Понятие информационного обеспечения управления, его структура.
Информационное обеспечение управленческой деятельности — это осуществление действии по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.
Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:
- удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
- определение и отбор источников информации;
- правильная интерпретация и систематизация полученных данных:
- проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
- исключение дублирования информации:
- представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
- многократное использование полученной информации;
- постоянное обновление данных.
Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.
Для каждой функции управления задачами информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.
Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых — логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационные сообщения, информационный массив, информационный поток, информационная система. Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению.
Информационное обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:
- сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов:
- документационное оформление планов и доведение их до исполнителей:
- получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.
Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:
- сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;
- сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;
- доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;
- документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;
- предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.
Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:
- сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;
- сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;
- сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);
- организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;
- доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;
- сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.
Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:
- сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками:
- доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;
- документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;
- доведение данных решений до исполнителей;
- предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.
- Законодательные регулирование управления документацией в организации.
- Нормативно-методическая база, регулирующая порядок документирования информации и работу с документами.
- Гост р исо 15489-1-2007. Сибид. Управление документацией. Его структура и основные положения.
- Понятия «информация» «документ», «электронный документ», их развитие. Связь информации и документа.
- Общие и частные функции документа. Свойства документной информации.
- Текстовое документирование и этапы его развития.
- Материал для документирования. Его развитие.
- Классификации документов. Виды и методы.
- Требования к конструированию бланков документов. Виды бланков.
- Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
- Понятия “унификация” и “стандартизация” документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх в.
- Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.
- Алгоритм подготовки документа.
- Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.
- Характеристика состава и область применения организационных документов; требования к их составлению и оформлению.
- Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.
- Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.
- Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.
- Документирование коллегиальной деятельности. “Сценарий” подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.
- Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.
- Формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления). Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.
- Регламентация должностных обязанностей работников службы доу. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.
- Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок составления и оформления.
- Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота.
- Технология обработки входящих документов.
- Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.
- Порядок подготовки и обработки исходящих документов.
- Организация контроля исполнения документов и поручений.
- Организация текущего хранения дел. Номенклатуры дел: виды, порядок составления, особенности оформления.
- Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов.
- Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.
- Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
- Определение понятий “объект” и “субъект” оргпроектирования. Теоретические основы организации, планирования и проектирования систем управления
- Основные стадии (этапы) оргпроектирования, особенности каждого из этапа.
- Виды норм труда и нормативов. Методы их обоснования и разработки.
- Понятие цели. Процесс установления целей организации. Система целей организации.
- Проектирование организационной структуры. Разделение и кооперация управленческого труда. Методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.
- Организация рабочих мест персонала управления в системе доу. Диагностика и проектирование условий труда работников в системе доу.
- Основные направления и функции подсистемы управления персоналом. Разработка системы найма и отбора персонала.
- Система обучения и продвижения персонала. Система оплаты и мотивации персонала.
- Кадровая информационно-документационная система.
- Документационное обеспечение приема работника на работу.
- Документационное обеспечение движения персонала.
- Документационное обеспечение увольнения работника.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Понятие информационного обеспечения управления, его структура.
- Назначение и структура унифицированных систем документации (усд).
- Цели и методы унификации управленческих документов.
- Информационный менеджмент как методология информационного обеспечения управления
- Значение международных стандартов и нормативных документов в области работы с электронными документами и асдоу
- Российская законодательная и нормативная правовая база в области работы с электронными документами и ас доу
- Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.
- Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.
- Анализ рынка ас доу в России: классификации, основные игроки, тенденции развития.
- Предпроектное обследование организации для внедрения ас доу.
- Документационное сопровождение процедуры внедрения ас доу.
- Экономическая эффективность электронного документооборота и метода ее расчета.
- Правовой статус и возможности электронной почты в ас доу.
- Концепция «электронного правительства»: теория, российская практика, законодательное обеспечение реализации в России.
- Типология электронных систем управления документами.
- Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.
- Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.
- Автоматизированное рабочее место (арм): понятие, принципы построения.
- Понятие и типология информационных технологий доу.
- Справочные системы правовой информации.
- Информационные технологии защиты документной информации.
- Прикладные программы автоматизации управления кадрами.
- Применение баз данных в организации документооборота.
- Информационные технологии хранения документов.