logo
Лекции ДОУ

Функции подразделений службы делопроизводства

(по всем приведенным структурным схемам)

  1. Секретариат – структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают: помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.

Типовые функции:

    1. Предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю документов, поступающих на его имя.

    2. Подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов, их согласование с функциональными подразделениями.

    3. Организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Если в организации нет протокольной группы, то секретариат регламентирует деятельность коллегиальных органов.

    4. Бездокументное обслуживание руководителей. Прием посетителей, организация приемной, телефонное обслуживание, подготовка командировок, организационно-техническое обеспечение.

  1. Протокольная группа. Создается в организациях и учреждениях, имеющих в своем составе постоянно действующий коллегиальный орган.

Типовые функции:

    1. Подготовка проектов, нормативно-распорядительных документов руководства органов МСУ, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями.

    2. Анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним.

    3. Организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности.

    4. Прием, регистрация, организация хранения, справочно-информационная работа, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.