Словник основні поняття та терміни

Автореферат - стислий виклад кандидатської та докторської дисертації.

Артефактні документи — це документні пам'ятники, в т.ч. писемності, складові частина культурного надбання країни, народу, людства, що зазвичай охороняються спеціальними законами.

Архів – соціальна інституція (спеціалізована установа), що забезпечує потреби суспільства у ретроспективній документній інформації через архівні документи, організуючи їхнє зберігання та використання.

Архівна довідка – вид інформаційного документа, який має юридичну силу і містить повідомлення про наявність у фондах архіву відомостей, що становлять зміст запиту, із посиланням на пошукові дані документів.

Архівна евристика – спеціальна дисципліна, що вивчає теорію і методику пошуку архівних джерел.

Архівна інформація – сукупність первинної та вторинної документної інформації архівів.

Архівна колекція – сукупність окремих, поєднаних за однією або декількома ознаками документів, що утворилися в процесі діяльності різних фондоутворювачів; є одиницею обліку архівних документів.

Архівна копія – письмове відтворення всього тексту документа, офіційно завірене архівом.

Архівна система – сукупність основоположних принципів організації і управління архівною справою, способів та технології її ведення, що забезпечують цілісність і скоординованість функціонування архівної галузі.

Архівна справа – галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, політико-правові, культурологічні та техніко-економічні аспекти організації зберігання архівних документів та використання їхньої інформації.

Архівна україніка – архівні документи, що стосуються історії України й українського народу.

Архівна установа – спеціалізований заклад чи структурний підрозділ, що забезпечує збирання, зберігання архівних документів та організацію використання їхньої інформації або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність в галузі архівної справи.

Архівний довідник – елемент системи науково-довідкового апарату, що містить вторинну документну інформацію; призначений для розкриття складу і змісту первинних архівних документів.

Архівний документ – документ, що зберігається або підлягає зберіганню в архіві з метою забезпечення потреби в ретроспективній документній інформації або через його значущість для власника.

Архівний опис – тип архівного довідника, призначений для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання, розкриття їх змісту та закріплення систематизації документів у межах архівного фонду.

Архівний фонд – 1) комплекс документів, історично або логічно пов'язаних між собою, що утворилися в результаті діяльності певної установи або особи; 2) основний підрозділ класифікації архівних документів на рівні незалежного цілого, що має одного фондоутворювача; 3) основна одиниця обліку документів НАФ.

Архівні технології – сукупність методів виконання комплексу послідовних і взаємопов'язаних робіт з архівними документами, спрямованих на забезпечення їхньої збереженості й використання ретроспективної документної інформації.

Архівознавство – комплексна система знань, що вивчає теорію, історію і практику архівної справи, її правові та економічні засади.

Атрибуція архівних документів – встановлення авторів, часу, місця створення, редакції архівних документів.

Аудіовізуальний документ – це документ, що містить сукупність образотворчої або звукової інформації з текстовою (або без нього), відтворення якої вимагає вживання відповідного устаткування.

Аудіальний - це звуковий документ, зміст якого може бути сприйнятий тільки слухом (грамплатівка, магнітна фонограма, музичний компакт-диск).

Барабан - пристрій, що запам'ятовує в якому носії інформації є магнітний шар на поверхні циліндра - барабана, що обертається.

Бібліографічні огляди – це посібники, що являють собою відомості про документи.

Бізнес-план – важливий обов’язковий документ, що підсумовує ділові можливості й відкриває перспективи їх реалізації колективом.

Бобина - котушка для намотування магнітної стрічки або кіноплівки.

Бюлетень – видання оперативного характеру з постійними рубриками (періодичне або продовжуване), що містить різноманітні матеріали організації-засновника. Слово "бюлетень" походить від французького bulletin, що первинно означало записку, аркуш.

Виконавський архівний каталог – вид іменного архівного каталогу, що містить вторинну документну інформацію про виконавців художніх творів.

Відеодокумент, відеофонограма – аудіовізуальний документ, що містить зображувальну та звукову інформацію, зафіксовану відповідно відео- та звукозаписом.

Візуальний - це документ, зміст якого людина (реципієнт) сприймає зором (письмові тексти, графіки, малюнки, креслення, фотографії, репродукції і т.д. на будь-якому носії, включаючи екран діапроектору, телевізору або ЕОМ). Видання - це сукупність різноманітних за формою, змістом, зовнішнім виглядом, обсягом, характером інформації, структурою, періодичністю та призначенням видань, випущених видавцем або групою видавництв за певний часовий період.

Водяний знак - видиме на світлі зображення на папері.

Газета – це періодичне видання, що має постійну назву, виходить через короткі проміжки часу, містить, відповідно до своєї програми, оперативну інформацію, різножанрові текстові та зображальні матеріали.

Географічний архівний каталог – різновид архівного каталогу, що містить вторинну документну інформацію архіву про географічні й топографічні об'єкти.

Географічний покажчик – різновид допоміжного покажчика, який містить топоніми.

Депонований рукопис - вузькоспеціальна робота, зазвичай у вигляді машинописного оригіналу, що знаходиться на зберіганні в бібліотеці або інформаційному центрі, які інформують фахівців про її наявність і видають копії для вивчення. Зазначений документ прирівнюються до опублікованих документів і матеріалів дослідження.

Депонування – спосіб прискореного доведення інформації до споживача.

Державна реєстрація документів Національного архівного фонду – реєстрація уповноваженими державними архівними установами усіх документів, які віднесені до НАФ, незалежно від місця їх зберігання і форми власності, здійснювана з метою забезпечення державного контролю за збереженістю документів.

Державний облік документів Національного архівного фонду – облік документів НАФ, що здійснюється державними архівними установами за встановленими єдиними формами облікових документів.

Джерела комплектування архіву – юридичні або фізичні особи, що безпосередньо передають документи в архіви відповідно до їх профілю або потенційно можуть стати такими.

Дирекціон – спрощена і укорочена музична партитура.

Дисковий документ - носій запису інформації у формі диску, тобто скручений у спіраль послідовний ряд знаків.

Дисертація – кваліфікована наукова робота у визначеній галузі, що містить нові знання і має завершену форму.

Документ – запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого – збереження і передавання інформації в просторі й часі; письмовий акт, здатний служити юридичним доказом або юридичним фактом, що спричиняють правові наслідки; офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо); достовірне історичне письмове джерело; матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація.

Документ особового походження – документ, що утворився впродовж життя, наукової, творчої, службової, громадської та іншої діяльності особи (сім'ї, роду), а також той, що відклався в особистих (сімейних, родових) архівах.

Документація офіційного походження – це службові документи, що необхідні для вирішення безпосередньо управлінських та інших рішень.

Документна комунікація - комунікація, яка опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома або більше учасниками комунікаційного процесу.

Документні ресурси (ДР) - це відносно впорядкована безліч документів, що слугують засобом або об'єктом документообігу (руху документів) або поповнення документного фонду.

Документний масив (ДМ) - певна незмінна в часі маса документів. ДМ характеризується кількістю одиниць (виданнь, публікацій, обліку, зберігання тощо).

Документний потік (ДП) - організована маса документів, що функціонують у соціальному середовищі.

Документний фонд (ДФ) - це сукупність документів, які охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються та використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, та ін. закладах даного типу.

Документознавство – це наукова дисципліна, що вивчає в історичному розвитку способи, окремі акти й системи документування явищ об’єктивної дійсності і створювані в результаті документування окремі документи, їхні комплекси й системи.

Документування – це процес створення документа. Правила документування встановлюються нормативними актами й залежать від загальноприйнятих норм й традицій різних форм суспільства.

Доступ до архівних документів – санкціонований повноважною посадовою особою дозвіл на ознайомлення користувача з потрібними йому документами архіву.

Друкарський документ - це документ, виготовлений поліграфічним або іншим способом.

Експертиза цінності документів (ЕЦД) –визначення наукової, історико- культурної та практичної цінності документів на підставі діючих принципів та критеріїв; див. також ЕК, ЕПК.

Експертна комісія (ЕК) – дорадчий орган в установах, який розглядає методичні і практичні питання експертизи цінності документів та організації документальної частини діловодства.

Експертно-перевірна комісія (ЕПК) – дорадчий орган в державних архівних установах для вирішення науково-методичних і організаційних питань комплектування та експертизи цінності документів; контролює роботу експертних комісій.

Електронний документ - сукупність даних в пам'яті ЕОМ.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів утворення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Журнал (часопис) – це періодичне зброшуроване видання, що має постійну назву, виходить через триваліші проміжки часу, містить, відповідно до своєї програми, різноманітні матеріали як інформаційного, так і аналітичного характеру, зазвичай у обкладинці.

Засіб для запису інформації – це предмет чи сукупність пристосувань (інструментів, обладнання), що використовують для створення документів.

Збереженість документів – стан незмінності у часі фізико-хімічних характеристик матеріальної основи документів та їх інформації.

Зберігання архівних документів – утримання й забезпечення збереженості архівних документів.

Збірник – видання, що містить ряд творів. Періодичні збірники мають певну схожість із журналами: виходять регулярно, під єдиним заголовком, послідовно, мають цифрове та хронологічне позначення, але не мають офіційного затвердження як журнал.

Звучний документ фіксує і передає інформацію звуками. Це так званий фонодокумент (грамплатівка, магнітний запис, музичний компакт-диск).

Знак – це матеріальний об’єкт (зображення, символ, слово тощо), що слугує для заміщення будь-якого матеріального або ідеального об’єкта, предмета.

Зовнішні ознаки документа – сукупність ознак, що включає спосіб фіксації інформації, вид матеріальної основи документа, фізико-хімічний стан, форму та розмір документа, елементи його правового, діловодного, художнього оформлення та написання писемних знаків.

Зовнішньо-торгівельні документи – це документи, що підтверджують виконання зовнішньо-торгівельних операцій (постачання продавцем споживачеві товару, його транспортування, збереження на складах, проходження через митницю, страхування тощо).

Ідеографічний документ - той, в якому знаком служить умовне позначення, що не відображає реальних предметів або явищ (карта, ноти, креслення).

Ізографічний документ – це документ, зміст якого зафіксовано у вигляді точного, зменшеного, збільшеного або формалізованого відображення зовнішніх характеристик реального чи уявленого об’єкта за допомогою іконічних знакових засобів.

Іконічний документ - той, в якому знак подібний відбиваному об'єкту (картина, малюнок, фотографія, кінофільм, діафільм, відеодиск і т. п.) Різновидом цього класу документів є документ ізографії, в якому зображення передано системою образотворчих засобів живопису, графіки, фотографії.

Іменний архівний каталог – різновид архівного каталогу, що містить вторинну документну інформацію архівів про осіб, які є авторами документів або згадуються в документах (авторський архівний каталог, виконавський архівний каталог, каталог документів з особового складу).

Інкунабула - (від лат. incunabula -колиска), книга, що надрукована на початковому етапі книгодрукування (1450-1500), після винаходу Іоганном Гутенбергом (бл. 1400-1468) рухомих металевих літер.

Інформатизація архівної справи – комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп'ютерних технологій.

Інформація на документі – це автографи, різні нотатки видатних осіб, резолюції, підписи, печатки, штемпелі, що свідчать про просторове та часове існування документу.

Календар – періодичне або неперіодичне видання, в якому в чіткій послідовності зазначаються дні, тижні, місяці конкретного року, а також вміщується різноманітна інформація, що має безпосереднє відношення до тієї чи іншої дати.

Кант - край палітурки, що виступає за зріз книжкового блоку

Каптал. - міцна шовкова чи бавовняна стрічка шириною 12-16 мм. з товстим кольоровим краєм, призначена для закріплення верхніх та нижніх країв зошитів, що складають книжковий блок.

Картка архівного фонду – обліковий документ, призначений для централізованого державного обліку документів НАФ, що містить назву і номер архівного фонду, відомості про кількість і склад його документів, а також місце його зберігання.

Картковий архівний опис – попередня форма архівного опису, текст якого записується на картках для полегшення систематизації документів у ньому, редагування заголовків, друкування (листового) архівного опису.

Касета - змінний прилад у вигляді коробки, що містить одну або дві котушки, серцевину, носій запису, що має форму диска.

Каталог документів з історії установ – різновид предметно-тематичного архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація з історії розвитку установ класифікована за галузевою ознакою.

Каталог документів з особового складу – різновид іменного архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація про осіб систематизована за алфавітною ознакою.

Картковий - це документ, що складається з сукупності карток або перфокарт встановленого формату.

Кінодокумент – аудіовізуальний або зображувальний документ, зміст якого передано за допомогою кінематографічної техніки.

Клавір – перекладання партитури для співу з суп ровом фортепіано або лише фортепіано.

Класифікація архівних документів – віднесення документів на основі загальних принципів подібності і відмінності до комплексів архівних фондів, окремих архівних фондів, груп справ, окремих справ.

Книжковий блок - майже готовий екземпляр видання, який залишилось лише з'єднати з палітуркою чи обкладинкою.

Книга – це добуток друку у формі кодексу обсягом не менше 49 сторінок, не враховуючи обкладинку.

Ксилографія - спосіб друку за допомогою дерев`яних кліше.

Книга державної реєстрації документів Національного архівного фонду – документ встановленого зразка, до якого вносяться записи номера, дати реєстрації та інших реквізитів реєстраційних свідоцтв на документи НАФ.

Книгодрук – друк з наборної форми, інструменту для стандартного відливання, друкарського сплаву і фарби, друкарського преса.

Код – це набір знаків, впорядкованих згідно з правилами тої чи іншої мови для передання інформації.

Кодексовий або блоковий документ - документ, створений у формі блоку – кодексу.

Кодування інформації – це спеціальна система прийомів (правил) фіксування інформації. Основні атрибути – код, мова, знак.

Комбінований документ поєднує в собі дві або більше форм носіїв інформації.

Комплекс науково-технічної документації – науково-технічна документація, що виникає при проектуванні окремої споруди, при конструюванні одного виробу, розробці технології виготовлення або будівництва споруди (проект), при дослідженні наукової теми; є обліковою і класифікаційною одиницею.

Комплексний документ поє'днує два або більше знакових засобів фіксації інформації.

Комунікація - процес передачі інформації між суб’єктами соціальної сфери суспільства.

Контракт – комерційний документ, що являє собою угоду на постачання товару (надання послуг та ін..), погоджений і підписаний експертом та імпортером (постачальником і споживачем).

Копія документу - документ, що відтворює інформацію іншого документу та всі його зовнішні ознаки або частину їх.

Користувач архівними документами – юридична або фізична особа, яка користується послугами архіву для ознайомлення з архівними документами.

Короткий довідник по архіву – різновид путівника по архіву, що містить систематизований перелік найменувань фондів з довідковими відомостями про них.

Котушка - змішаний пристрій з бічними обмежувачами, призначений для намотування носія запису або сигналограми.

Критерії цінності документів – система науково обґрунтованих ознак, на підставі яких визначається ступінь цінності документів.

Лазерний документ - це документ, запис і читання інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променю.

Літографія - застарілий вид плоского друку.

Літературний документ – документ, зміст якого виражений словесно в письмовій зафіксованій формі.

Листовий - це документ у вигляді одного або декількох листів будь-якого формату без їх скріплення .

Магнітний документ - це документ, запис інформації на якому здійснюється шляхом зміни магнітного полягання поверхні носія під впливом магнітного поля.

Матеріальна основа документа (МОД) – сукупність матеріалів, що складають носій інформації, а також матеріалів, використаних для запису тексту (зображення, звуку).

Матричний документ виконаний засобами «матричної мови», тобто складається з кодових осередків-матриць, за допомогою яких проводиться кодування інформації у формі, доступній для «прочитання» машиною (перфокарти, перфострічки, магнітні і оптичні диски, дискети для ЕОМ).

Мапа – це зменшене узагальнене зображення поверхні Землі, інших небесних тіл чи небесної сфери, побудованої згідно математичного закону про площини, і показує методом умовних знаків розміщення й властивості об’єктів, пов’язаних з цими поверхнями.

Машиночитаний документ – закодований документ (магнітний диск, магнітна стрічка, перфокарта, перфострічка тощо), зміст якого доступний для читання лише машині; у тому числі електронний документ, що “читається” за допомогою комп'ютера.

Мережа архівних установ – структурна основа архівної галузі, до якої входять архіви, архівні підрозділи міністерств, відомств, підприємств, організацій, громадських об'єднань, що здійснюють постійне чи тимчасове зберігання документів.

Метод документування – це засіб або сукупність засобів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем (характер кодів мови, знакові системи та ін.).

Механічний документ - це документ, запис інформації на якому здійснюється механічним способом.

Міжархівний довідник – архівний довідник, що містить відомості про документи кількох архівів.

Міжфондовий довідник – архівний довідник, що містить відомості про документи кількох фондів одного архіву.

Мікрофільм – носій інформації, в складі якого одне або декілька мікрозображень, одержаних фотографічним шляхом і об'єднаних спільністю змісту.

Мова – це складна система символів, кожний з яких має визначне значення. Мовні символи в процесі мови комбінуються один з іншим та утворюють різноманітні повідомлення. Найдавнішою мовою вважають мову міміки й жестів. Мови поділяються на природні (національні) та штучні мови-посередники, машинні, інформаційні тощо).

Музичний документ – це запис музичної інформації на матеріальному носієві у вигляді музичних звуків або графічних знаків у системі нотації (зокрема нотних знаків) для процесів збереження та передавання її у часі та просторі, він ідентифікується як одиниця комунікаційного простору в архівній, бібліотечній, музейній справі та у бібліографічній діяльності.

Музична інформація - це інформація у формі музичних образних смислів, що реалізується засобами співвідношень музичних звуків у часі та просторі у процесі виконання і має різні форми існування.

Науково-довідковий апарат (НДА) архіву – комплекс архівних довідників, що створюється з метою розкриття складу та змісту документів архіву.

Науково-дослідна робота архівної установи – здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичних і практичних результатів, які забезпечуватимуть дальше удосконалення архівної справи та діловодства.

Науково-інформаційна діяльність архіву – діяльність, спрямована на забезпечення споживачів інформації необхідною їм первинною і вторинною документною інформацією.

Науково-технічне опрацювання документів – комплекс робіт, пов'язаних із систематизацією, формуванням справ, архівним описуванням, технічним обробленням документів та створенням довідкового апарату.

Національний архівний фонд України – сукупність архівних документів, незалежно від їх виду, місця створення і форми власності на них, що зберігаються на території України або за її межами і відповідно до міжнародних угод підлягають поверненню в Україну, відображають історію духовного й матеріального життя її народу та інших народів, становлять наукову, історико-культурну цінність, визнані такими відповідною експертизою і зареєстровані в порядку, передбаченому законодавством.

Неопублікований документ – документ, що містить інформацію, не призначену для широкого розповсюдження.

Неперіодничне видання – це видання, яке виходить одноразово, продовження якого не передбачене. Перш за все це листівки, брошури та книги. Також до неперіодичних видань належать і книжкові видання у двох чи багатьох томах, або в двох чи кількох частинах.

Неподільність архівного фонду – основне правило організації архівних документів, що випливає з принципу походження і потребує, щоб архівний фонд був збережений у своїй цілісності без поділу, вилучення або долучення документів для забезпечення його повної достовірності та інформаційної цінності.

Непублікований - документ однократного використовування, необхідний для ухвалення конкретних управлінських рішень.

Нормативний документ - документ, який встановлює правила, загальні принципи чи характеристики різних видів діяльності або їх результатів.

Нетекстовий документ – документ оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних і інших немовних знаків.

Ноти – умовні графічні знаки, що слугують для запису музичних звуків.

Нотний друк – одна з галузей поліграфії.

Об'єднаний архівний фонд – архівний фонд, що складається з документів, які утворились у процесі діяльності двох або більше фондоутворювачів-установ з історично зумовленими зв'язками (однорідністю функцій, підлеглістю, місцезнаходженням, правонаступністю тощо) або фондоутворювачів-осіб, пов'язаних між собою родинними, професійними, творчими та іншими суттєвими стосунками.

Об'єктний каталог – різновид предметного каталогу в технічному архіві, в якому вторинна документна інформація систематизована за об'єктами (спорудами, виробами).

Одиниця зберігання архівних документів – 1) базова одиниця систематизації, описування та обліку архівних документів; 2) фізично відокремлений документ або сукупність документів, які мають самостійне значення.

Одиниця обліку архівних документів – одиниця виміру кількості архівних документів: архівний фонд (архівна колекція, об'єднаний архівний фонд), одиниця зберігання тощо.

Оптичний документ - це документ, запис інформації на якому здійснений сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання.

Організаційно-розпорядча документація ОРД – це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління.

Оригінал - це справжній документ. У видавничій справі – це видання, що пройшло редакційно-видавничу обробку, підписане в набір або друк відповідальними особами видавництва і підготовлене до здачі на поліграфічне підприємство для виготовлення друкарської форми. В процесі копіювання оригінал - справжній документ, що піддається відтворенню або розмноженню.

Основні облікові документи архіву – комплекс облікових документів, що є обов'язковими для державного архіву.

Особливо цінний документ (ОЦ) – визначена експертизою категорія цінності архівних документів, які містять особливо важливу інформацію про державу, суспільство та її видатних представників або особливу характеристику окремих зовнішніх ознак документу.

Палеотип - видання, друковане в Західній Європі в першій половині XVIст.

Палімпсест - рукопис, написаний кілька разів на одному і тому ж матеріалі.

Паперовий документ – це документ, виконаний на папері або на інших матеріалах, за своїми властивостями схожими на папір (папірус, пергамент або сучасні синтетичні замінники паперу).

Партитура – нотний запис багато голосового музикального твору для оркестра, хора, камерного ансамблю.

Партія – частина музичного твору, що виконується окремим голосом.

Патент (лат. рatens – посвідчення, грамота) – документ, що встановлює офіційне визнання чогось винаходом і право винахідника на нього.

Патентна документація – це сукупність первинних і вторинних документів, складених у відповідності з патентним законодавством і встановлюючих офіціальне визнання наявності винаходів, промислових зразків і корисних моделей.

Піктографія – поєднання двох слів, запозичених з латинської мови pictus (намальований) і грецької grapho (писати).

Первинний документ – документ, створений у процесі фіксації інформації навколишньої дійсності і містить виклад фактів, методів, концепцій тощо.

Пергамент – старовинний документ на шкіряному носії або матеріал для письма, виготовлений .

Періодичне видання - серійне видання, що виходить через визначені проміжки часу з постійним для кожного року числом номерів (випусків), без повторів у змісті, однотипно оформленими, нумерованими і/або датованими випусками, під одним і тим самим заголовком.

Періодичність означає регулярність випуску видань, що визначаються кількістю його чисел чи випусків за певний проміжок часу.

Пластинковий документ – документ, створений на пластмасовій основі (грамплатівки, диски).

Плівковий документ – документ, створений на плівковій основі (кіно-, діафільм, діапозитив, магнітна фонограма, документ із записом інформації для ЕОМ).

Покажчик – самостійний архівний довідник або елемент довідкового апарату видання, що є алфавітним, систематичним або складеним за іншою ознакою переліком назв предметів чи явищ. згадуваних в архівних документах (виданні), із зазначенням пошукових даних цих документів.

Покажчик фондів архіву – міжфондовий архівний довідник, в якому інформація про фонди архіву подана в систематично-алфавітному порядку.

Поліграфія - це окрема гілка промисловості з різноманітною технікою, що призначена для випуску різних видів друкованої продукції, а саме: газет, журналів, книжок, плакатів, географічних карт, цінних паперів та багатьох інших видів друкованої продукції.

Поодиничне описування– описування одиниці зберігання з одного питання.

Предметний архівний каталог – вид архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація систематизована а алфавітному порядку найменувань предметів.

Предметний покажчик – вид допоміжного покажчика, в якому найменування предметів розміщені в алфавітному порядку.

Предметно-тематичний архівний каталог – вид архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація архіву з однієї або декількох тем/ предметів розташована в логічній послідовності.

Препринт - документ, що містить матеріали попереднього характеру, опублікований до виходу у світ видання, у якому вони можуть бути розміщені.

Природні мови історично виникли в процесі розвитку людського суспільства. Із природними мовами пов’язаний код письма, виникнення якого викликало появу документа.

Продовжуване видання – виходить у світ без чітко визначених наперед проміжків часу, а за мірою накопичення та редакційно-видавничої підготовки матеріалів, однак, має свою нумерацію і типове художньо-технічне оформлення.

Путівник по фондах архіву/архівів – тип архівного довідника, що містить характеристики або короткі відомості про архівні фонди (колекції, комплекси) у систематизованому порядку, призначений для загального ознайомлення зі складом і змістом фондів архіву (архівів).

Регест – виклад у документальній публікації змісту документа або його частини, супроводжуваний заголовком і легендою (розгорнутий регест), або передавання інформації про зміст документа шляхом публікації його заголовка та легенди (короткий регест).

Реєстраційне свідоцтво на документи НАФ – документ єдиного зразка, який видається власнику документів НАФ після проведення державної реєстрації їх і засвідчує: назву документа (документів), що реєструється, назву юридичної особи або прізвище громадянина, дату і номер запису у книзі державної реєстрації документів НАФ, адресу й умови місця зберігання, місце реєстрації, дату видавання, серію і номер реєстраційного свідоцтва.

Реквізит документу – обов'язковий інформаційний елемент (зазначення автора, дати тощо), властивий певному виду офіційного документа.

Реконструкція архівного фонду – 1) відновлення основного змісту частково або повністю втраченого архівного фонду в його первісному або близькому до первісного вигляді за допомогою ідеального опису; 2) з'єднання в одному архіві розрізнених частин архівного фонду зі складанням його реального опису.

Реставрація документів – відновлення початкових або близьких до початкових властивостей і зовнішніх ознак пошкодженого чи зруйнованого документа.

Реституція – повернення однією державою іншій незаконно привласнених цінностей.

Родовий архівний фонд – архівний фонд особового походження, що утворився протягом життя й діяльності представників одного роду.

Рукопис - документ, віддрукований машинним способом.

Рукописний документ - це письмовий документ, при створенні якого знаки листа наносяться від руки.

Серіальне видання – це видання, яке виходить протягом певного часу, має спільну назву, однотипне оформлення, дату чи нумерацію випусків.

Система науково-довідкового апарату – створений на єдиних методологічних і методичних засадах комплекс взаємопов'язаних архівних довідників, у т.ч. електронних, призначений для розкриття складу і змісту архівних документів на всіх рівнях системи й пошуку первинної документної інформації.

Система управлінської документації - сукупність взаємопов’язаних офіційних документів, що застосовуються в установі, і мають нормативно-правову силу.

Систематичний архівний каталог – вид архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація архіву згрупована за галузями знань і розташована в логічній послідовності відповідно до схеми єдиної класифікації документної інформації.

Систематичний покажчик – вид покажчика, в якому назви предметів і явищ розташовані відповідно до певної схеми класифікації документної інформації.

Сімейний архівний фонд – архівний фонд особового походження, що складається з документів, утворених протягом життя та діяльності представників однієї сім'ї.

Слід фонду – окремі справи й документи установи чи особи, що збереглися в архіві як свідчення існування цієї установи або особи.

Список фондів архіву – основний обліковий документ, що містить перелік найменувань архівних фондів, розташованих у порядку їх номерів, призначений для обліку фондів архіву.

Справа – 1) група документів (документ), що стосуються одного питання або аспекту діяльності установи чи особи і зберігаються в окремій папці (палітурці); 2) одиниця зберігання писемних документів.

Спосіб документування – це дія або сукупність дій, що вживають для запису інформації на матеріальному носії (перфорування, ручний, механізований, фотохімічний та інші способи документування).

Засіб документування - це предмет або сукупність пристосувань для створення документу.

Спосіб запису інформації – це дія, чи сукупність дій, які використовуються для нанесення інформації на матеріальний носій.

Стандарт - документ, в якому в цілях добровільного багатократного використання встановлюються характеристики продукції, правила здійснення і характеристики процесів виробництва, експлуатації, зберігання, перевезення, реалізації і утилізації, виконання робіт або надання послуг.

Стандартиза́ція - діяльність, що полягає у встановленні положень для загального і багаторазового застосування щодо наявних чи можливих завдань з метою досягнення оптимального ступеня впорядкування у певній сфері, результатом якої є підвищення ступеня відповідності продукції, процесів та послуг їх функціональному призначенню, усуненню бар'єрів у торгівлі і сприянню науково-технічному співробітництву.

Стародрук - найдавніша датована книжка, надрукована в українських землях.

Страховий фонд документів – упорядкована сукупність страхових копій унікальних документальних пам'яток та особливо цінних документів, що створюється для збереження документної інформації на випадок пошкодження (втрати) оригіналів і зберігається окремо від них у безпечному місці.

Стрічковий - це документ, що є безперервною смугою матеріалу із записом інформації.

Структура – це відносно стабільний засіб організації елементів документу як системи.

Схема систематизації документів архівного фонду – схема організації архівних документів, відповідно до якої розташовуються одиниці зберігання у межах архівного фонду.

Тактильний документ – документ, зміст якого сприймається через дотик (книга, журнал для сліпих).

Текстовий документ – документ, знаком якому служить алфавіт (букви) природної мови (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюлетень і т. п.).

Тематичний путівник по фондах архіву/архівів – вид путівника по фондах архіву/архівів, що характеризує ту частину документів цих фондів, в якій міститься інформація з теми, і вказує назву або номери архівних фондів.

Унікальний документ НАФ (УД) – визначена експертизою категорія цінності архівних документів, які мають виняткове значення для історії держави, суспільства, і аналоги якого за документальною інформацією або зовнішніми ознаками відсутні.

“Усна історія” – 1) інформація, одержана шляхом опитування й запису спогадів учасників і/або свідків історичних подій; 2) свідоме документування (у 3-му значенні) фактів, подій, явищ минулого з метою створення документальних джерел.

Фільмовий архівний каталог – різновид предметно-тематичного архівного каталогу, що містить вторинну документну інформацію про кінофільми.

Фонд користування архівними документами – сукупність копій архівних документів, призначених для користування замість оригіналів для запобігання їх зношенню.

Фонодокумент – документ, що містить звукову інформацію (усне мовлення, музику, шуми), зафіксовану будь-якою системою звукозапису: фонографічною, грамофонною, шоринофонною механічною, фотографічною (оптичною), магнітною.

Форзац - лист, що закріплює та з'єднує палітурку з книжковим блоком.

Фотографічний документ - це образотворчий документ, створений фотографічним способом, заснованим на зміні оптичної густини ділянок фотоматеріалу під впливом світлового або електронного променя, інтенсивність і форма якого змінюються відповідно до записуваного сигналу.

Фототипія – друк, що дозволяє відтворювати зображення з різноманітними відтінками (з переходом від більш слабкіших відтінків до яскравих кольорів).

Фотодокумент – документ, що містить зображувальну інформацію, зафіксовану фотографічним способом.

Хронологічний архівний каталог – вид архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація архіву систематизована в хронологічному порядку дат документів і подій.

Хронологічний покажчик – вид допоміжного покажчика, в якому дати документів або дати подій систематизовані в хронологічному порядку.

Централізація архівної справи – організація архівної справи й системи архівних установ у державі на єдиних засадах і при єдиному державному органі управління архівною справою.

Центральна експертно-перевірна комісія (ЦЕПК) Держкомархівів України – вищий дорадчий орган Держкомархівів України з питань експертизи цінності архівних документів.

Центральний фондовий каталог – міжархівний довідник, картковий або електронний, що знаходиться в центральному органі управління архівною справою і містить відомості про архівні фонди та їх місцезнаходження, а також здійснює їх державний облік.

Штучні мови – це спеціально розроблені коди для особливих видів діяльності, передачі спеціальних повідомлень.