Лекции ДОУ

Разработка номенклатуры дел

Важнейшей составной частью ДОУ является грамотная систематизация документа. Основу систематизации составляет группировка документов в дела. От того, как группируются и хранятся документы, зависит возможность их оперативного поиска и использование в информационно-справочном обслуживании руководства и ведущих специалистов предприятия. Группировка документов в дела должна осуществляться с помощью номенклатуры.

Номенклатура – это систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.

Чем руководствуются при разработке номенклатуры:

ГС ДОУ 1991 года;
Основные правила работы ведомственных архивов 1986года;
Основные правила работы архивов организации 2002года;
ГОСТ Р6.30–2003;
Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти 2001года.

В любой организации, независимо от ее формы собственности, необходимо иметь номенклатуру дел, которая представляет собой план группировки документов в дела, в процессе текущего хранения документа.

Этот план предусматривает:

какие должны быть заведены дела для текущего хранения;
сколько всего будет заведено дел;
какие документы будут помещены в каждое дело.

Номенклатура представляет собой классификационный справочник, который используется в дальнейшем при построении информационно-поисковой системы организации. Систематизация документов с помощью номенклатуры повышает профессионализм службы ДОУ.

Цель создания номенклатуры дел заключается:

В обоснованном распределении документов в дела
В формировании дел
В обеспечении поиска документов и учете дел
В предварительном определении сроков хранения документов.

В номенклатуру дел включаются все документы предприятия, включая все картотеки и журналы регистрации. Не включаются: научно-технические документы и печатные издания.

Приступая к составлению номенклатуры необходимо отметить, что на выбор наименований ее разделов влияет наличие или отсутствие структурных подразделений в организации.

Номенклатура дел бывает трех видов:

типовая
примерная
конкретная

ТИПОВАЯ НОМЕНКЛАТУРА предназначена для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает для однородных организаций типовой состав дел и их единую индексацию. Назначение типовой номенклатуры – она является нормативным документом.

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА составляется для организаций однородных по характеру деятельности, но различающихся по структуре. В ней устанавливается примерный состав дел с указанием индексации. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.

Независимо от того, есть типовая или примерная номенклатура, каждая организация должна иметь свою конкретную номенклатуру.

КОНКРЕТНАЯ НОМЕНКЛАТУРА (сводная) - это систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве одной конкретной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году в соответствии с функциями и задачами, выполняемыми организацией в указанное время.

Содержание