3.3. Автоматизация процессов управления на предприятие

Как видно из проведенного выше анализа, что на предприятие недостаточно внимания уделяется организационной системе управления как по предприятию в целом, так персоналом в частности, о чем говорит нечеткое распределения функциональных обязанностей между подразделениями, дублирование функций, большие затраты труда связанные с документооборотом, поэтому вторым мероприятие планируемым для внедрения может стать автоматизация систем управления.

Так как именно автоматизированным системам сегодня принадлежит важная роль в оптимизации управления как предприятия в целом, так и сотрудниками предприятия в частности, именно они вносят качественно новые изменения в процессы управления персоналом на предприятии.

Поэтому предприятие ООО «Оригинал» планирует осуществить плавный переход со старой информационной системы на базе 1С: Предприятие 7.7 на новую "1С:Предприятие 8.0", данная версия в силу своей адаптированности к российской системе учета и делопроизводства, а также более низкой цене по сравнению с наиболее известными пакетами западных фирм наиболее часто используется малыми предприятиями.

Общие сведения об автоматизированной программе 1С:Предприятия 8.0.

"1С:Предприятие 8.0" - новейшая версия технологической платформы фирмы "1С", на которой разрабатываются решения по автоматизации деятельности компаний.

В ходе разработки новой платформы "1С:Предприятие 8.0" был обобщен многолетний опыт решений на платформе "1С:Предприятие 7.7", проанализированы международные методики управления предприятием (MRP, MRP II, CRM, SCM, ERP, ERP II и др) и учтены все пожелания партнеров и клиентов фирмы "1С". В результате программная продукция была дополнена рядом новых возможностей, позволяющих значительно расширить спектр прикладных задач, которые решаются при автоматизации средних, крупных и мелких предприятий.

"1С:Предприятие 8.0" позволяет увеличивать производительность и масштабируемость прикладных решений, включает новые конфигурации для эффективного управления данными (табличный вид частей документов, отбор по нескольким полям, планирование и т.д.) и мощные средства построения отчетов. Базовые компоненты (бухгалтерия, оперативный учет, расчет) теперь изначально входят в платформу "1С:Предприятие 8.0", а интерфейс стал более комфортным и интуитивно понятным.

Прикладные решения "1С:Предприятия 8.0" стали функциональнее. Механизмы новой платформы позволяют реализовывать большое количество разнообразных функций, которые необходимы для управления современным предприятием.

• Предприятие планирует автоматизировать деятельность предприятия в комплексе, а не одного подразделения, установив такие программные модули как: 1С:Бухгалтерия 8

Универсальная программа для автоматизации бухгалтерского и налогового учета: 1С:Управление торговлей 8

Автоматизация торговой деятельности предприятия: 1С:Зарплата и управление персоналом 8

Автоматизация расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий: 1С:Управление производственным предприятием 8.

Решение, охватывающее основные контуры управления и учета на производственном предприятии

Так как эффект от комплексной автоматизации гораздо ощутимей, в первую очередь за счет того что:

• в потоках информации в организации нет разрывов;

• не требуется осуществлять двойной ввод информации;

• у руководителя есть единая картина происходящего на предприятии, он видит все в "комплексе".

В нашем случае наибольший интерес представляет такое прикладное решение как "Зарплата и Управление персоналом", поэтому раскроем

именно его содержание.

Зарплата и Управление Персоналом

Конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом" - прикладное решение нового поколения, предназначенное для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом по следующим направлениям:

• планирование потребностей в персонале;

• решение задач обеспечения бизнеса кадрами - подбор, анкетирование и оценка;

• управление компетенциями и аттестация работников;

• управление финансовой мотивацией персонала;

• эффективное планирование занятости персонала;

• учет кадров и анализ кадрового состава;

• расчет заработной платы персонала;

• исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

• отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Конфигурация позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких функциональных отделов, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

В конфигурации параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.

Конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом" позволяет повысить эффективность кадровой политики предприятия. Конфигурация будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих.

Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его отделов, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.

Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается персонифицированных сведений для Пенсионного фонда.

С целью ведения бухгалтерского учета обеспечена совместная работа конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" с решением "1С:Бухгалтерия 8.0".

Своевременное решение кадровых проблем, организация развития персонала, планирование карьеры сотрудников, современные методы мотивации персонала, создание оптимальных условий для удержания наиболее результативных работников – важнейшие факторы выживания и развития компании. Поэтому автоматизация основных процессов управления персоналом на предприятии в настоящий момент очень актуальна, она позволяет повысить достоверность информации, оперативно получить аналитическую картину кадровых ресурсов предприятия в целом в любой момент.

Современная автоматизированная система управления персоналом предназначена для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играет большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени).

Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

В частности её роль в деятельности предприятий велика, вот только часть возможностей, которые она предоставляет:

• Повышение прозрачности за счет создания единого пространство учета, планирования и анализа;

• Уменьшение количества ошибок;

• Увеличение скорости прохождения информации в организации;

• Предоставление пользователям удобных инструментов для ввода информации;

• Предоставление руководителям возможности контроля и управления предприятием (отделом);

• Повышение эффективности деятельности предприятия (отдела);

• Оптимизация затрат организации;

• Получение конкурентных преимуществ.

• Организация работ

Автоматизация предприятия - это всегда сложный процесс. В первую очередь из-за того, что внедрение автоматизированной информационной системы связанно с изменением привычной деятельности множества сотрудников предприятия, а это всегда вызывает сопротивление.

И здесь очень важно правильно провести изменения и внедрить систему. Ключевую роль в этом процессе играют руководитель проекта и методология внедрения. В основу проектов автоматизации была положена собственная методология внедрения и опыт предыдущего внедрения фирмы "1С"

В рамках проекта выделяются следующие этапы:

1. Диагностика и предпроектное обследование;

2. Обследование предприятия и составление технического задания;

3. Разработка и внедрение программного обеспечения (ПО);

4. Сопровождение промышленной эксплуатации информационной системы (ИС).

• Этап №1: Диагностика предприятия и предпроектное обследование предназначен для того чтобы получить общее представление о деятельности предприятия, понять потребности в автоматизации, сформулировать цели проекта и оценить предполагаемые трудозатраты.

В ходе обследования выявляются основные информационные потоки на предприятии и формируется (сверяется) база основной нормативно-справочной документации. Главным требованием в данном случае является наличие всех необходимых для функционирования системы справочников и классификаторов (единого классификатора продукции, товаров и материалов; плана счетов и аналитических признаков бухгалтерского учета; справочников дебиторов и кредиторов, справочника основных хозяйственных операций, стандартов учета движения материальных и денежных ценностей и т. д.) и соответствие принципов их организации требованиям системы. В ходе выполнения этапа обязательно должны быть созданы или проанализированы на полноту корпоративные стандарты учета и отчетности (эту задачу может выполнить только хорошо обученный персонал или внешние консультанты). На данном этапе производится диагностирование проблем, которые могут возникнуть при внедрении (например, выявление отсутствующих первичных документов, справочников, нормативов и стандартов), разрабатывается и согласовывается настройка справочников и классификаторов системы в соответствии с сформулированными требованиями. При необходимости, принимаются решения об изменении существующих практик учета или функциональных моделей. По результатам этапа формируется подписываемый всеми участниками проекта внедрения документ, который описывает все выявленные проблемы и намечает пути их ликвидации. От качества проведения данного этапа и полноты подготовленного документа часто зависит успех всего проекта внедрения программы. Результатом этапа являются:

• Отчет о диагностике предприятия, с рекомендациями по улучшению системы управления;

• Описание этапов проекта, содержащее четко сформулированные цели и границы;

• Календарный план-график работ по проекту, подробным описанием работ и их стоимостью.

Этап №2: Обследование предприятия и написание технического задания , т.е. построение информационно-функциональной модели деятельности предприятия, описание и оптимизация процессов, подвергающихся автоматизации. Моделирование бизнес-процессов предприятия крайне желательно, так как оно позволяет хорошо подготовиться к внедрению. Моделирование планируется проводить хорошо обученными сотрудниками предприятия-заказчика с привлечением высококвалифицированных консультантов и с привязкой созданной модели к стандартам бизнеса и к будущей системе. Результат у этапа один, но очень важный:

• Техническое задание на автоматизированную систему для конкретного проекта.

Этап №3: Разработка и внедрение ПО является наиболее объемным и трудозатратным этапом.

В рамках этого этапа ведутся работы:

• Настройка и доработка типовой конфигурации согласно техническому заданию;

• Тестирование программного обеспечения;

• Обучение персонала работе с автоматизированной системой. ;

• Разработка документации к системе;

• Установка ПО на компьютеры предприятия;

• Ввод (перенос) первоначальных данных из информационной системы, использующейся до внедрения;

На этом этапе большое значение имеет опытная эксплуатация. Осуществляется для того, чтобы заказчик убедился в полном соответствии требованиям предприятия полученной в результате настройки системы функциональности. На этом этапе сохраняется двойной ввод данных в старую и новую системы. В ходе опытной эксплуатации: генерируются стандартные отчеты (с помощью системы и обычными способами) и производится верификация данных; система постепенно вводится в эксплуатацию, по отдельным участкам учета или управления; документируются инструкции по ведению рабочих мест и корректируются должностные инструкции участников учетного процесса и т.д. В отдельных подразделениях предприятия в систему вводятся фактические данные (в ограниченном объеме) и последовательно тестируются бизнес-функции путем моделирования реальных ситуаций деятельности предприятия (в условиях, максимально приближенных к действительности). Отрабатывается взаимодействие подразделений на основе тестовых пилотных примеров. Конечные пользователи обучаются работе с настроенной системой непосредственно на своих рабочих местах. При этом должна уже быть установлена и настроена система разграничения доступа конечных пользователей к информации. Обучение проводится членами группы внедрения — сотрудниками предприятия-заказчика. После обучения конечных пользователей отрабатывается интегрированный пилотный пример и полностью моделируется вся деятельность предприятия. На основе результатов выполнения пилотного примера руководством предприятия принимается решение о переводе системы в промышленную эксплуатацию. Затем составляется план перевода внедряемой системы в промышленную эксплуатацию, и определяются процедуры работ и специальный график перехода конечных пользователей на работу в новой системе.

Адаптация системы на предприятии. В ходе этапа производится настройка системы в соответствии с планом проекта внедрения и тестирование отдельных модулей и функций группой внедрения. На данном этапе также очень важно наличие корпоративных стандартов, так как именно они являются основой настроек системы.

Результатом этапа становиться готовая к вводу в промышленную эксплуатацию автоматизированная информационная система.

Этап №4: Сопровождение промышленной эксплуатации является не обязательным и предназначен для "мягкой" передачи автоматизированной системы ИТ-руководителю предприятия. В рамках этапа выполняются работы:

• Обновление программного обеспечения.

• Консультации по работе с автоматизированной системой.

Расчет эффективности второго предлагаемого мероприятия

В результате установки автоматизированного программного обеспечения планируется значительно улучшить работу менеджеров, в частности за счет того, что в потоках информации на предприятии устранятся разрывы и исчезнет необходимость двойного ввода информации, что увеличит скорость прохождения её внутри организации, а, следовательно, это значительно позволит сократить время на обработку документации, поэтому и норму выработки для управленческого персонала планируется сократить на 2%.

При этом планируемый прирост производительности труда (ΔПт_%)составит:

где Нвр – норма выработки для управленческого персонала;

±%Нвр - планируемое изменение нормы выработки, %;

Планируемое увеличение выработки (ΔПт%) увеличит объем товарной продукции (ТПпл):

ТПпл = Птпл*Чппп =( Птпрош *ΔПт%)*Чппп =

= (861,48*2,04%)*50 = 43952,7 тыс.руб.

Изменение объема товарной продукции (ΔТП )будет равно:

ΔТП = ТПпл – ТПпрош. =43952,7 – 43074,2 = 878,5 тыс.руб.

где ТП_пл и ТП_прош - товарная продукция планируемого и прошлого периода, руб.

Изменение объема выпуска продукции (ΔВ) в натуральном выражении можно определить по формуле:

Впл = ТПпл :Цср. = 43952,7 : 89,4 = 491,6 тонн.

ΔВ = Впл – Впрош. = 491,6 – 481,8 = 9,8 тонн.

где Впл и Впрош - выпуск продукции, планируемого и прошлого периода, т;

ТП_пл - товарная продукция планируемая, тыс.руб.

Цср – средняя цена за одну тонну продукции, руб.

Автоматизация позволит сократить численность операторов, поэтому зная, что прирост производительности труда (ΔПт%) можно рассчитать экономию численности (Э_ч):

ΔПт%=(Э_ч/(Ч_{раб.исх.}-Э_ч))*100%,

2,04= (Э_ч/(50 - Э_ч))*100%

0,0204= Э_ч/(50 - Э_ч)

1,02-0,0204* Э_ч= Э_ч

1,02=0,0204* Э_ч

Э_ч=0,99  = 1 чел.

где Ч_{раб.исх} – среднесписочная численность персонала, чел.

Экономия численности позволит сократить расходы на отчисления в фонд заработной платы (Эз/п).

В результате затраты уменьшающиеся (З_УМ) будут составлять:

Эз/п=(Э_ч*ЗП_ср.год )*Фд* Н_с.о. =(1*3500)*12*26%=42000* 26% =52920 руб.

где Э_з/п - экономия по заработной плате, руб.;

Э_ч - условная экономия численности, чел.;

ЗП_ср.год. - среднегодовая заработная плата работника, руб..

Н_с.о. - норма отчислений на социальное страхование, которая равна по законодательству РФ - 26%;

Ф_Д – действительный годовой фонд времени сотрудников при односменной работе, 12 мес..

Полная стоимость программного обеспечения, включающая установку, и настройку составляет: 1694 тыс. руб.

Норма амортизационных отчислений на оборудование - 8%.

Стоимость оборудования до внедрения нового оборудования - 1050 тыс.р.

При этом затраты увеличивающиеся (Зув), вследствие увеличения амортизационных отчислений будут:

Зув = (Стн – Стст)*Ан. = (1694 – 1050)* 0,08 = 51520 руб.

где Стн и Стст - стоимость нового и старого оборудования, руб.

Ан – норма амортизационных отчислений, %.

Условно-годовая экономия себестоимости (Эус-г. = ΔЭс):

Эус-г. = ΔЭс =З_Ум - З_Ув = 52920 - 51520 = 1400 руб.

где З_Ум - затраты уменьшающиеся, руб.

Зув - затраты увеличивающиеся , руб.

Прирост себестоимости (Эс) в результате прироста объема производства в натуральном выражении составит:

где ±В – изменение выпуска продукции в натуральном выражении, т;

Впл и Впрош. – выпуск продукции планируемого и прошлого (табл. 6) периодов, т;

Спрош. – себестоимость прошлого периода, тыс. руб. ( табл. 6);

Уд.вЗус-п. - удельный вес условно-постоянных затрат в себестоимости – 18%.

Общий прирост себестоимости составит: ΔС = 123,2 - 1,4 =121,8 тыс.руб.