Понятия “унификация” и “стандартизация” документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх в.

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Также, унификация – это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

Унификация документов является одним из методов их стандартизации

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Во второй половине XX века стал активно применяться системный подход в исследовании документа, было обращено серьёзное внимание на информационную природу документа, что привело не только к дальнейшему расширению, но и, самое главное, к углублению его понятия.

В 60-80-ые годы была разработана обширная законодательная база в области делопроизводства, созданы системы стандартов по документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, унифицированные системы документации. Совет министров РСФСР утвердил «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Главным архивным управлением изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», вышло постановление «О мерах по улучшению архивного дела СССР».

Тогда же была осознана необходимость создания Единой системы делопроизводства, унификации делопроизводственных работ. Разработку ЕГСД поручили Главному архивному управлению. Эта работа выполнялась в несколько этапов: подготовка «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства» (1965 г.); разработка методической программы исследований (1967 г.) совместно с учрежденным Всесоюзным научно-исследовательским и институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД); создание проекта основных положений ЕГСД (1970 г.). Наконец, в 1973 г. были изданы «Основные положения ЕГСД. В конце 80-ых гг. на ее основе была создана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Основными моментами развития делопроизводства в 80-ых гг. стало издание ГОСТ на управленческие документы, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) информации, унифицированных систем документации (УСД) и госстандартов на эти системы.

В начале 90-х был издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем и основные положения по ведению системы классификаторов и УСД.

Таким образом, в развитии делопроизводства России в XX веке были три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 20-30-е гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 40-50-е гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 60-90-е гг.

12. Понятие "юридическая сила документа". Состав реквизитов удостоверения документов, правила их оформления. Подлинники и копии. Виды копий. Порядок их удостоверений. Придание юридической силы документам на различных материальных носителях.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов является подписание, утверждение и проставление печати.

Подпись - обязательный реквизит документа. Документы подписываются руководящими работниками организаций в соответствии с их компетенцией, установленной правовыми актами.

Документы подписываются:

все распорядительные документы организации и документы, направляемые в вышестоящие органы, - руководителем организации, а в его отсутствие (отпуск, длительная командировка, болезнь) - заместителем, исполняющим его обязанности;

направляемые в министерства, ведомства, другие организации от имени организации, - руководителем организации или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей;

направляемые от имени служб и отделов (в соответствии с положениями о них) - начальниками (в отсутствие начальников - заместителями начальников) служб.

внутренние (не выходящие за пределы организаций) документы - доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Подписание руководителями служб и отделов правовых актов не допускается.

Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы) подписывают два лица - председательствующий и секретарь коллегиального органа.

Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При направлении документа в несколько адресов различных организаций и письма в два-четыре адреса печатается соответствующее количество экземпляров на бланках (пол копирку или ксерокопии), и все отправляемые экземпляры подписываются руководством.

Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки.При оформлении документа на бланке наименование организации или ее службы в реквизите "подпись" не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Когда документ подписывается несколькими руководителями равнозначной должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Расшифровка подписи в реквизитах "подпись", "гриф утверждения", "гриф согласования" состоит из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Расшифровка подписи в скобки не заключается.

Утверждение документа - особый способ удостоверения документа. санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.

Документы утверждаются руководителем организации или другими должностными лицами, в полномочия которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документа.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения или с определенной даты.

Каждая организация с учетом своей специфики разрабатывает и применяет перечень документов, подлежащих утверждению. В перечне следует указывать организацию или должностное лицо, которое имеет право утвердить данный документ.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (приказа, указания), - в тех случаях, когда требуются дополнительные действия (ввести его в действие с определенной даты, дать предписания и разъяснения).

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты утверждения.

Грифы УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы). Применяются печати гербовые и простые. На гербовой печати должно быть воспроизведено полное наименование в соответствии с утвержденным и зарегистрированным Уставом (положением) об организации.

Гербовая печать организации ставится на документах: удостоверяющих права лиц; устанавливающих факты, связанные с расходованием денежных средств и материальных ценностей; на уставах, положениях, доверенностях, договорах и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Гербовой печатью организации удостоверяются подписи руководителей организации и их заместителей.

Простая печать - это печать организации или ее структурного подразделения без полного (сокращенного) воспроизведения наименования, которой удостоверяются копии документов, направляемых в сторонние организации; размноженные экземпляры распорядительных документов (при их рассылке), справках о месте работы, листках нетрудоспособности и т.п.

При заверении документа или его копии печатью, ее следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала наименование должности лица, подписавшего документ.

Каждая организация на основе законодательства, а также руководствуясь перечнем основных видов документов, применяемых в организациях, должна разработать перечень документов, на которые ставится гербовая печать, и утвердить список лиц, подписи которых заверяются гербовой печатью.

ПОДЛИННИК - первый или единичный экземпляр документа.

КОПИЯ - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Существует множество видов копий:

отпуск - это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;

дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан;

выписка - копия части документа;

копия с копии - создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.

Один из экземпляров копии документа называется дублетным документом.

По способу воспроизведения копии могут быть:

ручные - получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке;

автоматические - представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии.

По времени воспроизведения копии делятся на:

одновременные - возникают одновременно с оригиналом (например, при написании через копировальную бумагу);

позднейшие копии (могут создаваться спустя многие годы и тысячи лет).

По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть:

графически тождественные (факсимильные) - фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения;

частично тождественные - обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа;

графически не тождественные копии - копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом;

рисованные копии - максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение текста, удостоверительные надписи) оригинала.

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

авторизованные, т.е. удостоверенные автором;

заверенные - копии, удостоверенные должностным лицом.

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.Допускается копию документа заверять печатью.

Согласно абзаца 4 пункта 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»:

«Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».

Для электронных документов в настоящее время существует ГОСТ 6.10.4--84 “Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”. Этот стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливают порядок внесения в них изменений.

Согласно данному ГОСТ электронный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

-регистрационный номер;

-регистрационную дату;

-подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;

-содержание документа;

-наименование организации - создателя документа;

-местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес.

Электронный документ имеет юридическую силу в случае снабжения его электронной цифровой подписью в порядке, установленном Законом РФ «Об электронной цифровой подписи». Вопросы собственности на электронные документы регулируются законом РФ «Об информации, информатизации и защите информации».