Этап - сбор и анализ материала

Этот этап предусматривает две основные цели:

• Выявление функций и задач, раскрывающих направление и характер деятельности организации.

• Определение документов, создаваемых в процессе реализации этих функций и задач.

В любой организации, не зависимо от формы собственности и сферы деятельности, необходимо выделить 5 групп документов, которые на этом этапе нужно посмотреть:

1) Документы, составляющие правовую базу деятельности организации:

• Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности;

• Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов МСУ, нормативные документы вышестоящих организаций.

2) Организационно-правовая документация:

• Устав или положение об организации;

• Положение о подразделениях;

• Структура и штатная численность;

• Штатное расписание;

• Правила внутреннего трудового распорядка;

• Должностные инструкции работников и т.д.

3) Распорядительные документы организации.

4) Справочно-информационные документы.

5) Комплекс документов, составляющий нормативно-методическую базу делопроизводства в организации.

В ходе обследования по перечисленным группам выявляются документы, которые характеризуются определенной периодичностью их создания и постоянством формы.

Сбор материалов проводится по всем структурным подразделениям в соответствии со всеми направлениями деятельности организации. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносится следующая информация:

• полное наименование формы документа;

• заголовок, если он имеется;

• код формы по ОКУД;

• имя файла, если есть электронный вариант;

• назначение документа;

• сведения об основных этапах подготовки документа (подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, адресат и место хранения)

Пример заполнения карты документа.