Іі.2. Документ як система

Документ представляє систему – декілька закономірно зв'язаних один з одним елементів і частин як певне цілісне утворення, єдність. Елемент - гранична одиниця ділення документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію, називається підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною. Інформаційна й матеріальна складові вважаються підсистемами, елементами є титульний лист, обкладинка, форзац, заголовок, передмова та ін.

Документ – це поєднання елементів, підсистем у суперсистему. Вивчення документу як системи зводиться до вивчення його структури. Головними критеріями при цьому виступають ознаки й параметри документу як системи, функції елементів й підсистем та властивості (якісні відмінності). Ознака відображає внутрішню прикмету. Властивість – якість. Документ характеризується наявністю усіх властивостей, а ознаки при цьому можуть бути індивідуальні.

Властивості документу

1. Атрибутивність – наявність невід’ємних складових (інформаційної й матеріальної).

2. Функціональність – призначення для передання інформації у просторі й часу.

3. Структурність – тісний взаємозв’язок його елементів з підсистемами.

Ознаки документу

1. Наявність смислового семантичного змісту.

2. Стабільність речової форми.

3. Призначення для використання в соціальній комунікації.

4. Завершеність повідомлення.

Функції документу

Соціальні функції документу можна поділити на 3 групи:

1. Головну (зберігання й передача (розповсюдження) інформації).

2. Загальну (інформаційна, комунікативна, кумулятивна).

3. Спеціальну (управлінська або регуляторна; пізнавальна або когнітивна; правова; загальнокультурна (передача культурних традицій засвоєння системи цінностей); меморіальна; гедонічна (для відпочинку, розваг); джерелознавча; статистична, підтвердження авторських прав та ін.).

Документ може мати декілька функцій одразу, але домінуючою буде лише одна (наприклад: підручник – навчальна; указ – правова, афіша – рекламна та ін.).