Алгоритм подготовки документа.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

сбор данных по управленческому вопросу;

составление проекта распорядительного документа;

согласование проекта распорядительного документа;

подписание документа.

Сбор данных по управленческому вопросу начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа — изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как подготавливаемый документ, для того чтобы обладать необходимой юридической силой, не должен противоречить установленным законом нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, внутренние распорядительные документы организации. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

Составление проекта распорядительного документа выполняется исполнителем на основе первого этапа подготовки.

Согласование проекта документа исполнитель проводит, прежде всего, с тем руководителем, который давал задание на разработку распорядительного документа. На этом этапе документ может неоднократно редактироваться и дополняться по указанию руководителя.

После того как исполнитель получает одобрение руководителя на представленный текст, он обязан отпечатать его на соответствующем бланке с соблюдением правил расположения и оформления всех необходимых для данного вида документа реквизитов и провести согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами (или организациями). Количество согласующих инстанций определяет руководитель. В любой управленческой структуре, как правило, складывается типовая процедура внутреннего согласования, т.е. известен состав должностных лиц, визирующих проект распорядительного документа и последовательность визирования. Внешнее согласование определяется требованиями законов, нормативных правовых актов, нормами и правилами выпуска тех или иных документов, установленными положениями (уставами) тех учреждений и организаций, с которыми проводится согласование.

Согласование выполняет тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит повторному полному согласованию.

Подписание документа. Перед передачей документа на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен — особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений, организаций, наименования, номера и даты упоминаемых правовых актов или иных документов. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию документа, с этого момента документ приобретает статус официально изданного.

15. Содержание

    • Законодательные регулирование управления документацией в организации.
    • Нормативно-методическая база, регулирующая порядок документирования информации и работу с документами.
    • Гост р исо 15489-1-2007. Сибид. Управление документацией. Его структура и основные положения.
    • Понятия «информация» «документ», «электронный документ», их развитие. Связь информации и документа.
    • Общие и частные функции документа. Свойства документной информации.
    • Текстовое документирование и этапы его развития.
    • Материал для документирования. Его развитие.
    • Классификации документов. Виды и методы.
    • Требования к конструированию бланков документов. Виды бланков.
    • Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
    • Понятия “унификация” и “стандартизация” документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх в.
    • Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.
    • Алгоритм подготовки документа.
    • Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.
    • Характеристика состава и область применения организационных документов; требования к их составлению и оформлению.
    • Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.
    • Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.
    • Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.
    • Документирование коллегиальной деятельности. “Сценарий” подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.
    • Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.
    • Формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления). Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.
    • Регламентация должностных обязанностей работников службы доу. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.
    • Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок составления и оформления.
    • Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота.
    • Технология обработки входящих документов.
    • Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.
    • Порядок подготовки и обработки исходящих документов.
    • Организация контроля исполнения документов и поручений.
    • Организация текущего хранения дел. Номенклатуры дел: виды, порядок составления, особенности оформления.
    • Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов.
    • Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.
    • Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
    • Определение понятий “объект” и “субъект” оргпроектирования. Теоретические основы организации, планирования и проектирования систем управления
    • Основные стадии (этапы) оргпроектирования, особенности каждого из этапа.
    • Виды норм труда и нормативов. Методы их обоснования и разработки.
    • Понятие цели. Процесс установления целей организации. Система целей организации.
    • Проектирование организационной структуры. Разделение и кооперация управленческого труда. Методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.
    • Организация рабочих мест персонала управления в системе доу. Диагностика и проектирование условий труда работников в системе доу.
    • Основные направления и функции подсистемы управления персоналом. Разработка системы найма и отбора персонала.
    • Система обучения и продвижения персонала. Система оплаты и мотивации персонала.
    • Кадровая информационно-документационная система.
    • Документационное обеспечение приема работника на работу.
    • Документационное обеспечение движения персонала.
    • Документационное обеспечение увольнения работника.
    • Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
    • Понятие информационного обеспечения управления, его структура.
    • Назначение и структура унифицированных систем документации (усд).
    • Цели и методы унификации управленческих документов.
    • Информационный менеджмент как методология информационного обеспечения управления
    • Значение международных стандартов и нормативных документов в области работы с электронными документами и асдоу
    • Российская законодательная и нормативная правовая база в области работы с электронными документами и ас доу
    • Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.
    • Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.
    • Анализ рынка ас доу в России: классификации, основные игроки, тенденции развития.
    • Предпроектное обследование организации для внедрения ас доу.
    • Документационное сопровождение процедуры внедрения ас доу.
    • Экономическая эффективность электронного документооборота и метода ее расчета.
    • Правовой статус и возможности электронной почты в ас доу.
    • Концепция «электронного правительства»: теория, российская практика, законодательное обеспечение реализации в России.
    • Типология электронных систем управления документами.
    • Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.
    • Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.
    • Автоматизированное рабочее место (арм): понятие, принципы построения.
    • Понятие и типология информационных технологий доу.
    • Справочные системы правовой информации.
    • Информационные технологии защиты документной информации.
    • Прикладные программы автоматизации управления кадрами.
    • Применение баз данных в организации документооборота.
    • Информационные технологии хранения документов.