3. Ревiзiя і контроль касових операцiй.

Після iнвентаризацiї ревізор починає ревiзiю касових операцiй. Вона проводиться суцільним методом перевірки видаткових та вибірковим методом перевірки прибуткових касових документів. При цьому перевіряється правильність їх оформлення ( наявність підписів на отримання, заповнення реквізитів, підписів керівника i головного бухгалтера, номера документа i дати здійснення операцiй., номера кореспондентського рахунку тощо) й законності здійснення касової операції.

Необхідно пересвідчитись, чи всі касові прибуткові i видаткові ордери та iншi документи заповнені чорнилом чітко, ясно, без помарок (ніякі підчищення i виправлення в цих документах не допускаються).

У процесі ревiзiї потрібно перевірити, чи не суміщали виконання обов’язків касира особи, якi працюють на посаді бухгалтера; чи не отримували виручку від реалiзацiї матеріальних цінностей особи, зв’язані з їх виробництвом або вiдповiдальнi за їх зберігання.

Перевіряючи касову дисциплiну, слід сконцентрувати увагу на можливих випадках використання грошей не за цільовим призначенням (наприклад, на господарські потреби) із сум, що отримані на виплату заробітної плати, використання касової виручки понад установлені норми, на своєчасність повернення до банку невикористаних коштів, а також і повноту, здачу в банк сум за іншими надходженнями.

При складанні прибуткових та видаткових касових ордерів вказують на підставу їх складання. Дані документи повинні бути погашені штампом або написом "Оплачено " із зазначенням дати i підписом касира. Відсутність штампів погашення створює умови для повторного їх використання. При перевірці прибуткових та видаткових касових ордерів потрібно також перевіряти додані до них документи.

Під час перевірки журналу реєстрації слід звернути увагу на роздільну нумерацію прибуткових i видаткових касових ордерів. Пропущення порядкових номерів може свідчити про факти порушень. Щоб їх виявити, потрібно перевірити, чи відсутні касові ордери зберігаються на підприємстві в окремій папці для анульованих ордерів.

Результативною може бути перевірка правильності реєстрації грошових чеків. Після щомісячного підрахунку кількості виписаних чеків i їх суми слід звірити ці данi з відповідними даними за касовими звітами. У разі виявлення розбіжностей з’ясовуються їхнi причини.

Під час ревiзiї доцільно вияснити, чи не передав керівник свого права першого підпису iншiй особі, виявити факти видачі грошей за ордерами чи платіжними відомостями, підписаними лише головним бухгалтером.

Під час проведення ревiзiї касових операцiй обов’язково вивчаються матеріали попередніх зовнішніх перевірок, наявність актів раптових інвентаризацій кас (не менш як один раз на квартал), що повинні проводитись комісією підприємства, акти передачі касової готівки на період відпустки касира та наявність наказів по підприємству.

Перевірка повноти i своєчасності оприбуткування готівки по касi проводиться:

- зіставлянням прибуткових касових ордерів на отримання готівки з банку із записами в касовій книзі, у тому числі й по валютних коштах, облік їх має вестися окремо, а також із відповідними записами у виписках .

Перевірка проводиться за сумами та датами отримання грошей.

- зіставлянням сум i дат на оприбуткування виручки в прибуткових касових ордерах із датами i сумами, проставленими у документах на реалізацію продукції готівкою, основних фондів та інших матеріальних цінностей (за даними складу, цеху) в кореспонденції з рахунком 70 „ дохід від реалізації” ;

- зіставлянням сум i дат у прибуткових касових документах i касовій книзі з первинними документами на сплату комунальних послуг та документами про надходження від об’єктів соціальної сфери підприємств побутового обслуговування i громадського харчування, підсобних господарств, що знаходяться на балансі підприємства у кореспонденції із субрахунком 23 „Обслуговуючі виробництва”;

- зіставлянням сум i дат у прибуткових касових документах з первинними документами про надані послуги чи відпущені матеріальні цінності стороннім організаціям при проведенні вибіркових зустрічних перевірок на об’єктах, яким надано такі послуги. При цьому контролюється достовірність i повнота оприбуткування повернених підзвітних сум по касi з даними журналу-ордера "Розрахунки з підзвітними особами" по кредиту рахунків 372 i по дебету 301 рахунків по руху підзвітних стосовно працівників та зіставлянням ідентичності їх підписів.

Згідно з порядком ведення касових операцій щодо використання готівкових коштів встановлені такі обмеження:

1) підприємство зобов’язане використовувати готівку, отриману в банку згідно з цілями, вказаними в чеку. У випадку порушення нараховується штраф на суму використану не за цільовим призначенням готівки;

2) сума платежу одного підприємства іншому не повинна перевищувати З тис. грн. протягом робочого дня. При цьому кількість підприємств, з якими проводяться розрахунки, не обмежується. При порушенні сума виплаченої готівки понад З тис. грн. додається до залишку готівки в касi на кінець кожного дня i порівнюється із встановленим лімітом з моменту здійснення порушення i до моменту його виявлення контролюючими органами;

3) підприємство, яке має заборгованість перед бюджетом, зобов’язане проводити оплату праці виключно готівкою, отриманою з рахунку в банку. В іншому випадку застосовуються санкції При цьому виплати, не пов’язані з оплатою праці, дозволяються;

4) видача готівки під звіт проводиться за умови повного звітування пiдзвiтної особи за попередній аванс.

Перевірка дотримання ліміту готівки каси — обов’язкове питання ревiзiї. Воно регламентується Указом Президента України "Про застосування санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки" від I2.06.1995р. № 436. Згідно з Указом передбачено штрафи:

— за перевищення встановлених лiмiтiв залишку готівки в касах - штраф у двократному розмірі суми виявлені понадлімітної готівки за кожен день до виявлення порушення;

— за неповне оприбуткування готівки - штраф у п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми;

— за перевищення встановлених термінів використання виданих під звіт готівки i видачу під звіт готівки без попереднього повного звітування —штраф у розмірі 25% виданих сум.

Перевірка готівкових видатків здійснюється зіставлянням записів у касовій книзі й касовому звіті з доданими видатковими касовими документами (видаткові касові ордери, платіжні відомості по виплаті заробітної плати, допомог, лікарняних, відпускних, відомості на виплату підзвітних сум, депонованої заробітної плати).

При перевірці видачі підзвітних сум потрібно перевірити журнал-ордер, який ведеться для обліку розрахунків з підзвітними особами. При цьому перевірка здійснюється по кожній особі, яка отримувала кошти під звіт. Перевірці підлягають наявні авансові звіти про використання готівки на потреби виробництва, господарські потреби, придбання матеріальних цінностей, закупівлю сільськогосподарської продукції тощо, а також додані первинні документи (накладна, чеки, розрахунки, квитанції, акти закупівлі, квитанції на закупки сільськогосподарської продукції від населення тощо).

Перевіряючи видані суми готівки під звіт, пов’язані зі службовим відрядженням, проводять розрахунок правильності їх визначення. Слід пам’ятати, що після повернення особа, яка була у відрядженні, протягом З робочих днів після повернення має подати в бухгалтерію звіт про витрачання готівки, а невитрачену готівку повернути в касу.

Законність видачі грошей з каси на виплату заробітної плати та на iншi виплати по платіжних відомостях перевіряється зіставлянням сум i дат у касовій книзі; касовому звіту, видаткових касових ордерах із доданими відомостями на виплату зарплати, лікарняних з особистими рахунками з нарахування зарплати або з розрахунково-платіжними відомостями, лікарняними листами, журналом обліку депонованих сум та іншими документами.

Платіжні відомості на виплату зарплати, премій перевіряються у такій послідовності:

- вiдповiднiсть платіжних відомостей розрахунковим відомостям;

- правильність підсумування i дублювання їх прописом;

- наявність на платіжних відомостях підписів керівника i головного бухгалтера, працівників, якi склали i перевірили їх;

- наявність підписів одержувачів грошей;

- наявність записів про депонування сум.

Бувають випадки, коли по касi списується готівка за оплаченими раніше вилученими з архіву документами, тому доцільно звіряти платіжні відомості з табелями обліку робочого часу.

За допомогою ревiзiї слід звірити данi видаткових касових ордерів з сум готівки, яку було здано до банку за квитанціями.

При списанні готівкових сум на виплату зарплати особам неспискового складу за видатковими касовими ордерами або платіжними відомостями треба зіставити суми та підписи осіб у платіжних документах із підписами i сумами у трудових угодах, а також провести зустрічні перевірки достовірності виконаних робіт та отриманих коштів.

Перевірка вiдповiдностi сум в облікових регістрах включає:

- звіряння сум, що відображені у відомості та журналi-ордерi „Каса” по дебету рахунка 301 "Каса в національній валюті", із даними журналу-ордера "Поточний рахунок" кредит рахунка 311 "Поточні рахунки в національній валюті" та відповідних регістрів з іншими поточними рахунками у банках, у тому числі валютних;

- звіряння підсумкових сум відомості, журналу-ордеру "Каса" із даними Головної книги;

- звіряння вiдповiдностi сальдових залишків по рахунках 301 "Каса в національній валюті" із даними Головної книги та відповідними рядками балансу.

Під час перевірки наявності валютних коштів у касi слід керуватися Положенням про бухгалтерський облік операцій в іноземній валюті, затвердженим Міністерством фінансів України від I4.02.1996р. за № 29. Бухгалтерський облік готівки в іноземній валюті проводиться на рахунку 302 "Каса в іноземній валюті" .

Порушеннями правильності оформлення касових документів вважаються:

- відсутність підписів керівника, головного бухгалтера;

- відсутність доручення чи неправильне оформлення доручення при виплаті третій особі (на видатковому касовому ордері вказується номер, дата i місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей);

- невiдповiднiсть суми касового видаткового ордера сумі, що дозволена керiвником за заявою, незрозумілість підпису, відсутність знаку погашення документів;

- наявність при касовому ордері фіктивних документів. Такі документи необхідно негайно вилучити, залишивши їх копiї чи розписку про вилучення.

Важливою ділянкою ревiзiї касових операцій є перевірка правильності їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку. Такий контроль проводиться при розгляді первинних касових документів та звітів касира.

Ревізору необхідно звернути особливу увагу на ці моменти, тому що внаслідок допущених тут «помилок» проводяться записи на рахунки, що дають можливість списувати суми, якi розкрадаються. Ревізор повинен зіставити суми, що позначені по дебету рахунка «Каса», із записами по кредиту кореспондуючих рахунків у відповідних журналах-ордерах, а по операції що відображені по кредиту цього рахунка, — з кореспондуючими рахунками по дебету у відповідних відомостях. Записи журналiв-ордерiв та відомостей звіряються із записами в Головній книзі. Результати ревізіїї каси можна оформляти окремим актом або видаляти їх окремим розділом у загальному акті ревiзiї.