Гост р исо 15489-1-2007. Сибид. Управление документацией. Его структура и основные положения.

Указанный стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.

Положения указанного стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

Указанный стандарт:

- распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы (далее - организации);

- содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;

- содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001;

- содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

4. Содержание

   • Законодательные регулирование управления документацией в организации.
   • Нормативно-методическая база, регулирующая порядок документирования информации и работу с документами.
   • Гост р исо 15489-1-2007. Сибид. Управление документацией. Его структура и основные положения.
   • Понятия «информация» «документ», «электронный документ», их развитие. Связь информации и документа.
   • Общие и частные функции документа. Свойства документной информации.
   • Текстовое документирование и этапы его развития.
   • Материал для документирования. Его развитие.
   • Классификации документов. Виды и методы.
   • Требования к конструированию бланков документов. Виды бланков.
   • Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
   • Понятия “унификация” и “стандартизация” документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх в.
   • Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.
   • Алгоритм подготовки документа.
   • Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.
   • Характеристика состава и область применения организационных документов; требования к их составлению и оформлению.
   • Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.
   • Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.
   • Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.
   • Документирование коллегиальной деятельности. “Сценарий” подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.
   • Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.
   • Формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления). Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.
   • Регламентация должностных обязанностей работников службы доу. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.
   • Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок составления и оформления.
   • Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота.
   • Технология обработки входящих документов.
   • Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.
   • Порядок подготовки и обработки исходящих документов.
   • Организация контроля исполнения документов и поручений.
   • Организация текущего хранения дел. Номенклатуры дел: виды, порядок составления, особенности оформления.
   • Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов.
   • Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.
   • Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
   • Определение понятий “объект” и “субъект” оргпроектирования. Теоретические основы организации, планирования и проектирования систем управления
   • Основные стадии (этапы) оргпроектирования, особенности каждого из этапа.
   • Виды норм труда и нормативов. Методы их обоснования и разработки.
   • Понятие цели. Процесс установления целей организации. Система целей организации.
   • Проектирование организационной структуры. Разделение и кооперация управленческого труда. Методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.
   • Организация рабочих мест персонала управления в системе доу. Диагностика и проектирование условий труда работников в системе доу.
   • Основные направления и функции подсистемы управления персоналом. Разработка системы найма и отбора персонала.
   • Система обучения и продвижения персонала. Система оплаты и мотивации персонала.
   • Кадровая информационно-документационная система.
   • Документационное обеспечение приема работника на работу.
   • Документационное обеспечение движения персонала.
   • Документационное обеспечение увольнения работника.
   • Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
   • Понятие информационного обеспечения управления, его структура.
   • Назначение и структура унифицированных систем документации (усд).
   • Цели и методы унификации управленческих документов.
   • Информационный менеджмент как методология информационного обеспечения управления
   • Значение международных стандартов и нормативных документов в области работы с электронными документами и асдоу
   • Российская законодательная и нормативная правовая база в области работы с электронными документами и ас доу
   • Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.
   • Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.
   • Анализ рынка ас доу в России: классификации, основные игроки, тенденции развития.
   • Предпроектное обследование организации для внедрения ас доу.
   • Документационное сопровождение процедуры внедрения ас доу.
   • Экономическая эффективность электронного документооборота и метода ее расчета.
   • Правовой статус и возможности электронной почты в ас доу.
   • Концепция «электронного правительства»: теория, российская практика, законодательное обеспечение реализации в России.
   • Типология электронных систем управления документами.
   • Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.
   • Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.
   • Автоматизированное рабочее место (арм): понятие, принципы построения.
   • Понятие и типология информационных технологий доу.
   • Справочные системы правовой информации.
   • Информационные технологии защиты документной информации.
   • Прикладные программы автоматизации управления кадрами.
   • Применение баз данных в организации документооборота.
   • Информационные технологии хранения документов.