Проектирование организационной структуры. Разделение и кооперация управленческого труда. Методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

Организационная структура в системе управления имеет скелетообразующее значение, т.е. является хребтом организации.

Организационная структура управления — это совокупность всех элементов и звеньев системы управления и установленных между ними постоянных связей. Она выражает определенную технологию управленческой деятельности, процессы разделения и кооперации труда в сфере управления, последовательность реализации управленческих процедур. Она также связывает структуру и функции управления.

Организационная структура является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) внутри компании.

Решение о проектировании организационной структуры управления принимается тогда, когда действующая структура неэффективна. В процессе проектирования ставится задача создания такой структуры управления, которая бы наиболее полно отражала цели и задачи организации, т.е. речь идет о том, чтобы вновь созданная структура наилучшим образом позволяла организации взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и таким образом удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

Процесс проектирования оргструктуры состоит из трех основных этапов:

анализ оргструктур;

проектирование;

оценка эффективности.

В зависимости от характера связей между подразделениями организации различают следующие виды организационных структур: линейную, функциональную, линейно - функциональную (штабную) и матричную.

Линейная организационная структура основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция.

Функциональная организационная структура основана на создании подразделений для выполнения определённых функций на всех уровнях управления.

Линейно-штабная организационная структура управления, при такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив.

Матричная организационная структура управления создается путем совмещения структур двух видов: линейной и программно-целевой.

Разделение управленческого труда – это разграничение и обособление различных видов деятельности управленческого персонала.

Кооперация управленческого труда – совместное участие работников в одном или связанных между собой процессах управления.

Должностная инструкция определяет обязанности, права, ответственность, квалификационные и другие требования к работнику в соответствии с занимаемой долж­ностью.

Должностные инструкции разрабатываются в соответствии с положением о структурном подразделении.

Должностные инструкции должны предусматривать:

обеспечение рационального распределения работ между должностными лицами при подготовке, оформлении, принятии и оценке исполнения управленческих решений;

регламентацию всех видов деятельности работника;

оценку качества труда работника.

Должностные инструкции состоят из следующих разделов:

общие положения;

цели деятельности работника;

функции (обязанности);

права;

ответственность;

приложения.

В разделе "Общие положения" указываются:

подразделение аппарата управления, которым руководит или в котором работает данное должностное лицо;

подчиненность данного работника;

порядок его назначения на должность и освобождения от занимаемой должности;

квалификационные требования;

что должен знать и уметь (перечень руководящих и методических материалов);

периодичность и порядок аттестации;

кто замещает данное должностное лицо в случае его отсутствия;

перечень правовых, нормативных и других документов, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе "Цели деятельности" четко формулируются основные технико-экономические показатели деятельности предприятия, достижение которых должен обес­печить данный работник своим трудовым вкладом.

В разделе "Функции" дается перечень всех видов функций и работ, возлагаемых на данное должностное лицо при формировании соответствующих закрепленным функциям управленческих решений.

Следует раскрыть содержание работ, периодичность их выполнения, наименование итоговых документов.

В разделе "Права" приводится полный перечень прав данного должностного лица, необходимых ему для успешного выполнения своих обязанностей.

В этом разделе предусматривается право:

принимать решения;

управлять деятельностью подчиненных;

требовать определенных действий от других должностных лиц:

давать оценку полноты, качества и своевременности выполненных подчиненными лицами и организациями работ, а также предложения по стимулированию за определенные достижения в работе.

В разделе "Ответственность" перечисляются работы, за выполнение которых данное должностное лицо несет дисциплинарную, материальную и юридическую ответственность.

Должностные инструкции рекомендуется разрабатывать с учетом введенных в действие руководящих и методических материалов и других директивных документов, регламентирующих деятельность служащих.

Должностные инструкции должны основываться на положениях о структурных подразделениях с тем, чтобы весь комплекс функций был полностью и четко распре­делен между работниками данного подразделения.

Положение о структурном подразделении является локальным нормативным актом организации, который определяет порядок создания подразделения, правовое и административное положение подразделения в структуре организации, задачи и функции подразделения, его права и взаимоотношения с другими подразделениями организации, ответственность подразделения в целом и его руководителя.

Присваивая структурному подразделению наименование, в первую очередь, необходимо определиться с тем, какой вид подразделения создается. Наиболее распространенным является структурирование организации на следующие подразделения:

1) управления.

2) отделения

3) департаменты

4) отделы

5) службы

6) бюро

Основными реквизитами положения о структурном подразделении как документа являются:

1) наименование организации;

2) наименование документа (в данном случае — Положение);

3) регистрационный номер;

4) заголовок к тексту (в данном случае он формулируется как ответ на вопрос, о каком структурном подразделении это Положение, например: «О финансовом отделе», «Об отделе кадров»);

5) гриф утверждения. Как правило, положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом). Учредительными документами или локальными нормативными актами организации право утверждать положения о структурных подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В отдельных организациях принято, что положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица;

6) текст;

7) отметки о согласовании (если Положение в соответствии с принятыми в организации правилами подлежит внешнему согласованию, то проставляется гриф согласования, если только внутреннему — то визы согласования). Обычно проект Положения проходит только внутреннее согласование. Перечень структурных подразделений, с которыми он согласовывается, определяется организацией самостоятельно.

Проект Положения о структурном подразделении подлежит согласованию:

с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);

с заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;

с руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;

с начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации.

Текст Положения может быть структурирован на разделы и подразделы. Наиболее простой является структуризация на разделы:

1. «Общие положения».

2. «Цели и задачи».

3. «Функции».

4. «Права».

Более сложной является структура, в которой к вышеперечисленным разделам добавляются разделы:

«Структура и штатная численность»;

«Руководство (управление)»;

«Взаимодействие»;

«Ответственность».