Тема: характеристика окремих видів й типів документів ііі.1. Документи офіційного походження

Документація офіційного походження – це службові документи, що необхідні для вирішення безпосередньо управлінських та інших рішень.

Вони містять як первинні вихідні фактичні відомості, показники тощо, так і вторинну інформацію, яка отримується за рахунок аналітико-синтетичної переробки первинних даних.

Первинні документи мають переважно нові технічні відомості, які є результатом практичної, науково—дослідної, та проектно-конструкторської діяльності або нове розуміння відомих ідей і фактів.

Вторинні документи – це в більшості оглядові, аналітичні, реферативні та бібліографічні документи.

До систем документації офіційного походження відносять перш за все економічну (господарську), наукову, навчальну, законодавчу, судову, нотаріальну, військово-оборонну, громадсько-політичну, цивільно-реєстраційну документацію, а також документацію органів внутрішніх і зовнішніх справ, систем охорони здоров’я, культури, туризму та іншу базову документацію.

До системи документації офіційного походження відноситься великий блок інфраструктурних (функціональних) систем документації: управлінської, нормативної, інформаційної. За оцінкою експертів в управлінській сфері нині існує більш сорока функціональних систем документації.

Кожна установа, підприємство, корпорація, окремо господарство має свій певний набір функціональних підсистем документації і видів документів, сукупність яких складає її документацій ний фонд. У корпоративній системі документації може бути об’єднано ряд функціональних систем, які, в цьому випадку, стають підсистемами.

Із сукупності документації офіційного походження складається загальнодержавна система документації.

Класифікації систем документації офіційного походження

Проблема класифікації документів офіційного походження вперше була висвітлена російським науковцем проф. К. Г. Мітяєвим у середині 1960-х років. Потреба в розподілі документів на окремі групи та системи документації були розглянуті ним у нерозривному зв’язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів.

Упровадження комп’ютерної техніки, створення уніфікованих форм документів та систем документації на початку 1980-х рр. спричинили формування окремого напряму - документної систематики. Дослідженням цього напряму займалася російська вчена А. М. Сокова. Для побудови систем документації вона обрала вид документа як об’єктивно існуючу групу документів, що характеризується єдністю функцій в соціальному середовищі, єдністю номіналу та єдністю часу, в якому він існує. Ця система реалізована певною мірою в Державному класифікаторі управлінської документації.

Типологічна схема документації А.М. Сокової є схемою розподілу документів за систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів, поділ систем документації на функціональні та міжфункціональні, а також особливості їх існування в галузевих документальних системах.

Проф. С. Г. Кулешов усі системи документації офіційного походження поділяє на базові, інфраструктурні та дисциплінарні.

Базові - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, економічна сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо) та спрямовані на забезпечення такого функціонування.

Інфраструктурні види документації функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо. Цей блок включає управлінські, нормативні та інформаційні групи документів.

Дисциплінарні (галузеві) види документації, утворилися в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань.

Класифікація документів у межах цього блоку за проф. С. Г. Кулєшовим здійснюється за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні (будівельну, транспортну, енергетичну, машинобудівну, житлово-комунальну), гуманітарні (соціологічну, екологічну, етнографічну) та природничі (геологічну, картографічну, мете реологічну).

Прикладом урахування потреб практичної діяльності установ являються нормативні документи (переліки, стандарти, класифікатори, номенклатури).

Нормативно-методичний посібник «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» класифікує види документів за сферами соціальної діяльності та їх окремими напрямами. Документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються з умовним поділом їх на: - документи, що утворюються в управлінській діяльності (частина 1); - документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина 2).

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ. Створена на основі Переліку номенклатура справ визначає загальні принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів.

Дещо інший приклад ілюструє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) – ДК 010–98. Це нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів документації. Системи документації, що викладені в ньому згруповані під назвами звітно-статистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовнішньоторговельна тощо, віднесені відповідно до управлінської документації.

За рівнем важливості, відповідно до вимог міжнародного стандарту ISO, можна виділити чотири ієрархічні рівні документації, що функціонують в установі:

1. Рівень А - Основоположні документи:

- документи, які встановлюють загальні вимоги по установі до випуску продукції та наданню послуг;

- положення щодо мети існування установи, її політика та місія;

- показники розвитку основних фондів

2. Рівень В - Управлінські документи:

- організаційно-розпорядча документація : документи, що визначають основні функціональні напрями діяльності установи, керівництво з систем менеджменту, перспективні плани, положення про підрозділи, порядок їх взаємодії, функціональні повноваження працівників, розподіл обов’язків між співробітниками, плани проведення контролюючих заходів та тощо

3. Рівень С - Робочі документи:

- інструкції з експлуатації механізмів та обладнання, з ведення діловодства, правила внутрішнього розпорядку, техніки безпеки, схеми технологічних процесів, графіки виконання робіт, креслення окремих вузлів, акти результатів технологічних випробувань тощо

4. Рівень D - Записи:

- звіти про виконану роботу: акти проведення випробувань, акти прийому обладнання в експлуатацію, протоколи контрольних вимірів, протоколи перевірки знань, звіти про виготовлення продукції чи здійснення послуг, журнали оперативного контролю проведених заходів