Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафа, сейфах или элеваторных карточках. Какой бы способ хранения не выбрали, он должен обеспечивать сохранность и защиту от пыли и света.

Для облегчения поиска дела располагаются на полках вертикально и в последовательности, которая соответствует последовательности перечисления их в номенклатуре дел.

На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Сама номенклатура прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для осуществления поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а за тем по номеру дела - нужную папку с документами.

Для учета документов определенной категории, а именно дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат и номеров листов.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи:

Итого____________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи____________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности

лица, составившего

внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Документы, включенные в дело, пока они хранятся в структурном подразделении организации, могут в течение года потребоваться любому работнику организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел специалистом. На их место закладывается лист – заместитель, в котором указывается когда, кому и на какой срок выдан документ.

ЛИСТ- ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ № _____ от ________ поступивший __________________________

(наименование корреспондента)

По вопросу ______________________________________________________

Выдан ____________ __________________

(когда) (кому)

Выдал ____________ Получил ____________

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, то заполняется карта–заместитель, в ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому и на какой срок выдано, росписи в получении и в приеме после возращения документов.

КАРТА- ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Дело № _______ 2002 г.

Структурное

подразделение

Карта–заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.