Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю вышестоящей или данной организации и содержащий обстоятельное изложение вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка бывает внутренняя и внешняя. Внутренняя оформляется на чистых листах формата А4 рукописным способом; она адресована, как правило, руководителю организации или структурного подразделения, и ее подписывает сам составитель.

Также различают инициативную и отчетную докладные записки.

Реквизиты докладной записки:

- адресат – наименование должности, инициалы, фамилия (в дательном падеже);

- адресант – должность, фамилия, инициалы (в родительном падеже, предлог «от» не пишется);

- наименование вида документа;

- текст;

- отметка о наличии приложения (в случае необходимости);

- дата;

- подпись.

Внешняя докладная записка адресована руководителю вышестоящей организации.

Оформляется она на общем бланке или чистом листе формата А4 машинописным способом; ее подписывает руководитель учреждения или руководитель структурного подразделения. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается обоснование для составления документа, во второй – выводы, просьбы, предложения. Оформляется в двух экземплярах (первый – адресату, второй – в дело).

Реквизиты докладной записки:

- наименование организации – автора документа;

- наименование вида документа;

- дата;

- индекс;

- место составления документа;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (если необходимо);

- подпись;

- отметка об исполнении и направлении документа в дело.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или причины какого-либо события, факта, поступка. Документы, которые чаще всего сопровождают основной документ,

оформляются на общем бланке машинописным способом, но объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, поступков, поведения сотрудников оформляются на чистых листах формата А4 рукописным способом. Текст должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Реквизиты аналогичны реквизитам внутренней докладной записки.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки бывают служебные и по личному составу. Служебная справка оформляется на общем бланке или чистом листе бумаги. Правила оформления и состав реквизитов аналогичны оформлению докладной записки. Разница в содержании текста заключается в том, что в справке дается констатация фактов без выводов и предложений. Если справка содержит несколько вопросов, текст может быть разбит на подразделы. Текст справки может быть оформлен в виде таблицы. При адресовании в вышестоящую организацию справку подписывает руководитель организации или руководитель структурного подразделения, который готовил данный документ. Служебная справка оформляется в двух экземплярах: первый экземпляр – для направления адресату, второй подшивается в дело.

Акт – это документ, составленный несколькими лицами, который подтверждает установленные факты и события. Чаще всего акты составляются постоянно действующими комиссиями или комиссией, которая назначается распорядительным документом – приказом руководителя. В отдельных случаях акты могут быть составлены одним, но специально уполномоченным лицом (ревизор, инспектор). Поводы для составления акта могут быть различными. Отсюда существует большая разновидность актов: о ликвидации учреждения, о приеме-передаче материальных ценностей, о приеме объекта, об уничтожении документов и дел.

Если нет установленной нормативными документами формы акта, то независимо от его разновидности акт оформляется и составляется по единой схеме. Акт может быть оформлен на трафаретном бланке, на общем бланке, на листах формата А4. Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту актируемого события. Акты, как правило, утверждаются руководителем учреждения. Заголовок формулируется в родительном падеже. Акт может служить основанием для издания распорядительного документа, как правило, приказа.

Текст акта делится на три части: вводная, констатирующая и выводы.

Текст вводной части во всех актах формализован. В ней указывается основание для составления акта, перечисляются лица, его составившие. Вводная часть начинается словом «Основание», которое пишут от нулевого положения табулятора с прописной буквы, в конце – двоеточие и через пробел указываются наименование документа, его номер, дата, заголовок. С новой строки от нулевого положения табулятора с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта или состав комиссии.

Слова «Председатель» и «Члены комиссии» пишутся от нулевого положения табулятора с прописной буквы с указанием перед фамилией наименования должности. Фамилии членов комиссии нумеруются арабскими цифрами. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи, существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты, которые могут быть оформлены таблицей.

В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации.

Наличие этой части необязательно. Акт может заканчиваться констатацией факта.

В последнем абзаце необходимо указать количество экземпляров и их рассылку. Количество экземпляров определяется практической необходимостью или нормативными документами (2–6 экземпляров).

Акт подписывают председатель и члены комиссии. При оформлении подписи должности председателя и членов комиссии не указываются. Двоеточиепосле слов «члены комиссии» не ставится.

Реквизиты акта:

- наименование организации;

- наименование вида документа (в разрядку);

- дата;

- индекс;

- место составления;

- гриф утверждения:

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (если необходимо);

- подписи.