Классификации документов. Виды и методы.

Классификация документов — одна из задач информационного поиска, заключающаяся в отнесении документа к одной из нескольких категорий на основании содержания документа.

Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация (лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Классифицировать документы — значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.

В целях выработки определенных правил составления и оформления документов, форм и методов работы с ними производится классификация документов по следующим признакам.

Документы классифицируют:

по видам:

- организационно-распорядительные (приказы, указания, постановления);

- справочно-информационные (письма, докладные записки, справки, протоколы);

- по личному составу (приказы по личному составу, заявления, автобиография, личный листок по учету кадров);

по форме:

- индивидуальные – разрабатываются конкретными организациями для

внутреннего пользования;

- типовые – разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями; носят обязательный характер;

- табличные;

- текстовые;

- анкетные;

- трафаретные – последние четыре вида документов; содержат текст с

постоянной и переменной информацией, причем постоянная информация занесена типографским способом, а для переменной информации, зависящей от конкретной ситуации, оставлены пробелы: такие документы значительно экономят время на их составление и оформление;

по происхождению:

- официальные – отражают работу учреждения по основной деятельности;

- личные (именные) – удостоверяют личность;

по месту происхождения:

- внешние – делятся на присылаемые из других учреждений или от частных лиц и направляемые в адрес других учреждений или частных лиц;

- внутренние – документы, которые издаются в учреждении и не выходят

за его пределы;

по срокам хранения:

- постоянного срока хранения;

- временного (свыше 10 лет);

- временного (до 10 лет включительно);

по гласности:

- секретные (дсп, секретно, конфиденциально);

- несекретные;

по средствам фиксации:

- рукописные – при их создании знаки письма наносят от руки;

- машинописные – при их создании знаки письма наносят техническими

средствами;

- графические – изобразительные документы, в которых изображение

объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

- звуковые – содержат звуковую информацию, зафиксированную системой звукозаписи;

- фотокинодокументы – изобразительные документы, содержание которых передается с помощью соответствующей аппаратуры;

по стадиям создания:

- оригиналы (подлинники) – первые или единичные экземпляры официальных документов;

- черновики – предварительные редакции документа;

- копии – полностью воспроизводят информацию подлинного документа

и все его внешние признаки или часть их: не имеют юридической силы;

- выписки – копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу (выписка из приказа, выписка из протокола);

- отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

- дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий

юридическую силу;

по срочности:

- срочные – телеграммы, документы с пометкой «срочно»;

- несрочные – документы, которые имеют типовой срок исполнения, устанавливаемый соответствующими правовыми актами, или индивидуальный,

который может быть указан в резолюции;

по наименованию:

- приказы, письма, справки, акты и др.