Вимоги щодо складання і видачі архівних довідок

Архівні довідки складаються за встановленою формою на бланках для листів установи на підставі оригіналів на засвідчених копій документів архіву. Використання незасвідчених копій застерігається в тексті довідки словами "незасвідчена копія".

У довідці наводяться назви документів, їх дати і викладаються відомості, що містяться в цих документах. Виклад подається в хронологічній послідовності подій, а не документів, у яких вони висвітлюються. Допускається наводити витяги з документів, беручи їх у лапки.

Найменування установи-фондоутворювача в тексті довідки у першому згадуванні подається повністю, у наступних припустиме вживання скороченого найменування.

У разі різночитання імен, прізвищ тощо наводиться те написання, що вживається в документі, з позначкою "так у документі".

Після тексту довідки вміщуються пошукові дані документів, що стали підставою для її складання (номери фонду, опису, справ, аркушів).

Відомості, що не стосуються запиту (заяви), до довідки не включаються.

Архівна довідка підписується керівником установи та керівником архіву (особою, відповідальною за архів) і засвідчується гербовою печаткою установи. Копія архівної довідки лишається в архіві.

Якщо в архіві відсутні документи, необхідні для підтвердження запитуваних відомостей, то складається лист на бланку установи, у якому вказуються причини відсутності документів, подаються рекомендації, куди ще можна звернутися за довідкою.

Лист, що містить відомості про відсутність в архіві документів у наслідок їх загибелі або втрати, може засвідчуватися гербовою печаткою установи-фондоутворювача або її правонаступника.

Якщо запит (заява) містить не всі дані, необхідні для наведення довідки, то на адресу заявника направляється лист з проханням повідомити додаткові відомості. Запити, що не відповідають профілю архіву, надсилаються в інші установи або державні архіви за належністю з одночасним повідомленням про це заявника.

Архівні довідки про стягнення, притягнення до кримінальної відповідальності, судимість, позбавлення громадянства і відновлення в правах громадянства безпосередньо громадянам не видаються, а надсилаються відповідним зацікавленим установам за їх запитами відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1999 р. № 2266.

Основними джерелами для наведення архівних довідок про трудовий стаж є накази, розпорядження, постанови з особового складу, протоколи загальних зборів, конференцій, з'їздів, особові рахунки та відомості на одержання зарплати. Для складання архівних довідок можна користуватися реєстраційними й картотеками з обліку кадрів, іменними, послужними, трудовими списками, штатними розписами, табелями з обліку праці, засвідченими в установленому порядку, а також службовими документами, підписаними заявником під час його перебування на відповідній посаді в установі.

Листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, що містяться в особових справах, не можуть бути підставами для видання архівних довідок

У довідці про підтвердження трудового стажу наводяться дані тільки за період, за який виявлені відомості в документах. При цьому наводяться точні назви посад, що займав заявник, та час його перебування на кожній посаді.

Для наведення довідок про заробітну плату використовуються особові рахунки, а за їх відсутності відомості на одержання зарплати, у тому числі складені за допомогою обчислювальної техніки.

Основними джерелами для наведення довідок про освіту є протоколи засідань педагогічних рад, державних іспитових комісій або витяги з них, книги реєстрації виданих дипломів, атестатів, свідоцтв про освіту, іспитові листки.

Для наведення довідок про майнові права використовуються нотаріальні реєстри, свідоцтва про право успадкування, нотаріально засвідчені договори, угоди, рішення судових органів за майновими претензіями тощо.

Якщо відомості архівної довідки не вміщуються на одному аркуші, включаючи його зворот, то текст довідки продовжується на другому та наступних аркушах, кожен з яких засвідчується гербовою печаткою установи.

Архівні довідки й оригінальні особові документи видаються заявникам або уповноваженим ними особам на руки за умови пред'явлення паспорта під розписку на копії документа або довідки. Уповноважені особи при одержанні оригіналу документа пред'являють також нотаріально засвідчену довіреність.

Архівна копія – повне (автентичне) відтворення машинописним, фото- та електрографічним або іншим способом усього тексту документа, офіційно засвідчене керівником архіву.

Архівний витяг – повне (автентичне) відтворення частини тексту документа, що стосується певного питання, факту або особи, офіційно засвідчене керівником архіву.

Цей вид роботи архівних установ має надзвичайно важливе суспільне значення, оскільки безпосередньо пов'язаний з виплатою пенсій, компенсацій, наданням пільг та іншими формами соціального захисту громадян. Водночас він є і традиційною формою роботи архівів, якою вони займалися з давніх часів.

Підстави та порядок видавання архівних копій і витягів є аналогічними підставам і порядку видавання архівних довідок.

Машинописні архівні копії (витяги) складаються на бланку для листів установи з позначенням їх назв ("Архівна копія", "Архівний витяг"). Назва оригіналу документа, його дата і номер відтворюються повністю.

В архівному витягу з тексту документа мають бути вичерпані всі наявні відомості за запитом, зазначені початок і кінець кожного витягу; пропуски в тексті документа окремих слів, речень позначаються трьома крапками.

У разі потреби до тексту машинописної копії (витягу) можуть робитися відповідні застереження щодо місць документа, нерозбірливо написаних, виправлених або таких, що не піддаються прочитанню тощо, а також зовнішніх особливостей оригіналу. Після тексту архівної копії (витягу) зазначаються пошукові дані оригіналу документа.

Архівні копії (витяги) засвідчуються підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) і гербовою печаткою установи.

В архівних копіях, виготовлених фото- або електрографічним способом, пошукові дані вміщуються на звороті кожного аркуша, засвідчувальні написи і гербова печатка розміщуються на звороті останнього аркуша документа.

Архівні копії (витяги) направляються заявникам разом із супровідним листом, підписаним керівником установи.

Усі інформаційні документи, архівні копії (витяги) надаються заявникам із застереженням, що вони не можуть бути розмножені (повністю чи у витягах), в інший спосіб тиражовані або включені до інформаційних мереж, баз даних без попереднього дозволу установи-фондоутворювача.

Порівняно новою формою роботи для українських архівістів є виконання генеалогічних запитів. Архівні установи колишнього СРСР отримали дозвіл займатися нею лише у 1989 р.

Генеалогічні запити громадян України та іноземних громадян, що мають на меті пошук інформації про предків, встановлення родоводу, стають дедалі важливішим напрямом діяльності державних архівів України. Щороку виконується понад 1 тис. запитів від людей, предки або родичі яких різного часу проживали в Україні. Найбільший відсоток запитів припадає на центральні державні історичні архіви у Києві та Львові, що мають унікальну джерельну базу - метричні книги ХVII - початку ХХ ст. різних конфесій - православної, греко- та римо-католицької, євангелічної, іудейської, а також ревізькі казки кінця ХVІІІ - середини ХІХ ст., сповідальні розписи, матеріали переписів населення ХІХ-ХХ ст., військові документи, списки власників будинків тощо. Аналогічні документи, переважно кінця ХVІІІ - початку ХХ ст., зберігає й більшість державних архівів областей.

Державні архіви України проводять генеалогічні дослідження на індивідуальній основі. Крім того, для полегшення роботи із запитами створено Український центр генеалогічних досліджень, який допомагає в розшуку відомостей про родоводи в Україні та успішно скоординовує цю діяльність у державних архівах України. (Веб-сайт Центру за адресою www.genealogicaltree.org.ua). Генеалогічні дослідження проводяться на платній основі. Вартість виконання запиту залежить від його складності і, відповідно, часу, витраченого на пошуки, та визначається чинними прейскурантами. Оплата може здійснюватися банківським (поштовим) переказом на рахунок державного архіву або через Український центр генеалогічних досліджень. Плата за виконання запиту включає вартість як власне довідки (бл. 40 грн.), так і пошукових робіт.

Середня вартість пересічного запиту щодо однієї особи від 200 до 500 грн.; вартість складного запиту може сягати 2 тис. грн.

Форми відповіді практично ті самі, що й на запит соціально-правового характеру. Але якщо споживач може забажати знайти предків на глибину 3-7 поколінь, щоб побудували родовідне дерево, це є надзвичайно складною науковою роботою, яку архіви практично не виконують.

Тематичні запити надходять здебільшого від державних органів, наукових установ, редакцій газет і журналів, музеїв тощо. Вони вимагають виявлення архівної інформації з певної теми, для чого, як правило, переглядаються систематичний, предметно-тематичний, іменний, хронологічний каталоги архіву. Результати виявлення архівних документів фіксують на картках, які потім систематизують за хронологією і вони стають підґрунтям для складання довідки. Формою відповіді на тематичний запит можуть бути архівна довідка, архівна виписка, архівна копія, а також інформаційний лист, тематичний перелік і ін.

Важливою формою пропаганди архівних документів є експозиційна робота архіву, організація документальних виставок, які надають можливість значній кількості відвідувачів знайомитися з унікальними документами НАФ України, що мають історичне і соціально-культурне значення. Для експонування відбирають найцінніші і найцікавіші документи (писані, друковані, ілюстративні, фотографії, карти), які потім подають у зручній для сприйняття пересічним глядачем формі.

Дедалі ширше використовуються документи НАФ через засоби масової інформації зокрема пресу, радіо, телебачення, інформування широкого кола споживачів ретроспективної документної інформації про склад і зміст НАФ України в цілому, групи архівів окремої установи, роботу державної архівної служби та послуги, які вона надає.

Традиційною формою є використання документів через читальний зал, яка зближує роботу архіву та бібліотеки. Читальні зали є при всіх державних архівах: центральних, обласних, міських, центральних галузевих, багатьох відомчих. Згідно з Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” до роботи з документами допускаються громадяни України та іноземні громадяни, які мають заявлену потребу в цьому, на підставі особистої заяви, посвідчення особи, документа про освіту. Дослідникам, які працюють у читальному залі, надають усі необхідні друковані видання: путівники, довідники, покажчики, огляди, каталоги, а також збірники документів у рамках тем, заявлених для дослідження. До послуг відвідувачів консультації досвідчених архівістів.