1. Название раздела

Графа (1) - индекс дела - состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. При наличии в учреждении классификатора вопросов деятельности индекс может быть дополнен номером по этому классификатору.

В графу (2) номенклатуры дел включаются заголовки дел, томов или частей.

Заголовок формулируется на основе определений, документируемых участков работы, и вопросов деятельности организации.

Заголовки должны четко в наиболее полной, конкретной форме отражать состав и содержание документов дела.

Заголовки могут иметь следующие элементы:

• название разновидностей документов;

• наименование рода заводимого дела;

• указание на авторство;

• название адресатов или корреспондентов;

• вопрос или краткое содержание документов дела;

• наименование местности или территории, с которой связано содержание документов дела;

• даты или периоды, к которым относится документ дела, указание на копийность.

При формулировке заголовков в основном используются такие признаки документов, как:

• номинальный;

• авторский;

• хронологический;

• предметно-вопросный.

Графа (3) – количество дел заполняется по окончании календарного года. Каждое дело не должно превышать 250 л., поэтому при большом количестве документов, относящихся к одному делу, они разбиваются на тома.

В графе (4) указывают сроки хранения дел, номера статей по перечню, а при его отсутствии, по типовой или примерной номенклатуре дел, или согласованный с федеральной архивной службой России срок хранения. Срок хранения может быть изменен, но никогда в сторону уменьшения. При определении сроков хранения документов используются типовые, примерные и ведомственные перечни. Перечни документов являются ключом к созданию прообраза архивного фонда страны. Важнейшими конечно являются типовые и их назначение – унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий, не зависимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Именно типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в государственные архивы.

Необходимо обращать внимание на отметку ЭПК рядом с указанием определенного срока хранения. Эта пометка означает, что указанная документация в организациях государственного типа, возможно будет иметь срок хранения – постоянно, что решается после изучения документации и согласования с ЭПК государственного и муниципального архива. В негосударственных организациях эта отметка будет иметь значение лишь в том случае, когда эта организация имеет договор с архивным учреждением на передачу документа. Если договора нет, то решение принимает собственная экспертная комиссия предприятия или организации.

Графа (5) – примечание – заполняется в течение календарного года. В ней указываются названия перечней и других документов, используемых при определении сроков хранения дел. В данной графе проставляют отметки о не заведенных за отсутствием документов делах, о переходящих на следующий год делах, о номерах и датах актов на отобранные к уничтожению документы, о передаче дел в другую организацию, о лицах, ответственных за формирование дела.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, включенных в номенклатуру. Количество дел указывается в зависимости от категории и сроков хранения. Отдельно указывается число дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет).

Кроме этого указывается количество дел, переходящих на следующий год по каждой из этих категорий. Итоговая запись подписывается ответственным за составление номенклатуры, обязательно проставляется дата подписания. Сведения из итоговой записи передаются в архив, о чем делается пометка в итоговой записи.

Образец оформления итоговой записи

Начальник

Секретаря Е.М. Петрова

5.01.2003

Итоговые сведения переданы в архив

Секретарь М.В. Иванова

2.01.2003