Разработка альбомов форм документов, применяемых в организации

Этапы разработки альбома могут быть следующими:

1. Постановка задачи, т.е. определение назначения альбома и состава документов.

2. Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределение всех документов на имеющие унифицированные формы и нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов.

4. Формирование альбома и подготовка инструктивных материалов по его применению.

Если альбом разрабатывается вместе с табелем, то первый этап будет выполнен при разработке табеля.

В настоящее время в России разработаны следующие унифицированные системы документации:

1. Унифицированная система ОРД (организационно-распорядительной документации);

2. Унифицированная система банковской документации

3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации;

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

6. Унифицированная система документации по труду;

7. Унифицированная система документации пенсионного фонда;

8. Унифицированная система внешнеторговой документации;

9. Унифицированная система первичной учетной документации.

Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Формы документов, входящие в любую унифицированную систему документации обязательны для применения, поэтому, если в организации применяются формы документов, входящие в любую из перечисленных унифицированных систем, то они включаются в состав альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а затем уже включены в альбом.

Начнем рассмотрение этапов разработки альбома форм с третьего этапа.