Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;

протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

фельдъегерской или курьерской связью;

секретарями;

с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

28. Содержание

    • Законодательные регулирование управления документацией в организации.
    • Нормативно-методическая база, регулирующая порядок документирования информации и работу с документами.
    • Гост р исо 15489-1-2007. Сибид. Управление документацией. Его структура и основные положения.
    • Понятия «информация» «документ», «электронный документ», их развитие. Связь информации и документа.
    • Общие и частные функции документа. Свойства документной информации.
    • Текстовое документирование и этапы его развития.
    • Материал для документирования. Его развитие.
    • Классификации документов. Виды и методы.
    • Требования к конструированию бланков документов. Виды бланков.
    • Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
    • Понятия “унификация” и “стандартизация” документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх в.
    • Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.
    • Алгоритм подготовки документа.
    • Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.
    • Характеристика состава и область применения организационных документов; требования к их составлению и оформлению.
    • Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.
    • Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.
    • Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.
    • Документирование коллегиальной деятельности. “Сценарий” подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.
    • Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.
    • Формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления). Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.
    • Регламентация должностных обязанностей работников службы доу. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.
    • Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок составления и оформления.
    • Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота.
    • Технология обработки входящих документов.
    • Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.
    • Порядок подготовки и обработки исходящих документов.
    • Организация контроля исполнения документов и поручений.
    • Организация текущего хранения дел. Номенклатуры дел: виды, порядок составления, особенности оформления.
    • Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов.
    • Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.
    • Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
    • Определение понятий “объект” и “субъект” оргпроектирования. Теоретические основы организации, планирования и проектирования систем управления
    • Основные стадии (этапы) оргпроектирования, особенности каждого из этапа.
    • Виды норм труда и нормативов. Методы их обоснования и разработки.
    • Понятие цели. Процесс установления целей организации. Система целей организации.
    • Проектирование организационной структуры. Разделение и кооперация управленческого труда. Методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.
    • Организация рабочих мест персонала управления в системе доу. Диагностика и проектирование условий труда работников в системе доу.
    • Основные направления и функции подсистемы управления персоналом. Разработка системы найма и отбора персонала.
    • Система обучения и продвижения персонала. Система оплаты и мотивации персонала.
    • Кадровая информационно-документационная система.
    • Документационное обеспечение приема работника на работу.
    • Документационное обеспечение движения персонала.
    • Документационное обеспечение увольнения работника.
    • Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
    • Понятие информационного обеспечения управления, его структура.
    • Назначение и структура унифицированных систем документации (усд).
    • Цели и методы унификации управленческих документов.
    • Информационный менеджмент как методология информационного обеспечения управления
    • Значение международных стандартов и нормативных документов в области работы с электронными документами и асдоу
    • Российская законодательная и нормативная правовая база в области работы с электронными документами и ас доу
    • Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.
    • Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.
    • Анализ рынка ас доу в России: классификации, основные игроки, тенденции развития.
    • Предпроектное обследование организации для внедрения ас доу.
    • Документационное сопровождение процедуры внедрения ас доу.
    • Экономическая эффективность электронного документооборота и метода ее расчета.
    • Правовой статус и возможности электронной почты в ас доу.
    • Концепция «электронного правительства»: теория, российская практика, законодательное обеспечение реализации в России.
    • Типология электронных систем управления документами.
    • Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.
    • Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.
    • Автоматизированное рабочее место (арм): понятие, принципы построения.
    • Понятие и типология информационных технологий доу.
    • Справочные системы правовой информации.
    • Информационные технологии защиты документной информации.
    • Прикладные программы автоматизации управления кадрами.
    • Применение баз данных в организации документооборота.
    • Информационные технологии хранения документов.