Требования к конструированию бланков документов. Виды бланков.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу.

Документы состоят из отдельных обязательных элементов оформления, которые принято называть реквизитами.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

· 20 - левое;

· 10 - правое;

· 20 - верхнее;

· 10 - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

· центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

· флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.

10. Содержание

    • Законодательные регулирование управления документацией в организации.
    • Нормативно-методическая база, регулирующая порядок документирования информации и работу с документами.
    • Гост р исо 15489-1-2007. Сибид. Управление документацией. Его структура и основные положения.
    • Понятия «информация» «документ», «электронный документ», их развитие. Связь информации и документа.
    • Общие и частные функции документа. Свойства документной информации.
    • Текстовое документирование и этапы его развития.
    • Материал для документирования. Его развитие.
    • Классификации документов. Виды и методы.
    • Требования к конструированию бланков документов. Виды бланков.
    • Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
    • Понятия “унификация” и “стандартизация” документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх в.
    • Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.
    • Алгоритм подготовки документа.
    • Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.
    • Характеристика состава и область применения организационных документов; требования к их составлению и оформлению.
    • Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.
    • Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.
    • Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.
    • Документирование коллегиальной деятельности. “Сценарий” подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.
    • Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.
    • Формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления). Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.
    • Регламентация должностных обязанностей работников службы доу. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.
    • Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок составления и оформления.
    • Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота.
    • Технология обработки входящих документов.
    • Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.
    • Порядок подготовки и обработки исходящих документов.
    • Организация контроля исполнения документов и поручений.
    • Организация текущего хранения дел. Номенклатуры дел: виды, порядок составления, особенности оформления.
    • Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов.
    • Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.
    • Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
    • Определение понятий “объект” и “субъект” оргпроектирования. Теоретические основы организации, планирования и проектирования систем управления
    • Основные стадии (этапы) оргпроектирования, особенности каждого из этапа.
    • Виды норм труда и нормативов. Методы их обоснования и разработки.
    • Понятие цели. Процесс установления целей организации. Система целей организации.
    • Проектирование организационной структуры. Разделение и кооперация управленческого труда. Методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.
    • Организация рабочих мест персонала управления в системе доу. Диагностика и проектирование условий труда работников в системе доу.
    • Основные направления и функции подсистемы управления персоналом. Разработка системы найма и отбора персонала.
    • Система обучения и продвижения персонала. Система оплаты и мотивации персонала.
    • Кадровая информационно-документационная система.
    • Документационное обеспечение приема работника на работу.
    • Документационное обеспечение движения персонала.
    • Документационное обеспечение увольнения работника.
    • Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
    • Понятие информационного обеспечения управления, его структура.
    • Назначение и структура унифицированных систем документации (усд).
    • Цели и методы унификации управленческих документов.
    • Информационный менеджмент как методология информационного обеспечения управления
    • Значение международных стандартов и нормативных документов в области работы с электронными документами и асдоу
    • Российская законодательная и нормативная правовая база в области работы с электронными документами и ас доу
    • Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.
    • Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.
    • Анализ рынка ас доу в России: классификации, основные игроки, тенденции развития.
    • Предпроектное обследование организации для внедрения ас доу.
    • Документационное сопровождение процедуры внедрения ас доу.
    • Экономическая эффективность электронного документооборота и метода ее расчета.
    • Правовой статус и возможности электронной почты в ас доу.
    • Концепция «электронного правительства»: теория, российская практика, законодательное обеспечение реализации в России.
    • Типология электронных систем управления документами.
    • Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.
    • Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.
    • Автоматизированное рабочее место (арм): понятие, принципы построения.
    • Понятие и типология информационных технологий доу.
    • Справочные системы правовой информации.
    • Информационные технологии защиты документной информации.
    • Прикладные программы автоматизации управления кадрами.
    • Применение баз данных в организации документооборота.
    • Информационные технологии хранения документов.