І.3. Системи документування

Документування – це процес створення документа. Правила документування встановлюються нормативними актами й залежать від загальноприйнятих норм й традицій різних форм суспільства.

Метод документування – це засіб або сукупність засобів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем (характер кодів мови, знакові системи та ін.).

Спосіб документування – це дія або сукупність дій, що вживають для запису інформації на матеріальному носії (перфорування, ручний, механізований, фотохімічний та інші способи документування).

Засіб документування - це предмет або сукупність пристосувань для створення документу.

До документування відносяться дії, пов’язані з формуванням документа як спеціального системного триєдинства: змістового (соціальна інформація), знакового (семіотична інформація) і матеріально-конструктивного (технологічного). З метою забезпечення такої єдності розробляються типові структури та методики процесу документостворення. На підставі зазначених дій розробляються сучасні класифікації систем документування.

До основних систем документування можна віднести наступні:

• Системи графічного запису;

• Системи механічного запису;

• Фотографічні;

• Електромагнітні;

• Оптичні;

• Магнітооптичні;

• Електростатичні;

• Електронні.

Інформація в документі фіксується за допомогою певної «кодової» системи, що реалізується у формі різноманітних знаків-символів.

Знак – це матеріальний об’єкт (зображення, символ, слово тощо), що слугує для заміщення будь-якого матеріального або ідеального об’єкта, предмета. Відповідно до обраного типу знаків визначається спосіб документування та відбираються засоби, за допомогою яких буде зафіксовано, передано й збережено інформацію. Таким чином документна інформація набуває визначеної форми. Спосіб, засіб і форми їх створення визначають характер тієї чи іншої системи документування.

Графічний запис інформації, наприклад, дає змогу створювати рукописний, ідеографічний та ізографічний документ; використання комп’ютерної техніки дозволяє створювати електронні документи тощо.