Нормативно-методическая база, регулирующая порядок документирования информации и работу с документами.

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами. Знание ключевых нормативных документов по ДОУ является обязательным для секретарей и других офисных работников.

Совокупность законов, других нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также документы, регламентирующие работу службы делопроизводства (структуру,

штаты, функции и т.д.), составляют нормативно-методическую базу делопроизводства, которая включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации, правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной

информации;

- государственную систему документационного обеспечения управления.

Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) устанавливает виды

и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических ниц государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

- порядок документирования информации;

- право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

- категории информации по уровню доступа к ней;

- порядок защиты информации.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов.

Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает результативность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; рекомендации по оформлению реквизитов документов и бланков документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В приложениях к ГОСТу даны схемы расположения реквизитов документов и образцы бланков документов.

В 1998 г. был принят ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное

дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

В целях сокращения количества документов, применяемых в деятельности учреждений, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных проводятся работы по унификации и созданию унифицированных систем документов (УСД) – совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В настоящее время действует восемь УСД:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

- унифицированная система внешнеторговой документации.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной

информации – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и не утративших силу общесоюзных классификаторов.

Примером может служить Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению.

Требования по организации делопроизводства изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Основная цель создания ГСДОУ –упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов,

инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих документов.

На основании ГСДОУ и ГОСТов в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов была разработана Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая установила общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. В качестве приложения к инструкции даны образцы основных документов.

Каждое учреждение на основе типовой инструкции разрабатывает индивидуальную инструкцию по делопроизводству, которую утверждает руководитель федерального органа исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством (Росархивом).

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием

для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда.