Организация внутрифирменного планирования

Для создания и успешного функционирования системы внутрифирменного планирования должны быть созданы следующие предпосылки ²⁶:

1. Кадровые. Они включают готовность руководства управлять предприятием в рамках системы планирования на основе четко сформулированных целей и принципов управления. Выбор целей и установление требуемых путей их достижения непосредственно входят в процесс планирования. Далеко не все руководители отечественных предприятий в настоящих условиях придают планированию большое значение. Как правило, они прибегают к планированию не во избежание трудностей, а уже после того, как предприятие с ними столкнулось. Для успешного планирования требуются подготовленные субъекты планирования, недостаток которых сегодня обнаруживается на большинстве российских предприятий.

2. Организационные. На предприятии необходим отлаженный организационный механизм планирования. Органы управления и организационные единицы, образующие соответственно плановую и организационную пирамиды, должны перекрывать друг друга. Если с точки зрения внешних факторов планирование предполагает предвидение (прогноз) рыночных условий, то с точки зрения внутренних факторов – согласованность работы всех подразделений предприятия. Таким образом, планирование предполагает организационное единство предприятия.

3. Методические. Большинство предприятий самостоятельно разрабатывает плановую методическую документацию, включающую конкретные формы планов, сроки их утверждения и выполнения, средства контроля и пр. В отдельных случаях используются общие методические документы, рекомендуемые чаще всего государственными органами или банками (для получения кредитов).

4. Информационные. Они включают инструменты сбора, переработки и передачи планово-контрольной информации. К ним относятся: система управленческого и финансового учета, прогнозно-аналитическая система, рекламно-социологическая служба, система электронной обработки данных и др.

По нашему мнению, организация внутрифирменного планирования на предприятии должна включать четыре взаимосвязанных блока.

Первый блок определяет субъектов планирования. Субъекты планирования – это специалисты, которые в той или иной степени выполняют функции планирования. Формирование данного блока очень важно на первом этапе внедрения системы внутрифирменного планирования, т.к. именно от того, как подобраны субъекты планирования, как распределены функции и обязанности специалистов, зависит успех процесса планирования и, следовательно, эффективность деятельности всей организации.

Формирование персонала зависит от наличия в организации плановых структур. В случае принятия решения о создании отдела необходимо разработать «Положение о планово-экономическом отделе», в котором определены функции, обязанности и права отдела, количество его сотрудников. На основе такого положения формируются должностные инструкции работников отдела. Заключительным и самым важным этапом создания отдела является подбор персонала. Специалисты отдела должны иметь знания и навыки, касающиеся не только экономики, планирования и управления, но и знать специфику отрасли, к которой относится данная организация.

Если руководство предприятия решило, что нет необходимости создания самостоятельного подразделения по планированию, то между сотрудниками различных отделов должны быть распределены функции по выполнению плановой работы и закреплены в должностных инструкциях сотрудников. В таком случае руководителем плановой работы назначается, например, главный экономист.

Распределив обязанности по выполнению плановой работы между сотрудниками предприятия или планового отдела, необходимо определить линейные, функциональные и информационные связи между ними и между подразделениями предприятия.

Заключительным этапом является формирование организационной структуры планирования, в которой определяется состав плановых подразделений предприятия, количество планового персонала, отражается взаимосвязь подразделений и информационные потоки.

Второй блок механизма формирования системы внутрифирменного планирования обусловлен необходимостью наличия второго элемента системы – документарной базы. Для эффективного осуществления процесса планирования на предприятии необходимо разработать механизм планирования, который должен включать в себя цели и задачи планирования, функции и методы планирования. Такой механизм служит ядром системы внутрифирменного планирования организации, поэтому наличие четко разработанного механизма является основой эффективной деятельности по планированию на предприятии.

Имеет смысл, по нашему мнению, разрабатывать в организации документ, который бы официально закрепил все аспекты внутрифирменного планирования. Им может явиться «Положение о внутрифирменном планировании на предприятии», которое включало бы в себя следующие разделы: цели внутрифирменного планирования, функции планирования, методы и технология планирования, информационное обеспечение внутрифирменного планирования. В нем полностью раскрывается механизм планирования, начиная от целей планирования и заканчивая методами планирования.

На данном этапе формулирование целей планирования должно происходить укрупнено с учетом целей организации. Основной целью внутрифирменного планирования должна явиться эффективная деятельность структуры планирования.

Установление целей планирования и основных задач по их достижению должно осуществлять высшее руководство предприятия. При определении функций внутрифирменного планирования необходимо ориентироваться на те виды деятельности, которые осуществляются на конкретном предприятии.

При выборе методов планирования необходимо определить направление внутрифирменного планирования для конкретной организации: снизу вверх (децентрализованно), сверху вниз (централизованно) и интерактивно (во взаимодействии).

Планирование снизу вверх предполагает, что плановый отдел предприятия невелик, информация накапливается главным образом оперативными подразделениями, а цели, стратегии и производственные планы формируются подразделениями предприятий. В прерогативу планового отдела входит только установление форм плановых документов и координация плановой деятельности оперативных подразделений, план в большей степени составляется на нижнем уровне компании.

При планировании сверху вниз базовая информация, задачи каждого подразделения и ключевые моменты формируются на уровне предприятия в целом и служат для оперативных подразделений руководящей линией, а последние составляют тактические планы. В этом случае плановый отдел играет более важную роль, а оперативные подразделения обладают меньшими правами в формировании плановой политики.

Интерактивное планирование представляет собой средний вариант между двумя описанными выше схемами. Идеи формируются в процессе взаимодействия между высшим руководством, плановым отделом и внутрифирменными подразделениями. Плановый отдел накапливает информацию о внешнем окружении и ставит вопросы перед высшим руководством. Высшее руководство устанавливает цели и направления деятельности. Плановая политика формируется в процессе взаимодействия по вертикали. При этом существует разделение труда по вертикали. Некоторые направления, такие, как приобретение, участие в совместных предприятиях и новых проектах, которые нельзя поручить какому-либо одному подразделению, вырабатываются службами развития и планирования предприятия и осуществляются на уровне предприятия в целом. Внутрифирменные подразделения следуют директивам высшего руководства и формируют собственные планы.

Описание информационного обеспечения в Положении сводится к определению информационных потоков между теми подразделениями организации, которые принимают непосредственное участие во внутрифирменном планировании. Также в данном Положении утверждаются формы планов и отчетов, которые составляются на всех уровнях организации и имеют отношение к планированию. Помимо форм определяются требования к порядку и срокам их составления.

Составление этого раздела Положения о внутрифирменном планировании является началом следующего блока механизма формирования системы внутрифирменного планирования.

Третий блок механизма формирования системы внутрифирменного планирования предполагает определение средств, обеспечивающих процесс планирования. Они позволяют автоматизировать технологический процесс планирования: от сбора информации до принятия и реализации плановых решений. К ним относится информационное, техническое и программное обеспечение.

Информационное обеспечение внутрифирменного планирования включает в себя не только формирование информационных потоков, но и создание информационной системы, которая позволила бы управлять деятельностью фирмы исходя из принципов единого целого. Планирование нуждается в оперативной информации и детальной интерпретации собранных данных. В качестве информационных ресурсов могут выступать справочные системы Гарант, Консультант, Интернет, информационные потоки могут осуществляться, например, через корпоративную почту, также для осуществления процесса планирования на предприятии могут разрабатываться отделом АСУ специализированные программы (зарплата, себестоимость, заявки, складской учет и пр.).

Четвертый блок формирования системы внутрифирменного планирования основывается на результатах предыдущих блоков. Определив плановый персонал, обеспечив его необходимыми средствами и разработав механизм внутрифирменного планирования можно переходить непосредственно к процессу планирования в организации и разработке планов.

Процесс внутрифирменного планирования предполагает наличие определенной информации, которую собирают, анализируют и обрабатывают субъекты планирования. Эта информация охватывает весь процесс внутрифирменного планирования и определяет информационный характер планирования как основного элемента управленческой деятельности.

Контролируя выполнение планов, необходимо определять, требуется ли их корректировка. В случае отклонений от планов необходимо проследить последовательность их разработки, выявить места, по которым возникли вопросы, и принять соответствующие меры. В том случае, когда корректировка планов не требуется, необходимо проверить достижение поставленных целей. Цели планирования могут быть не достигнуты, несмотря на отсутствие отклонений планов. В таком случае необходимо оценить, правильно ли спланированы средства достижения целей и ресурсы планирования, а также пересмотреть выбор плановых решений.

Исаева Е.М.