Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.

При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

- письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

- независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Служебное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращённое название организации-отправителя, её почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.

На бланке служебного письма может присутствовать изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или герба муниципального образования) или изображение эмблемы организации (товарного знака или знака обслуживания).

Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не воспроизводят, если на бланке помещён герб Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования. На бланке эмблема размещается на верхнем поле документа.

Наименование организации указывается на бланках писем в полном соответствии с учредительными документами организации. Над наименованием организации указывают сокращённое, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма.

Адресат - наименование и адрес получателя письма - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации получателя пишется в именительном падеже.

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и ёмким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и её расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами.

Существуют различные классификации деловых писем. Их можно подразделить на две группы:

письма, требующие ответа (письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-напоминание, претензионное письмо и др.);

письма, не требующие ответа (письмо-извещение, письмо-подтверждение и др.).

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

- гарантийное письмо;

- информационное письмо;

- сопроводительное письмо;

- письмо-извещение;

- письмо-приглашение;

- письмо-подтверждение;

- другие виды писем.

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:

По России

1. простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь - не более 10 часов)

2. телеграмма-письмо (не более 24 часов)

3. срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)

4. правительственная

5. международная.

По СНГ

1. простая (обыкновенная)

2. срочная

Виды телеграмм:

По России

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

уведомление телеграфом

уведомление телеграфом срочное

с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)

По СНГ

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)

заверенная

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

с доставкой на художественном бланке по случаю траура

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”).

Телефонограмма - документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи.Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.