V.4. Організація документів у межах справи Організація документів у межах одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбувається на двох рівнях:

• документному

• аркушному

Для документів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа.

Документний рівень організації у межах справи передбачає таку організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутрішню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.

Систематизація документів у межах одиниці зберігання здійснюється за такими ознаками:

• хронологічною – за датами документів;

• предметною (тематичною) – за змістом документів;

• номінальною – за видами документів;

• кореспонденською – назвами адресатів або адресантів;

• географічною – за історичними регіонами, адміністративно-територіальними одиницями, географічними поняттями, з якими пов’язаний зміст документів, їх автори і кореспонденти;

• авторською – за назвами підприємств, установ і організацій, прізвищами та іменами осіб – авторів документів.

Як правило, документи систематизуються не за однією ознакою, а тими ознаками, застосування яких визнано найраціональнішим.

Систематизація документів закріплюється нумерацією аркушів.

Таким чином, організація архівних документів проходить чотири етапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного.