Обработка исходящих или отправляемых документов

Эти документы рождаются в организации.

1. Первый шаг в жизни этих документов – это создание проекта.

2. Согласование проекта документа осуществляется автором документа со специалистами организации и заканчивается нанесением визы согласования.

3. Проверка правильности оформления документа осуществляется секретарем или сотрудником канцелярии.

4. Передача руководству на подписание или утверждение (автором, секретарем или работником канцелярии).

5. Регистрация документа.

6. Отправка.

Документ, отправляемый организацией, в том числе на машинных носителях, проходит сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Важнейшей процедурой в обработке всех категорий документов является их регистрация. Под ней понимается - «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная форма регистрации нужна тогда. Когда учет документов выступает на первое место. Она используется, например, при работе с конфиденциальными документами.

При регистрации конфиденциальных документов детально фиксируются все сведения об этих документах, их перемещении и в журнале регистрации может быть до 16 граф:

1. учетный номер документа;

2. дата документа;

3. вид и краткое содержание документа;

4. наименование подразделения и фамилия исполнителя;

5. номера носителя и листов черновика;

6. количество экземпляров документа;

7. количество листов в каждом экземпляре;

8. подпись за получение проекта или черновика документа и дата;

9. подпись за возврат документа и дата;

10. отметка об уничтожении черновика;

11. отметка об уничтожении проекта или лишних экземпляров документа;

12. куда отправлен;

13. номера экземпляров;

14. наименование, номер и дата оправдательного документа;

15. индекс дела; номера по учету документов, выделенного хранения;

16. номера листов дела, количество экземпляров, зарегистрированных по учету документов выделенного хранения.

Когда журнал предназначен для регистрации обычных входящих документов, граф может быть всего 10:

1. дата получения;

2. регистрационный номер;

3. корреспондент;

4. номер и дата документа;

5. содержание;

6. резолюция;

7. исполнитель;

8. срок исполнения;

9. отметка об исполнении;

10. номер дела.

Для крупных организаций журнальная система устарела, поскольку имеет серьезные недостатки:

• Т.к. запись в журналах ведется в последовательности поступления документа, то регистрацию может вести только один человек. В связи с этим, при большом количестве документов процесс регистрации отнимает много времени, а это ведет к задержанию процесса работы.

• Журнальная система делает практически невозможной справочную работу с документами, потому что записи идут в хронологическом порядке и чтобы найти документ быстро, нужно знать его дату.

• Журнальная система приводит к дублированию регистрации, т.к. данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда документ передается для исполнения.

При журнальной системе невозможно вести сроковый контроль за исполнением документа, т.к. документы записываются по мере поступления. Для того, чтобы вести контроль даже при журнальной системе дополнительно заводятся дополнительные контрольные карточки. Эти недостатки удается преодолеть при использовании карточной системы регистрации.

Она появилась в начале ХХ веке в Европе. В нашей стране первая попытка была сделана в 1920году.

Только с введением ЕГСД (1974год) карточная система начала активно внедряться.

Преимущества карточной системы:

1. Регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников.

2. Карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров, следовательно, отпадает необходимость повторной регистрации документов в структурных подразделениях.

3. Карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система обеспечивает информационно-справочную работу.

4. Карточная система позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за сроками исполнения.

Лицевая сторона карточки:

На обратной стороне фиксируется ход исполнения и после завершения исполнения записывается номер дела, куда подшивается документ.

Форма РКК (регистрационно-контрольной карты) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству.

При ручном режиме ведения делопроизводства необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения этих карточек: сроковые картотеки и справочные картотеки.