4. Документування I оформлення результатів ревiзiй (перевiрок)

4.1. Результати проведеної органом ДКРС ревiзiї (перевiрки) викладаються в актi (довiдцi), оформленому на бланку органу ДКРС, на пiдставi перевiрених оригiналiв документiв (у тому числi вилучених в установленому порядку iншими органами державного фiнансового контролю або правоохоронними органами) об’єкта, який ревiзується (перевiряється), або належно оформлених їх копiй; матерiалiв проведених зустрiчних перевiрок; матерiалiв iнвентаризацiй, контрольних обмiрiв, контрольних запускiв сировини i матерiалiв у виробництво, контрольних аналiзiв сировини, матерiалiв та готової продукцiї; актiв перевiрки якостi продукцiї, дотримання технiчних умов та технологiчних режимiв виробництва; вiдповiдностi продукцiї чинним стандартам, цiнам i тарифам; бухгалтерських регiстрiв i звiтiв, а також iнших документiв.

4.2. У випадках, коли виявленi порушення можуть бути прихованi й потрiбно вжити невiдкладних заходiв для їх усунення, а також у всiх випадках призупинення ревiзiї (перевiрки) i за результатами ревiзiй кас складається промiжний акт.

Промiжний акт пiдписується керiвником ревiзiйної групи та посадовими особами пiдприємства, установи чи органiзацiї, що ревiзується. При цьому в обов’язковому порядку зазначаються посади, прiзвища, iнiцiали вiдповiдальних за перевiрену дiлянку роботи осiб. До промiжного акта додаються вiдповiднi пояснення посадових осiб стосовно виявлених порушень.

Промiжний акт разом з пiдтверджувальними документами та поясненнями вiдповiдних осiб контрольно-ревiзiйний пiдроздiл негайно, не очiкуючи завершення ревiзiї (перевiрки), надсилає до правоохоронного органу - iнiцiатора ревiзiї (перевiрки).

Зафiксованi в промiжному актi порушення стисло викладаються в загальному актi (довiдцi) ревiзiї (перевiрки), а сам промiжний акт (довiдка) розглядається як документ, що їх пiдтверджує.

4.3. Не допускається включення в акт (довiдку) ревiзiї (перевiрки) рiзного роду висновкiв, що не пiдтвердженi документами про фiнансово-господарську дiяльнiсть об’єкта, який перевiряється, пропозицiй, а також даних слiдчих матерiалiв (протоколiв допиту) та посилань на свiдчення посадових осiб, данi правоохоронним органам.

4.4. У випадках знищення документiв, створення обставин, що виключають можливiсть розмежування вiдповiдальностi за збереження готiвки i товарно- матерiальних цiнностей, фальсифiкацiї документiв посадовими та матерiально вiдповiдальними особами в акт (довiдку) ревiзiї (перевiрки) включаються факти недостач готiвки i товарно-матерiальних цiнностей, порушень з ознаками зловживань без установлення конкретних винуватцiв з одночасним висвiтленням причин такої ситуацiї.

4.5. У вступнiй частинi акта (довiдки) ревiзiї (перевiрки) обов’язково зазначаються:

- прiзвища, iнiцiали ревiзорiв, їх посади;

- номера i дати видачi посвiдчень, на пiдставi яких проводилася ревiзiя (перевiрка), ким їх видано;

- номер, дата звернення i назна правоохоронного органу iнiцiатора ревiзiї (перевiрки);

- повна назна об’єкта, що перевiряється, його пiдпорядкованiсть, форма власностi, iдентифiкацiйний код, основнi банкiвськi реквiзити, мiсцезнаходження, розмiри асигнувань та використання коштiв бюджетiв i державних валютних фондiв;

- ревiзiйний перiод, дата початку й закiнчення ревiзії (перевiрки);

- ким i за який перiод була проведена попередня ревiзiя (перевiрка) з питань, поставлених у зверненнi правоохоронного органу;

- посадовi особи, що вiдповiдали за фiнансово-господарську дiяльнiсть протягом перiоду ревiзiї.

4.6. Якщо на вимогу правоохоронних органiв проводиться ревiзiя (перевiрка) iз залученням спецiалiстiв iнших контрольних органiв та рiзних галузей народного господарства, то в актi (довiдцi) зазначаються їх мiсця роботи, прi звища, посади.

4.7. Результати ревiзiї (перевiрки) викладаються в актi (довiдцi), як правило, у вiдповiдностi до питань, поставлених правоохоронним органом.

4.8. При висвiтленнi в актi (довiдцi) ренiзiї (перевiрки) кожного поставленого питания має бути зазначено:

- якi документи перевiренi, за який перiод, метод перевiрки (суцiльний, вибiрковий), наявнiсть наказу керiвника об’єкта контролю або iншого вiдповiдного документа щодо закрiплення за посадовими особами вiдповiдальностi за здiйснення окремих операцiй, якi включенi до перелiку питань ревiзii (перевiрки);

- яке допущено порушення (назна, дата, номер нормативно-правового акта, номер статтi чи пункту, що були порушенi); розмiри виявлених збиткiв, причини (по можливостi) їх виникнення; посади, прiзвища та iнiцiали осiб, на яких покладено вiдповiдальнiсть за здiйснення певних господарських та фiнансових операцiй, i з вини яких допущено порушення;

- як вiдображено в бухгалтерському або складському облiку операції, здiйсненi з порушеннями.

4.9. Викладаючи в актi (довiдцi) порушення ведення бухгалтерського облiку, необхiдно конкретно вказувати, якi положення та iнструкцiї порушувалися, якi з пунктiв взагалi не виконувалися. В актi (довiдцi) не слiд використовувати зауваження „облiк занед6ано”, „допущено викривлення облiку”, „внаслiдок вiдсутностi облiку неможливо встановити” та iн.

4.10. В актi (довiдцi) ревiзiї (перевiрки) не допускаються як оцiнки дiй окремих посадових осiб (зокрема: „розкрав кошти”, „привласнив державне майно”, „сфабрикував”, „злочинець”, „шахрай” так i в цiлому висновки звинувачувального характеру.

4.11. Виявленi порушення описуються в актi (довiдцi) доступною мовою, без зайвого застосування спецiальної термiнологiї.

4.12. При органiзацiї та проведеннi ревiзiй та перевiрок працiвники органiв ДКРС зобов’язанi забезпечити дотримання державної, комерцiйної та службової таємниць.

Розголошення посадовою особою органу ДКРС державної, а також комерцiйної чи службової таємницi, суть якої визначено пiдпунктами 1.5.10 i 1.5.11 Інструкцiї про порядок проведення ревiзiй і перевiрок органами державної контрольно-ревiзiйної служби в Українi, затвердженої наказом ГоловКРУ України вiд 03. 10.97 № 121 та зареєстрованої в Мiнiстерствi юстицiї України 24.10.97 за № 497/2301 (iз змiнами i доповненнями), є порушенням трудових обов’язкiв, за яке передбачено звiльнення з роботи як за одноразове грубе їх порушення, згiдно з пунктом 1 статтi 41 Кодексу про працю України .

4.13. Вiдображенi в актi (довiдцi) ревiзiї (перевiрки) данi про виявленi факти недостач готiвки, цiнних паперiв, товарно-матерiальних цiнностей, незаконного, нецiльового витрачання державних коштiв, iнших фiнансових порушень пiдтверджуються вiдповiдними документами, iнвентаризацiйними описами, актами контрольних обмiрiв та розрахунками, що додаються до акта (довiдки) ревiзiї (перевiрки).

4.14. Акт (довiдка) ревiзiї (перевiрки) пiдписується керiвником ревiзiйної групи (ревiзором), керiвником та головним (старшим) бухгалтером, або особою, що найнята для ведення бухгалтерського облiку об’єкта контролю. У разi потреби з актом (довiдкою) ознайомлюються й iншi вiдповiдальнi працiвники перевiреного об’єкта, що вони пiдтверджують своїми пiдписами.

4.15. У разi виявлення значних порушень, недостач, порушень з ознаками зловживань, що тягнуть за собою кримiнальну чи адмiнiстративну вiдповiдальнiсть, акт (довiдка) пiдписується також тими колишнiми керiвниками i матерiально вiдповiдальними особами, до перiоду роботи яких на перевiреному пiдприємствi, в установi, органiзацiї вони вiдносяться (якщо вони продовжують працювати на цьому ж пiдприємствi, в установi чи органiзацiї). У випадках звiльнення цих осiб з об’єкта контролю керiвник ревiзiйної групи (ревiзор), при потребi, звертається до iнiцiатора ревiзiї (перевiрки) про забезпечення ознайомлення їх з актом (довiдкою) i його (її) пiдписання.

4.16. Узгодження i пiдписання акта (довiдки) ревiзiї (перевiрки) та розгляд поданих заперечень i зауважень проводиться вiдповiдно до вимог пунктiв 4.6—4.10 Iнструкцiї про порядок проведения ревiзiй i перевiрок органами державної контрольно-ревiзiйної служби в Українi, затвердженої наказом ГоловК РУ України вiд 03.10.97 № 121 та зареєстрованої в Мiнiстерствi юстицiї України 24.10.97 за № 497/2301 ( змiнами i доповненнями).

4.17. Акт (довiдка) ревiзiї (перевiрки) складається в трьох примiрниках, а на письмову вимогу правоохоронних органiв - i в бiльшiй кiлькостi. Примiрники акта (довiдки) для унеможливлення його (її) пiдробки вiзуються ревiзором на кожнiй сторiнцi та належним чином скрiплюються iз зазначенням на останнiй сторiнцi кiлькостi сторiнок у ньому (у нiй). Один примiрник акта (довiдки) пiд розписку офiцiйно передається в канцелярiю об’єкта контролю з обов’язковою позначкою дати та вхiдного номера на другому примiрнику або вручається керiвнику пiдприємства, а у разi вiдмови в одержаннi - акт (довiдка) надсилається рекомендованим поштовим вiдправленням за адресою об’єкта контролю, вказаною в установчих документах. При направленнi акта (довiдки) поштою на тих його (її) примiрниках, що направляються до правоохоронного органу i залишаються в контрольно-ревiзiйному пiдроздiлi, зазначаються реквiзити поштового повiдомлення, яке долучається до ревiзiйної справи.

4.18. У разi залучення посадових осiб органу ДКРС до участi в ревiзії (перевiрцi) результати таких контрольних дiй оформляються довiдкою перевiрки.