Назначение и структура унифицированных систем документации (усд).

Унифицированная система документации (УСД ) ─ это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом.

По уровням управления, для которых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности.

Унифицированные системы документации устанавливает общегосударственный классификатор унифицированной документации – ОКУД.

Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, охватывающей унифицированные системы документации и соответствующие формы документов.

Что касается управленческой документации, интересующей нас в первую очередь, то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011—93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);

• унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);

• унифицированная система банковской документации (код 0400000);

• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);

• унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);

• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);

• унифицированная система документации по труду (код 0800000);

• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации (код 0900000);

• унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000);

В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

• первый и второй знаки (класс форм) — принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 02 — унифицированная система организационно-распорядительной документации;

• третий и четвертый знаки (подкласс форм) — общность содержания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 — документация по учету и распределению средств);

• пятый, шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 — расчетная ведомость по страховым взносам);

• восьмой знак — контрольное число.

Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.