VI.2.2. Основні напрями і форми використання архівної інформації

У практиці науково-інформаційної діяльності державних архівів виділяються такі основні напрями використання архівної інформації:

а) у сфері управління: прогнозування тенденцій розвитку; аналіз динаміки розвитку галузей господарства, регіонів, міст; реорганізація органів влади та управління, їх структури та функцій. Одержану в архівах інформацію споживачі, як правило, використовують у найхарактернішій формі у сфері управління: плани, доповіді, довідки, різні розрахунки;

б) у сфері економіки. На цій ділянці використання має в основному прикладне значення – під час реконструкції старих і проектування нових промислових об'єктів, вивчення водних енергетичних ресурсів, покладів корисних копалин, прокладання шляхів сполучення у будівництві, архітектурі, у т.ч. при підготовці реставраційних проектів та в багатьох інших сферах. На підставі виявленої в архівах інформації користувачі створюють нові документи – проекти, статистичні таблиці, збірники, довідники, доповідні записки, різну науково-технічну документацію, в основному на стадії проектно-конструкторських робіт (креслення з пояснювальними записками і специфікаціями, заяви на винаходи їх, описання тощо);

в) у політичному житті: взаємовідносини між різними державами, націями, класами, соціальними верствами, політичними об'єднаннями. Такі документи активно використовуються у міжнародних відносинах, у внутрішній політиці держави. Архівна інформація у цьому випадку стає підґрунтям інших праць користувачів – книг, брошур, статей, документальних збірників, плакатів, радіо- та телепередач, документальних фільмів, документів дипломатичного та зовнішньоторговельного характеру (меморандуми, ноти, пам'ятні записки, заяви тощо);

г) у науковій діяльності. У цьому напрямі ретроспективна документна інформація використовується в основному для забезпечення джерельної бази розвитку гуманітарних, природознавчих, технічних та інших наук. Споживачі користуються збірниками документів, науковими монографіями, дисертаціями, науково-популярними брошурами, статтями у періодичній пресі;

д) у культурно-духовному житті. Одне з головних завдань у даному напрямку – популяризація знань у різних галузях освіти, культури і мистецтва. Ретроспективна документна інформація широко використовується у різних галузях культури і мистецтва, краєзнавства, духовного життя, особливо у зв'язку з вивченням історичних подій, біографій національних, державних та культурних діячів, історії установ освіти, науки і культури тощо. Форми використання споживачами – це книги, статті, експозиції музеїв, документальні фільми, теле- і радіопередачі, твори літератури і мистецтва, проекти реставрації у галузі архітектури і прикладного мистецтва і т.д.;

є) у соціально-правовому напрямі архівна інформація безпосередньо служить конкретній людині, захищає права та інтереси громадян. Нею користуються для підтвердження юридичних, майнових прав громадян, для встановлення різних пільг, нарахування пенсій, підтвердження фактів переслідування тоталітарним режимом, інших важливих фактів державної та громадської діяльності. Споживач отримує від архівної установи архівну довідку встановленого зразка, на підставі якої він звертається різними листами, заявами, скаргами, запитами до державних установ, правових органів.

Це починається з народженням: готуючи посвідчення про народження, держава починає записувати інформацію про свого нового громадянина. І так продовжується протягом усього життя особи. У різноманітних формах держава збирає і оформлює навіть багатогранну персональну інформацію. Тільки подумайте самі - ваші водійські права, паспорт, бібліотечна перепустка, документи, які стосуються вашого дому, ваше призначення на державну службу, перегляд права на пенсію, призначення вашого номера соціального забезпечення, податкова декларація. І це відбувається з усією персональною інформацією, яку ви знаєте і яку ви переважно самі надаєте в офіційних формах, анкетах чи деклараціях. Але чи знаєте ви, що саме у ваших файлах зберігає податкове відомство: ваші податкові декларації, звіти про фінансові розслідування, дані про ваші позики, записи компаній страхування життя, банків та інших інституцій, дані з відділу податкових розслідувань й інших підрозділів податкової служби, вирізки з щоденних видань і тижневиків (наприклад, які стосуються оренди кімнат чи другої квартири), подальші шматочки інформації, які мають постійне значення і стосуються питань на кшталт розподілу майна, угоди про щорічні виплати, надання субсидії для чийогось житла, купівля і продаж нерухомості тощо, тощо, тощо.

Найпоширенішими формами використання документної інформації архівів є ініціативне інформування; виконання соціально-правових, генеалогічних і тематичних запитів громадян; експозиційна робота архіву; використання через засоби масової інформації; користування документами у читальному залі; публікація документів.

Ефективним засобом розкриття інформаційного потенціалу НАФ та доведення суспільного значення архівів традиційно лишається ініціативне інформування. З цією метою в архіві готують спеціальні інформаційні документи; інформаційні листи: інформаційні листи, довідки-орієнтувальники, тематичні інформаційні переліки, списки-довідники.

Однією з найважливіших суспільних функцій архіву є задоволення соціально-правових, генеалогічних і тематичних запитів громадян. Йдеться про надання архівних копій та довідок про трудовий стаж, заробітну платню, освіту, перебування в армії, участь у бойових діях, нагородження, переслідування тоталітарним режимом, громадянський стан, майнові права, державну і громадську діяльність. Для отримання такої інформації здійснюється широкий архівний пошук за багатьма фондами державних, адміністративних, освітніх та інших установ.

Виконують соціально-правові запити в архівах спеціальні довідкові підрозділи (довідковий стіл, група довідок). Довідковий стіл приймає заяви від громадян, реєструє їх, надає необхідні консультації відвідувачам і видає довідки. Довідковий підрозділ повинен мати інформаційну довідкову літературу як загальну, так і архівну, спеціальні картотеки (перейменувань установ і організацій, нагород, з особового складу).

Основна робота співробітників такого підрозділу полягає у тому, щоб точно визначити архівні фонди, де можуть міститися потрібні відомості, переглянути описи, довідкові картотеки і поаркушно переглянути справи. Результати пошуку подають у вигляді однієї з встановлених для архівних установ форм відповіді:

архівна довідка, архівна копія, архівний випис.

Архівна довідка – це офіційно засвідчений документ, що має юридичну силу та містить повідомлення (підтвердження) про наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запиту, із зазначенням пошукових даних документів

Архівна довідка видається на запити юридичних осіб з питань, що відповідають профілю їх діяльності; окремим громадянам - за заявами, пов'язаними із забезпеченням або відновленням їх прав та законних інтересів.