V.3. Організація документів у межах архівного фонду

Одиницею класифікації у межах архівного фонду є одиниця зберігання або одиниця обліку (справа), що може складатися як з одного, так і з кількох документів, об'єднаних за певною спільною ознакою.

Процес групування справ фонду здійснюється з урахуванням таких класифікаційних ознак:

– структурної – належність до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;

– хронологічної –урахування часу появи документів (рік, місяць, число);

– галузевої, функціональної, тематичної –галузева належність і функції фондоутворювача, а також за тематикою документів;

– номінальної –належність до конкретного виду одиниць зберігання (книги, журнали) чи за видами документів (плани, звіти, накази);

– авторської –авторська належність (юридична чи фізична особа);

– кореспондентської –справи, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;

– географічної –окремі адміністративно-територіальні одиниці, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).

Крім того, слід враховують й такі ознаки, як мова документів, їхній формат, оригінальність чи копійність, матеріал (папір, фотоплівка, відеоплівка, дискета).

Вид схеми класифікації визначають ознаками, за якими здійснюють два перші поділи матеріалів фонду. Це можуть бути: структурно-хронологічна або хронологічно-структурна; галузево-хронологічна або хронологічно-галузева; функціонально-хронологічна або хронологічно-функціональна; номінально-хронологічна або хронологічно-номінальна; географічно-хронологічна або хронологічно-географічна і т.д.

Слід пам'ятати, що групування документів відбувається за роками. При цьому існують певні вимоги:

1. Справи необхідно відносити до того року, коли вони були розпочаті. Винятком є плани і звіти, які належать до того року, на який або за який вони складалися. Якщо це плани чи звіти на кілька років, то плани слід віднести до першого року, а звіти – до останнього.

2. Найбільші групи в межах фонду розмішують в основному з урахуванням значимості структурного підрозділу. Наприклад, спочатку розмішують документи ректорату, вченої ради, факультетів, а потім адміністративно-господарських служб. Справи у межах груп найчастіше розміщують в алфавітному порядку чи за хронологічним принципом.

3. У кожному конкретному випадку послідовність розміщення і значення розділів схеми залежать від характеру діяльності фондоутворювача та документів. У фондах відомих митців найбільшу цінність мають творчі документи. У фондах державних і громадських діячів – документи про службову і громадську діяльність. У фондах меценатів і підприємств – майново-господарські документи.

Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондів залежить від складу фондоутворювачів, характеру їхньої діяльності, видів та кількості залишених ними документів. Типова схема групування цих фондів може мати такі розділи: документи з історії роду чи сім'ї; спільні для всіх документи (сімейне листування, колекції); особисті фонди членів сім'ї (у хронологічній послідовності).

Певні особливості має і класифікація документів об'єднаних архівних фондів і колекцій. Найбільшими групами в межах об'єднаних архівних фондів є архівні фонди, що входять до їхнього складу. Порядок розміщення їх у межах об'єднаного фонду може бути різним – за значимістю фондоутворювачів, хронологією створення їх, алфавітом.

У колекціях, які складаються з документів одного виду (листи, спогади, фотографії), останні, як правило, групуються за авторською ознакою і розміщуються в алфавітно-хронологічному порядку.

При нефондовій організації класифікація документів має певну специфіку:

- кіновідеодокументи організовують за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал; кіно-, відео-, телесюжет певної кольоровості), всередині видів – за назвами, роками виробництва, виробничими номерами, одиницями обліку, кольоровістю, форматом носія, типом відеокасет;

- фотодокументи систематизуються за видами (негативи, слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми);

- фонодокументи систематизуються за видами, всередині видів – за одиницями обліку і комплектами; за установами-виробниками і виробничими номерами;

- технічні документи групуються в комплекси за об’єктивною ознакою – спільністю змісту і належністю до об’єкту роботи (проектування споруди, конструювання вибору, розроблення технологій виготовлення виробів або будівництва споруд, дослідження наукової проблеми);

- електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні й жорсткі диски, дискети), всередині – за типами програмного забезпечення, а потім – за характером документної інформації.