§ 5. Субъективные и объективные факторы, препятствующие планированию

Препятствия на пути эффективного планирования можно раз­делить на две группы.

Первая группа препятствий — это личностные предубеждения против планирования своей деятельности (субъективные факторы). В свою очередь, личностные барьеры имеют многоплановую при­роду. Одной из причин отказа от планирования является «деловая текучка». Менеджеры, которые занимаются непосредственно дея­тельностью подчиненных, тратят много времени на решение теку­щих проблем, то есть обеспечивают эффективную работу своего подразделения. В результате они ориентированы на непрерывную деятельность: по мере решения одной проблемы они переходят к следующей и так далее. Такие руководители считают планирование непозволительной роскошью, которая не способствует решению задач, уже возникших или назревающих. Планирование им пред­ставляется ненужной тратой времени.

Другая причина личностных предубеждений против планирова­ния — недостаток навыков и опыта. Линейные руководители рабо­тают в среде, в которой планирование дальше, .чем на один день или неделю, — довольно редкое явление. Когда же они идут вверх по служебной лестнице и им все большее внимание приходится уде­лять не повседневным заботам, а долгосрочному планированию, оказывается, что навыков планирования у них нет. Некоторые счи­тают, что умение эффективно планировать — врожденное качество. Довольно часто возникают ситуации, когда менеджеры берут на себя ответственность за составление планов, не имея представления о том, как это делается, и боясь или стесняясь признать свою неком­петентность.

Еще один барьер, мешающий эффективному планированию, — нежелание некоторых менеджеров ставить в известность других о своих целях и планах и тем самым брать на себя дополнительную ответственность. Главная причина этого — боязнь неудачи, недо­статок уверенности в своих силах. Возможная неудача может угро­жать самоуважению менеджера, изменить отношение к нему под­чиненных, подорвать его авторитет и даже безопасность. Поэтому некоторые менеджеры сознательно или подсознательно пытаются избежать этой специфической формы отчетности.

Планирование означает принятие решений, касающихся буду­щих изменений, процесс планирования включает в себя столкнове­ние мнений разных людей, которое может вылиться в дискуссию. В ходе дискуссии поднимаются вопросы о личных ценностях, возни­кают новые факты и идеи, идет речь об изменении установленного порядка работы. Обычно новые идеи ведут к изменению стиля и порядка работы, организации взаимоотношений и к схеме приори­тетов. В общем, планирование часто вызывает так много изменений, что возникают сомнения, непонимание и разочарование. Это создает неуверенность, чего многие пытаются избежать.

Вторая группа препятствий — это барьеры на организационном уровне. Они возникают из-за ограниченности ресурсов, информа­ции, трудностей выполнения решений, принятых в процессе пла­нирования.

Если предприятие работает в сложной и динамичной внешней среде, это вредит планированию, делает его менее эффективным. В последнее время уровень сложности и изменчивости внешних фак­торов значительно возрос, что затрудняет планирование. Недоста­ток информации также может мешать эффективному планирова­нию. Неполная информация является причиной неточностей, а ог­раниченные возможности сокращают число вариантов действий, что уменьшает заинтересованность участников процесса планиро­вания.

Как уже говорилось, планирование предполагает целый ряд из­менений в порядке и стиле работы, распределении ресурсов, при­нятии решений и даже в структуре организации. Перспектива фун­даментальных изменений некоторых обрадует, а некоторых обес­покоит. Сопротивление любым изменениям — одно из серьезных препятствий в сфере планирования.

Планирование угрожает сложившейся системе взаимоотноше­ний начальства с подчиненными. Оно может высветить конфлик­ты, вызванные борьбой за власть и распределение инвестиций. Конфликты возникают между функциональными службами, под­разделениями. Это тоже одна из причин того, почему менеджеры избегают планирования.

Личностные и организационные барьеры, мешающие эффек­тивному планированию, могут быть очень высокими, но отказы­ваться от него все же нельзя. Есть несколько способов преодоления таких барьеров.

Поддержка процесса планирования высшим руководством и учас­тие в этом процессе. Эффективное планирование должно начинать­ся с верхней ступени управления. Высшему руководству следует не только говорить о важности планирования, но и принимать участие в нем. Явная и серьезная заинтересованность высшего руководства сама по себе является способом преодоления барьеров.

Персональная ответственность за планирование. Цель будет дос­тигнута только тогда, когда кто-то несет за это личную ответствен­ность.

Обучение планированию. Преодоление барьеров, мешающих эф­фективному планированию, идет намного быстрее, если менедже­ры получают соответствующую подготовку и приобретают навыки по составлению планов.

Эффективная система обмена информацией. Барьеры не возника­ют в организации, где люди свободно получают и обмениваются не­обходимой для планирования информацией. Чтобы предотвратить

возникновение конфликтов и улучшить взаимопонимание в груп­пе, занимающейся планированием, необходимо перед каждым со­бранием распространять информацию, содержащую необходимые для принятия решений факты и анализ событий прошедшего пе­риода.

Связь планирования с системой вознаграждения. Личностные пре­дубеждения против планирования уменьшаются, когда работников награждают за хорошо выполненную работу, в данном случае — со­ставление эффективного плана. Люди с большей ответственностью относятся к планированию, если размер вознаграждения зависит от активности их участия в процессе планирования, а не от степени достижения цели.

Развитие групповых навыков управления. Менеджеры и управляю­щий персонал обычно более ответственно относятся к тем планам, которые они помогают составлять своим подчиненным, чем к тем, составление которых возложено на них самих. Руководители часто обладают полной информацией, внедрение плана входит в их обя­занности, поэтому их участие в процессе планирования решающее. Менеджеры, ответственные за групповую работу, должны поощ­рять обмен информацией внутри группы, обеспечивать, чтобы каж­дый член группы имел возможность вносить свой вклад, устанавли­вать норму конструктивных обязательств, формулировать идеи и выражать их, не боясь критики.

Разработка вероятностных (случайных) планов. Вероятностный план — это альтернативный курс действий, который будет принят в случае наступления непредвиденного события (или событий), не предусмотренного основным планом. Такой вид планирования очень полезен, если предприятие работает в сложной и динамичной среде. Многие предприятия разрабатывают «кризисные» планы и создают специальные кризисные команды, которые начинают ра­боту в сложных ситуациях.

Открытая реакция на сопротивление. Худший способ уменьшить сопротивление планированию — это игнорировать это сопротивле­ние. Опытные менеджеры стараются открыто и конструктивно бо­роться с этим явлением.

Понимание того, что влияние и действенность планирования име­ют границы. Планирование не может решить все проблемы органи­зации, полностью обеспечить успех дела. Менеджеры должны объяснять это своим подчиненным и другим участникам процесса планирования.

Минимизация субъективных и объективных факторов, препят­ствующих планированию, позволит повысить его эффективность и действенность.

Контрольные вопросы и задания

1. Сформулируйте понятие и раскройте содержание внутрифирменного плани­рования.

2. Каковы способы составления планов?

3. Назовите три подхода к составлению планов.

4. Каково содержание принципов планирования?

5. В чем суть стратегического планирования?

6. Что служит основой для разработки стратегических планов?

7. Что такое текущее планирование?

8. Какие типы краткосрочных планов вы знаете?

9. Назовите субъективные факторы, тормозящие процесс планирования.

10. Каковы объективные (организационные) факторы, оказывающие влияние на процесс планирования?

11. Как можно преодолеть факторы, препятствующие планированию?