logo
Лекции ДОУ

Разработка номенклатуры дел

Важнейшей составной частью ДОУ является грамотная систематизация документа. Основу систематизации составляет группировка документов в дела. От того, как группируются и хранятся документы, зависит возможность их оперативного поиска и использование в информационно-справочном обслуживании руководства и ведущих специалистов предприятия. Группировка документов в дела должна осуществляться с помощью номенклатуры.

Номенклатура – это систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.

Чем руководствуются при разработке номенклатуры:

В любой организации, независимо от ее формы собственности, необходимо иметь номенклатуру дел, которая представляет собой план группировки документов в дела, в процессе текущего хранения документа.

Этот план предусматривает:

Номенклатура представляет собой классификационный справочник, который используется в дальнейшем при построении информационно-поисковой системы организации. Систематизация документов с помощью номенклатуры повышает профессионализм службы ДОУ.

Цель создания номенклатуры дел заключается:

  1. В обоснованном распределении документов в дела

  2. В формировании дел

  3. В обеспечении поиска документов и учете дел

  4. В предварительном определении сроков хранения документов.

В номенклатуру дел включаются все документы предприятия, включая все картотеки и журналы регистрации. Не включаются: научно-технические документы и печатные издания.

Приступая к составлению номенклатуры необходимо отметить, что на выбор наименований ее разделов влияет наличие или отсутствие структурных подразделений в организации.

Номенклатура дел бывает трех видов:

ТИПОВАЯ НОМЕНКЛАТУРА предназначена для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает для однородных организаций типовой состав дел и их единую индексацию. Назначение типовой номенклатуры – она является нормативным документом.

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА составляется для организаций однородных по характеру деятельности, но различающихся по структуре. В ней устанавливается примерный состав дел с указанием индексации. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.

Независимо от того, есть типовая или примерная номенклатура, каждая организация должна иметь свою конкретную номенклатуру.

КОНКРЕТНАЯ НОМЕНКЛАТУРА (сводная) - это систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве одной конкретной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году в соответствии с функциями и задачами, выполняемыми организацией в указанное время.