъектом и объектом управления. На данном рисунке обобщены основные требования к комплексному механизму управления.

Рис. 1.9. Схема универсального многофункционального механизма

Прямоугольники, отмеченные пунктирной линией, представляют собой интерфейсные подпроцессы, реализующие механизмы отношений, и систему основных процессов.

Фоновый вход представляет собой внешние (неуправляемые) условия осуществления процесса. Отражает влияние различных факторов на производительность и качество работы механизма. Фоновый выход – побочный результат работы механизма, например, материальные выбросы в среду, ухудшение психологического климата и т.д.

Фоновый вход является выходом какого-либо процесса. Для управления или нейтрализации воздействия фона могут создаваться отдельные механизмы. Например, механизмы защиты водителя от шума и пыли.

Общий аудит (вспомним работу С.Бира "Мозг фирмы") обозначает дополнительную независимую экспертизу качества работы механизмов субъектов и объектов управления.

Субъект и объект управления могут иметь долговременную память, интеллект, осуществлять целеполагание, адаптацию, приобретать навыки и умение на базе полученных знаний, развивать свои внутренние механизмы, подключать внешние механизмы, становиться СУ или ОУ в одной или различных системах.

На рис.1.9 схема представлена в узком понимании термина "механизм", через его статический образ. В широком понимании к элементам механизма организации следует отнести также все входные элементы для приведения в действие процессов данного механизма. Так, например, инструкция/программа по выполнению работы может быть территориально удалена от основного механизма, да и проектироваться и использоваться может в любое время. Однако без нее механизм станка будет неполноценен. Так же, как и автомашина без бензина.

Обобщим возможные определения приведенного понимания термина "механизм":

"Узкий" смысл: потенциальный, статический, долгоживущий, внеоборотный.

«Широкий» смысл, дополняющий «узкий» смысл: оснащенный, работающий, динамический, учитывающий быстроживущие (оборотные) элементы.

Механизм организации в "широком" смысле в совокупности с относящимися к нему постоянно генерируемыми субъективными элементами, и есть, собственно говоря, организационная система. Тогда определение организационной системы, которое можно сформулировать с учетом изложенных положений, будет выглядеть следующим образом: организационная системапредставляет собой совокупность механизмов, реализующих процессы целеполагания и достижения поставленных целей. То есть, данное определение предполагает наличие в системе элементов-механизмов (например, людей), способных выполнять генерацию субъективных элементов (мотивов, образов, целей).