Анализ рынка ас доу в России: классификации, основные игроки, тенденции развития.

При анализе рынка АС ДОУ можно обратиться за помощью к специализированным консультантам или исследовательским агентствам, которые собирают информацию о существующих продуктах и постоянно отслеживают все изменения и достижения в данной предметной области. Они могут помочь более объективно сравнить многие параметры АС ДОУ.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления.

При выборе СЭД важно обратить внимание, есть ли возможность установления связей между документами и классификации этих связей.

На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

«CompanyMedia», ИнтерТраст;

«LanDocs», Ланит;

«Optima Workflow», Оптима;

«БОСС-Референт», АйТи;

«Дело», Электронные Офисные Системы;

«Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologies.

«PayDox», PayBot LLC.

В целях оценки АС ДОУ можно выделить следующие основные группы параметров:

1. Область применения системы. При определении области применения АС ДОУ необходимо определить, на какую организационную структуру предприятия рассчитана система (одно структурное подразделение, все структурные подразделения одной организации (включая территориально удаленные), несколько организаций);

2. Функциональные характеристики системы (функции ДОУ). Может быть выделено значительное множество функциональных характеристик АС ДОУ.

3. Эксплуатационные характеристики. При оценке эксплуатационных характеристик системы необходимо учитывать объем документооборота (АС ДОУ должна обеспечивать работу со всеми документами организации в рамках своего функционального назначения; возможности системы должны соответствовать реальным объемам документооборота организации и иметь необходимый резерв); эксплуатационную надежность системы (АС ДОУ должна обладать достаточным запасом надежности; сбои и поломки программно-технических средств АС ДОУ не должны сказываться на безопасности и сохранности документационного фонда организации); количество одновременно работающих пользователей.

4. Программная реализация системы. При анализе программной реализации автоматизированной системы оцениваются такие технические и технологические характеристики, как:

4.1 Интеграция с программными приложениями,

4.2 Интеграция в информационную среду организации:

4.2.1 Возможность подключения к системе других модулей, разработанных той же компанией, другими компаниями или самостоятельно;

4.2.2 Выделение в системе коммуникационного ядра, предназначенного для администрирования, разработки и самостоятельного использования;

возможность автоматического внесения в систему сведений о структуре организации;

возможность обеспечения информационного единства организации; возможность интеграции с существующими средствами автоматизации ДОУ; возможность включения всех документов, баз и банков данных без искажений, потерь информации и изменения характеристик; возможность интеграции с архивом организации);

Поддержка русского языка (АС ДОУ должна поддерживать работу на русском языке, помимо возможности ввода и получения информации на русском языке, в АС ДОУ должны быть русифицированные экранные сообщения и подсказки, а также возможность сортировки данных и поиска информации по различным словам и выражениям на русском языке); технические требования АС ДОУ (технология клиент-сервер); средства разработки в АС ДОУ (возможность самостоятельных модификаций, наличие API); операционная системам серверной части АС ДОУ; операционная система клиентской части АС ДОУ; используемая в качестве основы система управления базами данных; программный комплекс, используемый АС ДОУ; телекоммуникационные возможности; аппаратные возможности серверной и клиентской части); маршрутизация документов (в зависимости от задач управления и делопроизводственной практики организации при выборе АС ДОУ следует обращать внимание на возможность фиксации или изменения маршрута документа); отслеживание версий и подверсий документов; возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей; наличие в АС ДОУ модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами); возможность совместной работы над документами; протоколирование действий в системе.

5. Технология делопроизводства. Технология делопроизводства, поддерживаемая АС ДОУ, может быть "российской" или "западной". АС ДОУ, поддерживающие российские технологии процессов делопроизводства, в первую очередь ориентированы на использование в государственных учреждениях и сохраняют все принятые в них традиции и нормы делопроизводства (четко выраженный характер движения документов внутри организации, отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационно-контрольных формах, специализированные службы для обеспечения единого порядка обработки документов). АС ДОУ, поддерживающие "западные" технологии делопроизводства (движение документов преимущественно горизонтальное, отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля, регистрация документов непосредственными исполнителями, отсутствие специализированных служб ДОУ), ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев. Основной особенностью "западной" технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.

6. Способы защиты системной информации. Для обеспечения информационной безопасности могут использоваться аппаратные, программные и организационные способы.

7. Открытость и масштабируемость системы. АС ДОУ должна иметь возможность быть модернизированной без существенных экономических и организационных затрат, баз потери информации в соответствии с возможными изменениями в ДОУ организации. Корпоративные системы автоматизации работы с документами, будучи один раз установлены и настроены, меняются достаточно редко, так как замена или существенная модернизация - это процесс дорогостоящий и сложный, причем не столько с точки зрения затрат на собственно покупку новой версии программы, сколько с точки зрения трудоемкости настройки и необходимости переобучения сотрудников. Поэтому если компьютерный парк в компаниях обычно меняется каждые 6-8 лет, с соответствующим переходом на новые версии операционной системы и основных офисных приложений, то сложные корпоративные программы могут использоваться по 10-15 лет без существенной модернизации.

О проблеме модернизации было сказано в части этапов автоматизации, в разделе технического задания.

8. Стоимость. По мнению Марины Тарасовой, цена – это одна и основополагающих проблем при внедрении АС. Именно относительно высокие цены в России не позволяют использовать СЭД в небольших компаниях. Материальные расходы не заканчиваются при покупке программы, что обязательно нужно учитывать

Активное включение в автоматизированную обработку документов участников делопроизводственного процесса повысит исполнительскую дисциплину, оперативность и качество контроля выполнения поручений, программ и планов.