Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок составления и оформления.

Инструкция по делопроизводству – основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГСДОУ, ГОСТов, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.

Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.

- Раздел 1 "Общие положения".

- Раздел 2 "Документооборот".

- В разделе 3 "Регистрация документов".

- Раздел 4 "Организация справочной работы".

- В разделе 5 "Контроль за исполнением документов".

- Раздел 6 "Оперативное хранение документов".

- В раздел 7 "Подготовка документов к сдаче в архив".

В разделе «Общие положения» устанавливают:

сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

ответственность за ее несоблюдение;

подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

нормативно-методическую базу.

Раздел «Документооборот» включает:

порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

основные инстанции движения документов;

порядок подготовки и отправки исходящих документов;

порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

сроки, формы и методы регистрации;

правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);

включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);

порядок систематизации и классификации справочной информации;

технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

категории документов, подлежащих обязательному контролю;

порядок их постановки на контроль;

технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

обязанности исполнителей;

типовые сроки исполнения;

порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;

правила формирования в дела отдельных категорий документов;

порядок разработки и использования номенклатуры дел;

порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

правила подготовки дел к хранению;

требования к описанию и оформлению дел;

порядок передачи дел в архив.

Инструкции по делопроизводству обычно имеют приложения, в которых даются образцы форм (регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни документов (например, документов, не подлежащих регистрации; документов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или нормативные документы (положение о ЦЭК организации).

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы.

Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она будет введена в действие, а также перечисляются необходимые подготовительные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно должен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.