Види документації установи

Управлінська документація

Більшу частину документаційного фонду установи складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об’єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов’язаних офіційних документів, що застосовуються в установі, і мають нормативно-правову силу.

Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності.

До цього виду документації відносяться

• організаційні (статут, положення, правила та інструкції),

• розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і

• довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, графіки відпусток).

Зазначена документація являється базовою для прийняття управлінських рішень й підготовки організаційно-розпорядчих документів. Так, основою бухгалтерсько-облікової документації являються звіти про надходження коштів, звіти про фінансово-майновий стан, баланс установи, рахунки, платіжні документи, відомості тощо. До фінансової документації відносяться фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, звіти про використання валютних планів, проведення платежів , надходження валюти і т. п.

Нормативно-правова документація

Нормативно-правова документація відноситься до інфраструктурної.

Ця міжфункціональна група документації має два рівні:

• перший - закони та підзаконні акти, укази Президента, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, накази та розпорядження, рішення та вказівки вищих організацій стосовно діяльності тих чи інших підрозділів організації;

• другий – стандарти, норми та інша нормативно-виробнича та інструктивна документація, яку веде відповідний підрозділ установи. Ця документація містить документи з систем менеджменту якості, техніки безпеки, охорони праці та виробничої санітарії, документацію зі стандартизації та сертифікації, метрологічну документацію тощо.

Інформаційна документація

Інформаційна документація включає

• міжфункціональну документацію систем інформаційного обслуговування,

• реєстраційно-облікову документацію (журнали обліку роботи в мережі, протоколи проведення виробничих випробувань і дослідної експлуатації, акти прийомо-здавальних випробувань, плани графіки створення інформаційних систем).

Основна галузева документація

Основна галузева документація відображає напрямок діяльності установи або організації. Наприклад, у будівельно-монтажній організації – це буде будівельна документація, у машинобудівній – машинобудівна, у транспортній – транспортна, у сільськогосподарчій – аграрна і т.п. Кожен функціональний підрозділ установи, особливо у сфері матеріального виробництва, додатково створює свої види виробничо-прикладної, наукової, навчальної та іншої документації.

Виробничо-прикладна документація

Зазначена документація становить основу корпоративної системи галузі. В установі, яка веде будівництво, може розроблятись також власна проектно-виробнича документація на тимчасові споруди, вестися виробничо-організаційна документація (сітьові графіки виконання окремих видів робіт, графіки поставки матеріалів, сировини та обладнання, журнали експлуатації баштових кранів) та створюватись відповідна експлуатаційно-технологічна документація (інструкції щодо виконання експериментальних робіт, порядок використання й роботи окремих механізмів тощо).

Окремі види виробничо-прикладної документації можуть бути розроблені й на промислових підприємствах. Ця документація повинна вестися й відповідати тим же вимогам, що й документація з житловому фонду, яка знаходиться на балансі місцевих органів влади.

Наукова документація

До такої категорії відносяться дослідно-конструкторська, дослідно-технічна, патентно-ліцензійна та інша документація. У виробничому об’єднанні чи корпорації технічний відділ розробляє технічні завдання на виконання науково-дослідних (НДР), дослідно-конструкторських (ДКР) і проектно-конструкторських робіт (ПКР), веде розробку технічних проектів. Приклади видів документів наукової документації – паспорти, ескізи, креслення, проекти, пояснювальні записки, які містять фактичний матеріал наукових спостережень й експериментів, гіпотези, наукові теорії, дисертації та інші теоретичні розробки.

Праводілова документація

У період зростання конкуренції кожна установа повинна вміти захистити свій бізнес. Питання щодо висування претензій за поставку неякісної продукції, складання позовних заяв, судових звернень знаходять своє відображення в праводіловій документації установи, яку веде її юридичний відділ.

Навчальна документація

Навчальна документація допомагає співробітникам установи отримати знання щодо впровадження новітніх технологій, комп’ютерної техніки, сучасних машин і механізмів, сприяє підготовки, перепідготовки та підвищенню кваліфікації на короткострокових курсах, навчально-практичних семінарах тощо. Цими питаннями, як правило, займається навчальний відділ та майстри виробничого навчання. Саме в цьому підрозділі установи може вестися чи розроблятися своя навчальна система документація (навчально-організаційна, навчально-дослідна та навчально-конструкторська).

Інші види документів

Кожна установа має й свої специфічну документацію таку, як документація громадських організацій (профспілки), соціологічна, етнографічна тощо. Уся службова документація формується у справи й відповідно до термінів зберігання, знищується або передається до архіву.