Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.

Электронный архив - это система структурированного хранения электронных документов.

Электронные архивы предприятий являются основой системы производственного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.д.), электронные документы. Все чаще архивируется и корпоративная электронная корреспонденция.

Создание такого архива позволяет оптимизировать документооборот на предприятии, способствуя оперативному доступу к любому документу, возможности сортировки документации по заданному признаку, наилучшей сохранности документации в течение длительного времени, одновременному доступу к одному документу нескольких сотрудников, возможности использования цифровой подписи.

Однако, наличие электронного архива не исключает необходимости хранения бумажной документации определенного назначения, например, кадровой.

Для создания электронного архива и работы с ним необходимо специальное программное обеспечение и оборудование, призванные обеспечить переход от бумажного к электронному документообороту с учетом многообразия форматов документов, архивное накопление документов, быстрый их поиск и взаимодействие всех систем управления предприятием.

Преимуществами работы с электронными архивами являются:

длительное хранение без потери качества документов, цифровые документы временем не разрушаются и могут храниться практически вечно;

быстрый поиск и доступ к документам, с одним и тем же документом может работать несколько пользователей;

упрощённое внесение изменений;

работа с документами, учитывающими все последние обновления;

быстрый вывод на печать.

Создание электронного архива документов состоит из трех этапов работы:

Сканирование документов. В результате создаются точные копии документов со всеми подписями, резолюциями, печатями и т.д.

Индексация документов. Электронные документы индексируются по различным информационным полям: номер документа, дата создания, название и т.д.

Наполнение электронного архива. Главное требование к электронному архиву – обеспечение сохранности документов. Электронный архив имеет средства восстановления после сбоев.

В настоящее время электронные архивы становятся необходимым условием эффективной работы современного предприятия.

Практически во всех странах «легальная» жизнь электронных документов базируется на трех законах: об электронной цифровой подписи, об электронном документе, об электронной коммерции. В России к настоящему времени принят только первый.

Кроме того, непосредственное отношение к созданию и управлению электронными архивами имеют следующие акты:

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации";

Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи";

Стандарт РФ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

Инструкция Росархива "Основные правила работы архива организации".