Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.

Электронный документооборот - это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

Осуществление электронного документооборота дает дополнительные возможности для всего делопроизводства, повышая эффективность процессов подготовки и обработки каждого документа, но вместе с тем накладывает определенные ограничения и предъявляет некоторые требования к организации рабочего места деловода.

Преимущества применения электронных документов:

упрощается и ускоряется сбор, обработка и систематизация всей информации;

существенно ускоряется компьютерная обработка документов;

оперативная (практически мгновенная) передача документов на любые расстояния при рассылке их по электронной почте;

при хранении электронных документов не требуются большие площади для архивов;

создание электронных архивов позволяет использовать уже полученную информацию для подготовки новых документов;

повышается эффективность работы;

наличие базы шаблонов документов уменьшает время на создание новых;

уменьшение расходования бумаги при работе с проектом электронного документа и внесении каких-либо изменений до вывода на бумагу;

рассылка проекта документа одновременно нескольким визирующим;

рассылка документа одновременно нескольким адресатам по электронной почте.

Недостатки электронных документов:

необходимость наличия определенных технических средств для создания и дальнейшей работы, а также хранения документов;

защита информации, содержащейся в документах, от несанкционированных изменений.

Существует еще одна проблема, которая вытекает из особенности представления информации в электронном виде - копирование электронной информации. Одним из наиболее важных преимуществ представленной в электронной форме информации является легкость ее копирования. Поэтому при передаче по каналам связи электронного документа его необходимо защитить, во избежание инцидентов, от несанкционированного копирования. Однако на передающем конце остается контрольная копия. Она может рассматриваться как заверенная исполнителем копия документа. Но если заверить ее электронно-цифровой подписью, снабдив при этом всеми необходимыми атрибутами, тогда будет изготовлен один документ в двух экземплярах, которые имеют равную юридическую силу.