logo
Лекции ДОУ

Согласование номенклатуры дел

Номенклатура дел организации обязательно проходит процедуру согласования. Она визируется заведующим архива организации или лицом его замещающим. Номенклатура дел одобряется центральной экспертной комиссией, если она есть и обязательно экспертной комиссией организации.

Если номенклатура дел составляется в государственной организации, то часть документов будет обязательно передаваться на государственное хранение. Это означает, что номенклатура дел таких организаций обязательно должна иметь гриф согласования экспертно-проверочной комиссии этого архивного учреждения, куда будет передавать на государственное хранение документы.

Согласование осуществляется протоколом заседания экспертно-проверочной комиссии.

Номенклатура дел должна пересогласовываться с архивным учреждением не реже, чем один раз в пять месяцев. Если же коренным образом меняются статус, функции и структура организации, то номенклатура дел подлежит пересоставлению и обязательному согласованию с архивным учреждением не зависимо от последнего срока согласования.

Работники архива проверяют, прежде всего:

После того, как проект номенклатуры дел согласован и подписан, он обязательно должен быть утвержден руководителем, поскольку только в этом случае номенклатура дел обретает юридическую силу.

Если номенклатура дел составляется в негосударственной организации, которая не передает дела на государственное хранение, то она должна обязательно иметь визу заведующего архивом, гриф одобрения экспертной комиссии организации и подпись руководителя делопроизводственной службы.

В каждое структурное подразделение делопроизводственная служба передает выписку из сводной номенклатуры дел, которая используется для систематизации, учета и справочной работы с документами в структурном подразделении. Сводная номенклатура дел хранится постоянно.