Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

- обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,

- совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

· функции, связанные с документированием управленческой деятельности:

- разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,

- обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов,

- контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

· функции, связанные с организацией работы с документами:

- установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации),

- обработка поступающих и отправляемых документов,

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,

- разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,

- предварительное рассмотрение документов,

- контроль за исполнением документов,

- систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,

- подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,

- обеспечение зашиты документной информации,

- организация работы с обращениями граждан;

· функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

- разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,

- проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,

- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами,

- разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

В организациях, не имеющих в структуре службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя, в структурных подразделениях секретарь подразделения или другое специально назначенное лицо.

Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел.

4. Секретарь.

Службе ДОУ должны быть предоставлены следующие права:

требовать от руководителей структурных подразделений, подведомственных организаций, работников организации выполнения установленных правил создания, обработки, хранения и использования документов;

запрашивать в структурных подразделениях и подведомственных организациях информацию, необходимую для организации работы с документами и оценки ее результатов;

возвращать работникам организации - исполнителям документов и поручений - неправильно оформленные документы, документы, подготовленные с нарушением установленных правил согласования и удостоверения документов;

готовить проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений) по вопросам деятельности службы ДОУ, организации и совершенствования работы с документами;

представлять руководству организации предложения о совершенствовании работы с документами, повышении исполнительской дисциплины, совершенствовании форм и методов труда, создании благоприятных условий труда.

Служба ДОУ несет ответственность за:

- обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

- выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

Виды работ службы ДОУ:

- технологические;

-организационные;

- контрольные;

-методические.